先週は、Outlookの整理で終わってしまった感じでしたが、この3連休で、決着をつけようとしていたのですが、今だに、整理中という状況です。
普段は、たぶん、過去1年ぐらいをさかのぼってメールを検索できれば、十分なはずで、それ以上のデータを、普段からOutlookの開いておくのは、いろいろな意味で、無駄ではないかと、常々、思っていました。
そこで、最終的には、カレントの「オフィス用フォルダ」に加えて、以下の2つのアーカイブファイルだけを開いておき、少なくとも過去1年分のアーカイブを開いておくようにしておこうと考えました。
保存フォルダ(2007)
保存フォルダ(2008/01/01～2008/05/31)
ただ、本当にときどき、昔のメールをほじくり返す必要があることがあります。ただ、こんな昔のメールを探す必要があるときは、本当に稀なので、いざとなったときに、検索ができれば、十分なわけです。そこで、思いついたのは、以前使用していたGoogleデスクトップサーチ(GDS)で、これまでの全メールのインデックスを作成しておき、普段は、GDSを停止しておいて、昔のメールを探すことが必要になったら、GDSを起動するような使い方です。
こうすれば、普段、Outlookは、過去1年分ぐらいのメールのアーカイブまでを開いておいて、WDSのインデックスも、多くなり過ぎると、重くなるようなので、WDSのインデックスも過去1年分ぐらいにしておけば、普段は、軽快な環境で使用できるはずと考えました。
ということで、この3連休をかけて、最初は、過去の全メールのアーカイブをOutlookで開いて、GDSで、インデックスを作成してみました。久しぶりに、GDSを使ってみたんですが、なんと、WDSでは、まる2日間以上もかかるようなインデックス作成を、なんと、4～5時間で終了してしまったのです。最初は、びっくりをして、そして、昔のメールを開いて、そのメールが引っかかるように、キーワードを入れてみたら、一瞬で検索結果として表示されて、あまりの速さにもびっくりしていました。
ただ、どうも、GDSのタイムライン表示とかを見ていると、こんなにメールが少ないはずがないなぁとか思い始めて、どうも、検索結果が疑わして感じられるようになっていてしまいました。もしかして、確認したという表示したメールが、インデックスに入るから、試しに昔のメールを検索したら見つかるような気がしてなりません。
さらに、なんと、添付ファイルの内容がインデックスされないんですね。これは、びっくりです。ここのところ、WDSを使っていて、WDSは、添付ファイルの中身まで、探すことができるため、これが当たり前と思ってしまっていたました。たぶん、以前、GDSを使っていた頃からGDSは、添付ファイルの中身までは探していてくれなったんでしょう。ただ、どうしても、保存メールを検索するときに、添付ファイルの中身まで、検索できないのは、やばいなぁと思うようになっしてまって、少し、探したら、以下のようなGDSのプラグインが見つけました。
Gds Attachments Plug In for Outlook 2003
Outlook2003ようだったのですが、これまで、Outlook2003のアドオンはだいたい問題なく使用できることの方が多かったから、あまり、深い考えなしに、とりあえず、試してみようと思って、インストールをしてしまいました。そしたら、Outlookの起動が異様なほど、遅くなってしまい、たぶん、1時間以上かかってしまうようになってしまったような感じです。何度か、試しましたが、あまりの調子の悪さに、おっかなくなって、やっとこさ、昨日になって、アンインストールできて、もう昔のメールの検索するシステムより、直近のもののWDSのインデックスを作成を始めないと、火曜日からの業務に差し障りが出ると思って、GDSのインデックスの作成状態は、もう、後回しにすることにして、WDSを使って、2007年以降のメールのインデックスの作成を始めようとしてたのですが、これが、なぜか、うまくいかなくなってしまったのです。
現象としては、どうも、カレントの「オフィス用フォルダ」だけしかインデックスが作成されずに、Outlookを起動する前とか、起動中とかのパターンで、何度か、インデックスの再構築をしてみたのですが、どうやっても、昔のアーカイブファイルの内容の方のインデックスを作成させることができなくなっしてまったのです。
そこで、少し、調べていたら、Outlook2003+WDSなのですが、私と似たような境遇に陥った人がいて、それを解決する方法を記してくれていました。
続・混沌の館にて「OutlookとWindows Desktop Searchで遭遇したトラブル（後）」
この人のとった解決方法の手順のうち、まずは、以下の部分だけを参考にしてみました。
『その状況の対応策は単純だ。「Compact Now」を選んだ。私は十数個の.pstファイルのそれぞれにそれをした。』私の場合は、メールフォルダのプロパティから、[詳細]ボタンで、[今すぐ圧縮]を指定しました。
そしたら、やっと、WDSが、昔のアーカイブファイルのインデックスの再構築を始めてくれました。
実は、昨晩、仕掛けてから、まだ、インデックスの作成が完了していないのですが、もう少しで終わりそうな感じで、今、少し、調べていたら、ちゃんと、昔のメールを検索できるような状態になっているようで、さらに、添付ファイルの内容のテキストまでも検索することができて、WDSの方も感心しきりです。
ただ、WDSは、GDSの検索速度に比べると、ちょっと、待たされるのが、ちょっと、おしいというか、会社のPCを性能が良いのが欲しいなぁと思ってしまいます。。。
普段は、たぶん、過去1年ぐらいをさかのぼってメールを検索できれば、十分なはずで、それ以上のデータを、普段からOutlookの開いておくのは、いろいろな意味で、無駄ではないかと、常々、思っていました。
そこで、最終的には、カレントの「オフィス用フォルダ」に加えて、以下の2つのアーカイブファイルだけを開いておき、少なくとも過去1年分のアーカイブを開いておくようにしておこうと考えました。
保存フォルダ(2007)
保存フォルダ(2008/01/01～2008/05/31)
ただ、本当にときどき、昔のメールをほじくり返す必要があることがあります。ただ、こんな昔のメールを探す必要があるときは、本当に稀なので、いざとなったときに、検索ができれば、十分なわけです。そこで、思いついたのは、以前使用していたGoogleデスクトップサーチ(GDS)で、これまでの全メールのインデックスを作成しておき、普段は、GDSを停止しておいて、昔のメールを探すことが必要になったら、GDSを起動するような使い方です。
こうすれば、普段、Outlookは、過去1年分ぐらいのメールのアーカイブまでを開いておいて、WDSのインデックスも、多くなり過ぎると、重くなるようなので、WDSのインデックスも過去1年分ぐらいにしておけば、普段は、軽快な環境で使用できるはずと考えました。
ということで、この3連休をかけて、最初は、過去の全メールのアーカイブをOutlookで開いて、GDSで、インデックスを作成してみました。久しぶりに、GDSを使ってみたんですが、なんと、WDSでは、まる2日間以上もかかるようなインデックス作成を、なんと、4～5時間で終了してしまったのです。最初は、びっくりをして、そして、昔のメールを開いて、そのメールが引っかかるように、キーワードを入れてみたら、一瞬で検索結果として表示されて、あまりの速さにもびっくりしていました。
ただ、どうも、GDSのタイムライン表示とかを見ていると、こんなにメールが少ないはずがないなぁとか思い始めて、どうも、検索結果が疑わして感じられるようになっていてしまいました。もしかして、確認したという表示したメールが、インデックスに入るから、試しに昔のメールを検索したら見つかるような気がしてなりません。
さらに、なんと、添付ファイルの内容がインデックスされないんですね。これは、びっくりです。ここのところ、WDSを使っていて、WDSは、添付ファイルの中身まで、探すことができるため、これが当たり前と思ってしまっていたました。たぶん、以前、GDSを使っていた頃からGDSは、添付ファイルの中身までは探していてくれなったんでしょう。ただ、どうしても、保存メールを検索するときに、添付ファイルの中身まで、検索できないのは、やばいなぁと思うようになっしてまって、少し、探したら、以下のようなGDSのプラグインが見つけました。
Gds Attachments Plug In for Outlook 2003
Outlook2003ようだったのですが、これまで、Outlook2003のアドオンはだいたい問題なく使用できることの方が多かったから、あまり、深い考えなしに、とりあえず、試してみようと思って、インストールをしてしまいました。そしたら、Outlookの起動が異様なほど、遅くなってしまい、たぶん、1時間以上かかってしまうようになってしまったような感じです。何度か、試しましたが、あまりの調子の悪さに、おっかなくなって、やっとこさ、昨日になって、アンインストールできて、もう昔のメールの検索するシステムより、直近のもののWDSのインデックスを作成を始めないと、火曜日からの業務に差し障りが出ると思って、GDSのインデックスの作成状態は、もう、後回しにすることにして、WDSを使って、2007年以降のメールのインデックスの作成を始めようとしてたのですが、これが、なぜか、うまくいかなくなってしまったのです。
現象としては、どうも、カレントの「オフィス用フォルダ」だけしかインデックスが作成されずに、Outlookを起動する前とか、起動中とかのパターンで、何度か、インデックスの再構築をしてみたのですが、どうやっても、昔のアーカイブファイルの内容の方のインデックスを作成させることができなくなっしてまったのです。
そこで、少し、調べていたら、Outlook2003+WDSなのですが、私と似たような境遇に陥った人がいて、それを解決する方法を記してくれていました。
続・混沌の館にて「OutlookとWindows Desktop Searchで遭遇したトラブル（後）」
この人のとった解決方法の手順のうち、まずは、以下の部分だけを参考にしてみました。
『その状況の対応策は単純だ。「Compact Now」を選んだ。私は十数個の.pstファイルのそれぞれにそれをした。』私の場合は、メールフォルダのプロパティから、[詳細]ボタンで、[今すぐ圧縮]を指定しました。
そしたら、やっと、WDSが、昔のアーカイブファイルのインデックスの再構築を始めてくれました。
実は、昨晩、仕掛けてから、まだ、インデックスの作成が完了していないのですが、もう少しで終わりそうな感じで、今、少し、調べていたら、ちゃんと、昔のメールを検索できるような状態になっているようで、さらに、添付ファイルの内容のテキストまでも検索することができて、WDSの方も感心しきりです。
ただ、WDSは、GDSの検索速度に比べると、ちょっと、待たされるのが、ちょっと、おしいというか、会社のPCを性能が良いのが欲しいなぁと思ってしまいます。。。