6月は,3月決算の株式会社にとり,株主総会開催の月である。
総務課等の担当部署は多忙な時期。総会終了まで気が休まらないが,総会終了後は議事録の作成及び備置という作業がまっている。もちろん,これらを総務課の責務というのは正確ではない。議事録の作成義務者については,商法上明確な規定はないものの,一般的に,議長ないし代表取締役とされているからだ。
議長説は,議長が総会の主宰者であることを根拠とし(商法第237条ノ4第2項),代表取締役説は,議事録への不実記載等に関する制裁が代表取締役に科せられていることを根拠とする(同第498条第1項第19号)。
代表取締役説は,備置義務の所在(同第244条第5項,同第498条第1項第20号)をも根拠とするようだが,作成と備置を直結させるのは少々強引ではないだろうか。ちょっと疑問だ。
誰に作成義務があるかはともかく,株主総会議事録には,a 議事の経過の要領,bその結果 の双方を記載することになる(同第244条第2項)。
議事の結果が,各議案に対する採決の結果,すなわち決議の成立・不成立をいうのは明らかだが,その他,議事録には概ね次のようなことを記載することになるのではなかろうか。
ア 総会の名称
イ 開催期日
ウ 開会時刻
エ 開催場所
オ 株主総数及び議決権の総数
カ 出席株主数及びその議決権数
キ 議長の選出,議長名
ク 報告事項の内容
ケ 議案の内容,提出者,提出理由
コ 議案の審議経過,採決方法及び結果
サ 途中休憩があったときは,その旨,中断時刻,再開時刻
シ 閉会時刻
出席取締役として署名ないし記名押印するのは誰かについては,様々なケースがあり得るわけだが,結局のところ,当該総会に取締役(権利義務承継者を含む)として出席した者かどうかが基準になると思われる。
また,議事録が複数頁にわたる場合は,真正を担保するため契印が必要になる。議長のみ,代表取締役のみ,あるいは議長及び代表取締役の双方のみで足りるといった考え方もあり得るが,その趣旨からすれば,議長及び出席取締役全員が行うのが望ましい(cf 大正9.3.18民事甲931号民事局長通達,商登法第24条第8号)。もちろん,出席者が数十人といった場合は別に考える必要はあろうが。
なお,継続会,延会については,別途その期日ごとに議事録を作成する必要がある。種類株主総会の議事録は,上記の応用編ということになるのであろうか。
こう見てくると,特別難しいことが要求されているわけではない。
ただ,株主総会は,会社の最高の意思決定機関として,法令及び定款に定められた重要な事項を決議する。当然のことながら,取締役もその決議を遵守し,職務の遂行にあたることになる(同第254条ノ3)。
その意味でも,後日その内容や効力に疑義が生ずることのないようにしておかなければならない(cf 同第247条,同第252条)。毎年の業務なので,ややもすればルーティン・ワークに陥りがちだが,注意したい。
作成にあたっては,個別の用語の概念はさておき,「中学生にでもわかる文章」を心がけたいものだ。議長,出席取締役の署名ないし記名押印が必要になるから(同第244条第3項,商法中署名スヘキ場合ニ関スル法律),単純な記載ミス,記載漏れ等は自ずと防止できる形だが,音声読み上げソフトの利用なども案外有効だ。
なお,以下のように,取締役が議事録に関する規定に違反した場合は,100万円以下の過料に処せられる。
ア 議事録を備え置かなかった場合(同第498条第1項第20号)
イ 議事録に記載すべき事項を記載しなかったり,不実の事項を記載した場合(同第498条第1項第19号)
ウ 正当な理由なく株主,債権者に対して議事録の閲覧・謄写を拒んだ場合(同第498条第1項第3号)
ところで,実務界等の要請もあり,平成14年の商法改正(法律第44号 第1条)において,株主総会に関し,次のような改正がなされている。
ア 少数株主による株主提案権の行使期限の伸長(商法第232条ノ2)
イ 少数株主による総会招集請求権の行使期限の伸長(同第237条)
ウ 定款による株主総会の特別決議の定足数の要件緩和(同第343条)
エ 株主総会の招集手続の緩和(同第236条)
オ 株式譲渡制限がある会社の株主総会の招集手続の緩和(同第232条第1項但書)
カ 株式会社における「書面による決議」等の導入(同第253条)
株主が数人の同族会社の場合,上記カの「書面による決議」の利用が一考に値する。
似ているものに「書面による議決権行使」があるが,こちらは,株主総会の開催を前提に,総会に出席しない株主に書面等による議決権の行使を認めるもの。
「書面による決議」は,総会の決議の目的たる事項について取締役または株主から提案があった場合において,当該事項につき議決権を行使することができるすべての株主が,当該提案の内容及び当該提案に同意する旨の記載をした書面によって当該提案に同意したときは,当該提案を可決する総会の決議があったものとみなされるという制度である。
株主総会は,株主が業務執行にあたる取締役に議案等の説明を求める場。とすれば,既に株主が意見の一致をみているような議案についてまで,あえて株主総会の開催を強制するまでもない。
くわえて,同族会社等の閉鎖会社については,形式的に「株主総会の決議があった」というより,「書面による決議により,実質的に株主総会の決議があった」とする方がスッキリもする。会社運営の実際に鑑み,法を改正した形だ。
ただ,この場合も,すべての株主が同意した書面等の備置及び閲覧については,株主総会議事録に係る規定が準用されており(同第253条第2項,同第244条第5項),登記手続上も,株主総会議事録に代わる書面として添付が要求される(商登法第79条第2項)。
具体的にいかなる書面がこれにあたるかだが,登記手続上は,
ア 取締役又は株主の提案の内容の記載
イ 議決権を行使することができるすべての株主が「当該議案の内容及びこれに同意する旨を記載した書面」を提出した旨の記載
ウ 会社の代表者の記名及び登記所届出印による押印
の要件を充足する書面とされているようだ(平成14年12月27日民商第3239号通達)。
決議の効力がいつ生ずるかについては,すべての株主の同意を要するとする以上,最後の同意書が到達したとき,とするのが論理的だ(民法第97条第1項,商法第1条)。細かい話だが,年月日入りの受付判などで各別に到達日(受領日)を明らかにしておいた方がよいだろう。
なお,有限会社法も,商法改正と歩調をあわせる形で,上記法律第44号の第2条において,第41条,第42条等が改正されている。こちらも押さえておきたい。
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