会議は、司会者できまるー４．会議は８対２

おはようございます。株式会社ティオ代表、motown21主宰の山本です。
今日は、会議は、司会者で決まるー４の会議は８対２、です。

パレートの法則をご存知かと思う。
売上の８割は全顧客の２割によって生み出される。したがって、売上を伸ばすには
顧客全員を対象としたサービスを行うよりも、２割の顧客に的を絞ったサービスを、
行う方が効率的であるというもの。

この８対２が会議にも当てはまるそうだ。
出席者の２割の人が８割の発言をすることで、会議が成り立っているという。
場合によっては、９対１もあるだろう。

このことで言えば、活発な会議にするには、発言する参加者を２割以上に上げることが必要になる。
つまり、発言者を２割以上にできるかが、議長の技能にかかっている。

議長になる人は、会議のアジェンダを事前に参加者に配布するのは、
２割以上の発言者を作るためであると、心得るべきだ。

しかし、ただ単にアジェンダを事前に配布しただけでは、何時もと同じメンバーしか発言が
ないことになる。

そこで、議長はアジェンダを事前配布し、会議の案内をする時に、出席者が予め発言がしやすい
ように、工夫が必要になる。

例えば、参考になるデータを添付する、事例を添付するなどして、予め予備知識を持たせる
ことや、下調べをしておくことなどを促すとよい。

ある整備工場の会議は、その場になって週間実績を発表している。これでは、実績に潜む問題点
や現状を把握することが中途半端になり、発言も少なくなってしまう。

どこまでのデータ・資料が必要かは微妙なところだが、予め知らせておいた方がいいものについては、
事前配布が鉄則だ。

事前配布することで、受け取った参加者は、色々と疑問が出てくる。
この疑問が発言のきっかけになって、活発な会議になっていく。

したがって、アジェンダを配布するときに、「〇〇と〇〇の関係について、何人かに意見を求めます
ので、よろしくお願いします。」、といった案内も忘れないことだ。

あるいは、「〇〇は、平均値よりも下がっています（上がっています）。この点の原因を下調べの上
出席ください」といった、発言を促す案内も効果的だ。

こうしたことが、会議のシナリオと結びつく。


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