会議は、司会者できまるー２．進行役で終わっている

おはようございます。株式会社ティオ代表、motown21主宰の山本です。
今日は、会議は、司会者で決まるー２の進行役で終わっている、です。

ある中古車販売店の会議に参加した。
司会役が「営業活動について今〇〇さんより発表がありました。これについて意見がありましたら、
お願いします」と、出席者に意見を求めた。

これに対して、出席者の一人から「それは・・・・・・」と発言があった。その意見に対して、他の出席者から
「〇〇と思いますよー」と、発言があった。

その後も出席者から「意見」が出てきて、意見が出尽くしたあたりで、司会者が「よろしいでしょうか。
では、次の議題に行きたいと思います」と、進行を促した。

この間、司会役は一言も発言をしないし、出てきた意見の交通整理もしない。また、意見をいう場合に、
司会者に許可なしで発言していても、何も言わない。

？？、司会者が「進行役」だけの役割しか果たしていないのだ。
出てきた意見をまとめ、結論をだし、出席者に合意をえていない。
会して議して決していない。これでは、意見を出し合う場、つまり打ち合わせの場と化しているに過ぎない。

会議は、「会して議し、議して決し、決して行ない、行ってその責を取る」ために開催する。
ところが「会して議せず、議して決せず、決して行わず」という会議になっている。

・会して議せず＝発言するひとが何時も決まっている、一方的な発言になっている、ごり押し的な発言
・議して決せず＝意見がまとまらない・めとめない、結論がでない、結論があやふや
・決して行わず＝決まった事が実行されない

つまり、営業活動を担当者別に報告をする「報告会」であったり、上司が一方的に話すだけの場になっているとか、
説教の場になっているのが実情では、ないだろうか。

司会者は、歌謡番組の「司会」ではない。
議長である。

司会と議長の違いは、
司会＝予め計画された進行表に沿って会を進め、仕切る。決められたプログラムにそって無事に終わらせることに尽力する
議長＝会議の目的に沿って、筋書きがない会を仕切り、結論を導き出す。意見の違いをはっきりさせ、意見をたたかわせて、
最後に意見を集約させることに尽力する

議長は、会議において「提案してください」「質問はありませんか？」「賛成意見はありませんか？」
「反対意見はありませんか？」「これについて〇〇さん、どのような意見をお持ちですか」「今の〇〇さんの意見に対して〇〇さんは、
どうお考えですか？」「それは後にしてください」「意見が脱線していますので、修正してください」「採決します。」と、
会を盛り上げリードしていかなければならない。

こうしたスキルを持っていない人が、議長役を担当すると、放言会や報告会になってしまいがちで、
非生産的な会議になってしまう。

こうしたケースは、議長役を輪番制にしている会社に多く見られる。
議長役が一人に偏らないようにするとか、勉強をさせるためだとか、それなりの理由があるのだが、
どうも感心しない方法だ。

輪番制で議長役を回していくのであれば、会議の進め方の研修などを受けさせて、ある程度の
スキルを持たせる必要がある。勉強のために輪番制にするのは、何の勉強にもならない。


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