明細行の背景色を変えて印刷する(Access)

おはようございます。

今日はAccessを取り上げます。

レポートの特定の行だけに背景色を設定してみましょう。

成績表一覧のレポートで、合計点が300点以上の人の明細行に背景色を設定しま
す。



まずレポートをデザインビューで開き→詳細セクションのプロパティを表示



「イベント」タブ→「フォーマット時」イベントの・・・をクリック→



「コードビルダ」を選択してOK



VBEが起動します。

詳細フォーマット時のプロシージャが出来ているので、↓のように入力します。

Private Sub 詳細_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)
　　If 合計 >= 300 Then
　　　　Me.Section(acDetail).BackColor = RGB(255, 0, 255)
　　Else
　　　　Me.Section(acDetail).BackColor = RGB(255, 255, 255)
　　End If
End Sub





入力出来たらVBEを閉じます。

レポートのデザインビュー画面に戻ったら、詳細セクションの全てのコントロールを選択します。



そして、塗りつぶしの色と境界線の色を「透明」にしてください。

以上で終わりです。

では印刷プレビューで見てみましょう。



できあがり（＾ｖ＾）

mihoりん

日付を一気に5ヶ月後に更新する方法(Access)

今日は、Accessを取り上げますよ。

さて、以下のようなテーブル「T練習」があるとします。（べたな名前ですみません）
日付フィールドの日付を、一律5ヶ月後に修正するには、どうしたらいいでしょうか？






3レコードくらいなら、手入力で直していくのも一つの方法です。
しかし、たくさんレコードがある場合は、もっと楽な方法を考えたほうがいいでしょう。

こんな時は、アクションクエリを使います。
アクションクエリとは、更新クエリ、削除クエリ、追加クエリ、テーブル作成クエリのことを指します。
今回は、更新クエリを使います。

まずは、デザインビューでクエリを新規作成してください。

テーブルは、もちろん「T練習」です。





フィールドには、日付だけを追加します。

クエリは、初期設定は選択クエリとなっていますから、ここで更新クエリに変更します。






そして、「レコードの更新」欄に、以下のような関数を入力します。

DateAdd("m",5,[日付])







この関数は、年や月、日を一定数増減することができる関数です。

第一引数に、m　を指定すると、月単位で増減できます。

その他は以下のとおりです。

yyyy

Year/年

q

四半期

m

Month/月

y

年間通算日

d

Day/日

w

週日

ww

週

h

時

n

分

s

秒

となっています。


さあ、それでは、この更新クエリを実行します。





画面に変化はありません。でも、ちゃんと更新されています。

テーブルを開いてみましょう。ほら、ちゃんと、5ヶ月後になっているでしょ。




なお、作成した更新クエリは、再度使用するのなら、任意の名前を付けて保存しておきましょう。

Accessって、賢いですね。



だい

重複データをチェックする方法(Access）

今日は、Accessを取り上げます。

以下のようなテーブルがあります。

さて、重複した商品コードは、あるでしょうか？あるとしたら、どれでしょうか？





Accessは、このような課題に対して、いとも簡単に答えることができます。

（Excelでは、どのように答えるのかを想像してみてください。）


Accessでは、このような場合に、クエリを使います。


今回は、Access2007で説明します。

「作成」→「クエリデザイン」とクリックします。



「テーブルの表示」ダイアログボックスでは、当該テーブルを選択して、
「追加」ボタンをクリックします。
「閉じる」をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。


「商品コード」フィールドを2回ダブルクリックしてください。





ここがポイントです。

「集計」をクリックします。

（以前のバージョンでは、「データ」→「集計」）






片方のフィールドの集計欄を「カウント」に変更します。






さらに、降順に並べ替えます。





さあ、それでは、クエリを表示してみましょう。「表示」をクリックします。






すると、各商品コードの登場回数が2列目に表示されます。

2以上のレコードが、重複していることを示しています。

今回は、一つの商品コード（ABCDC)が、重複していることが一目でわかりますね。








このように、クエリの集計機能を使うと、簡単に重複データを調べることができます。便利ですね。


ちなみに、エクセルでやろうとすると、並べ替えた後に、関数を使ってチェックするという手順になりますよね。





だい

AccessのフォームにPDFファイルを表示するには(Access2000以降）

今日の信州は、昨日と打って変わって爽やかですよ。

それでは、今回は、Accessを取り上げます。

AccessのフォームにPDFファイルを表示する方法を紹介します。

ご存じの通り、PDFファイルは、ネットの世界でよくつかわれていますね。
このファイルを開くには、AdobeのAdobe Readerという読み取り専用のソフトが必要ですね。

でも、今回は、Adobe Readerを起動することなく、フォームにPDFファイルを表示します。

Access2007で説明します。
（以前のバージョンでも可能ですよ）

まず、最初に表示させたいPDFファイルを任意の場所に保存しておいてください。
今回は、デスクトップに「教室の案内.pdf」が保存されているものとします。



それでは、始めましょう。


Accessを起動して、任意の名前で新規ファイルを作成します。
（もちろん、既存のファイルでもかまいません）

まず、フォームを作成します。
このフォームに、PDF表示機能を搭載します。

作成タブの中の「フォームデザイン」をクリックします。





フォームが作成されて、デザインビューで開かれます。
詳細セクションの領域が狭いので、広げてください。

右下の隅をドラッグしてください。




大きくした領域にPDFファイルを表示します。

さあ、どうやって表示するのでしょう？
実は、そのための部品（コントロール）を埋め込めばいいのです。

下のボタンをクリックしてください。




すると、「ActiveXコントロールの挿入」ダイアログボックスが表示されます。

Adobe PDF Readerを選択して、OKボタンをクリックしてください。


なお、皆さんのパソコンに予めAdobe Readerがインストールされていないと、
この一覧に表示されないかもしれません。
その場合は、まずインストールしておいてください。




フォームに、ActiveXコントロールが張り付きます。

コントロールを詳細セクション領域いっぱいに大きくしてください。





大きくしたら、いよいよ、コードを記述します。

フォームセレクタを選択して（①を参照）
プロパティシートをクリックします。（②を参照）





「イベント」タブの「読み込み時」の右端の「・・・」ボタンをクリックします。





コードビルダ　を選択して、OKをクリックします。





Visual Basic Editorが起動するので、コードを以下のように記述します。
実際は、Private Sub Form_Load()　の下の1行を入力すれば、結構です。

ただし、=のあとは、皆さんが表示したいPDFファイルのパスに読み替えてくださいよ。

Private Sub Form_Load()
    AcroPDF0.src = "C:Documents and Settingsdaiデスクトップ教室の案内.pdf"
End Sub

参考までに、画像です。





それでは、Accessに切り替えて、フォームの表示ボタンをクリックします。





すると、フォームに指定されたPDFファイルが表示されます。

スクロールしたり、表示倍率を変えたりと、PDF Readerと同様の操作もできますよ。






だい

オートナンバーの欠番をなくしたい（Access)

データ型がオートナンバーのフィールドは、レコードを削除したり、

レコードの入力を途中で取り消したりすると、連続ナンバーに欠番が出来て

しまいます。

テストの際には何度もデータを入力したり、削除しますね。、

実際にオートナンバーフィールドをフォーム等では表示しないにしても、

A型の私は、やはりデータはきれいに連番を振りたい！と・・思うわけです。

さて、今日は簡単に欠番をなくす方法をお勉強しましょう。（*^_^*）

まずは、念のためテーブルをコピーしておきましょうね。



テーブルをデザインビューで開く

オートナンバーフィールドの行セレクタを右クリックして「切り取り」を選択



ここで、2つメッセージが出ますが、「はい」ボタンをクリック

新しい行を挿入する。挿入したい行セレクタで右クリックして「行の挿入」を選択




挿入されたら、その場でもう一度右クリックして「貼り付け」を選択



データシートビューに切り替えて見てみます。



欠番がなくなり、連番がふりなおされました。（*^_^*）

あーさっぱりした。

mihoりん

F12キーを押したとき、フォームを閉じるには(Access2000以降)

またまた、生徒さんからの質問です。

この生徒さんは、勤務先の要請もあり、
現在、Accessを使っての業務管理システムを一緒に作っています。
大変勉強熱心で、上司も完成を楽しみにしているそうです。

「先生、ふと思ったんですが、
キーボードの任意のキーを押して、あるアクションを起こすことは
可能ですか？」

「といいますと・・・」

「たとえば、F12キーを押すと、フォームが閉じるとか、
F11キーを押すと、新規レコードに移動するとか・・・」

「それは、もちろん可能ですよ。
操作性も向上しますよね。それでは、やってみましょうか。」

「はい」



任意のフォームを開きます。
以下が、今回のサンプルです。
Access2007ですが、以前のバージョンでも大丈夫です。
F業者マスタという名前のフォームです。




それでは、デザインビューに切り替えて、
フォームのプロパティを表示します。

下の図の赤マルの部分をクリックすると
フォームのプロパティが表示されます。



イベントタブの中から、「キークリック時」を選択します。
すると、右端にボタンが出てきますので、それをクリック。



「ビルダの選択」ダイアログボックスが表示されたら、
「コードビルダ」を選択して、OKをクリックします。



Visual Basic Editorが起動します。

以下のように入力してください。

Private Sub Form_KeyDown(KeyCode As Integer, Shift As Integer)
　　If KeyCode = vbKeyF12 Then
　　　　DoCmd.Close
　　End If
End Sub



今回は、F12キーが押された時に、フォームを終了するという内容の
コードとなります。

さて、ここで重要なことがあります。
もう一つ、大事な設定があるのですよ！！！


フォームのプロパティで、
「キーボードイベントの取得」を「はい」にすることです！




それでは、フォームビューに切り替えましょう。
F12キーを押してみてください。
ほら、閉じたでしょう？

なお、今回は、F12キーを押したときという設定なので、
先ほどの「キーボードイベントの取得」を「いいえ」のままにしておくと、

以下のように、「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されてしまいます。しかも、フォームは閉じません！！！
お気をつけください。



「へえ、今日もいいことを勉強しました(^^)」

だい

タブ表示をやめて、従来のウィンドウ表示にする(Access2007)

今日は、生徒さんからの質問にお答えします。

Access2007で、テーブルやクエリー、フォーム等を開くと、
タブ表示になってしまい、
重ねて表示したり、ウィンドウのサイズを変更したりできません。
従来のバージョンのように、表示できるのでしょうか？

さて、下の図は、Access2007で、任意のデータベースファイルを
開いたところです。



ためしに、T担当者マスターというテーブルを開きましょう。
下の図のようになります。



さらに、F担当者マスターというフォームを開きましょう。
下の図のようになります。



このように、タブ表示となり、
同時に両方を見たり、それぞれの表示サイズを変更したり、
できません。

従来のように表示するには、以下のようにします。

まず、Officeボタンをクリックします。
まんまるなボタンです。これは、ボタンだったんですね。



出てきた画面の下にある、Accessのオプションボタンをクリック。



表示されたダイアログボックスの左上の
カレントデータベース　をクリック。



そして、「ウィンドウを重ねて表示する」を
選択してください。
そして、画面下の　OKボタンをクリックします。



確認のメッセージが表示されたら、OKをクリック。



いったん、Accessを閉じてください。
そして、再度先ほどのデータベースファイルを開きます。

今度は、従来のように、自由にウィンドウの移動やサイズ変更ができます。



いかがでしたか？

信州　上田は、もうすぐ桜が満開ですよ。

だい

Accessフォーム コントロール内の任意の位置にカーソルを移動させましょう

下図のようなAccessフォームのコントロールに、住所入力支援機能を使用すると、郵便番号データから自動で
住所データを生成してくれます。



やり方は、フォームをデザインビューに切り替え→「〒」のコントロールのプロパティを表示→その他タブを開き
→「住所入力支援」をクリック→「・・・」をクリックしてウィザードに従って設定を進めていけば出来ますよ。



とても便利な機能なのですが、生成後は、「〒」コントロールの次にフォーカスが指定されたコントロールの文字列が
選択されている状態になってしまいます。



番地等を入力する際には、住所の末尾をマウスでクリックして、カーソルを表示させるのですが、これがまたわずらわしい・・

というわけで、「住所2」コントロールのデータの末尾に、自動でカーソルを移動させてみましょう！（*^_^*）
今回はコードを書いてみますよ。

デザインビューに切り替え、「〒」コントロールの更新後処理に書きますよ。



「・・・」をクリックし→「コードビルダ」を選択してOKをクリック

VBE（コードエディタ）が起動するのでこのように↓入力しましょう。

Private Sub 〒_AfterUpdate()

　住所2.SetFocus
　住所2.SelStart = Len(住所2.Text)

End Sub

たったこれだけでーす。



ここで「住所2」コントロールを指定したのは、郵便番号確定後にカーソルを移動させたいフィールドだからですよ。
（くどいようですが）

エディタを閉じます。

フォームビューに切り替えて、郵便番号を入力して確定すると、ほらいい感じ（*^_^*）↓



さぁ今日もはりきってお勉強しちゃいますよ。

mihoりん