会議は、司会者できまるー５．議長は会議終了で終わりではない

おはようございます。株式会社ティオ代表、motown21主宰の山本です。
今日は、会議は、司会者で決まるー５の議長は会議終了で終わりではない、です。

一つの結論を得て会議が終了する。
議長は会議が終了したらお役御免ではない。

結論、つまり会議で決まったことが確実に実行しているかを、
見届ける責任が議長にはあるのだ。

本シリーズの第２回目で、会議は、「会して議し、議して決し、決して行ない、行ってその責を取る」
ために開催する、と書いた。整備工場や中販店の会議で見かけるのが「決して行ない、行って責を取る」
の部分が、決した事項に関係する部署の責任者だけが「行ない」の責任を持つと勘違いしている。

当然、関係する部署の責任者や部員が主体的に「行ない」の責任を持つが、議長に一切ないわけでは
ない。責任者と同じように議長にも責任があるのだ。

議長とは、会議開催の責任だけにとどまらないのだ。
このことを議長を担当するものが、しっかりと意識を持つことと、行動を起こすことが必要である。

会議終了後、決定事項に対する行動計画を、担当部署のメンバーと一緒に考え、アイデアを出し、
確実に実行できる環境を整えることも議長の責任範疇である。

それは、会議で決まったことの内容が適切であったか、行動して課題が何かをなどを把握し、
次の会議にフィードバックすることが不可欠である。それが、議長の務めなのだ。

そんなことは、次回の会議の際に、部署の責任者や担当者から報告してもらえばいいではないか、と
思うかもしれないが、それでは遅いのだ。

議長は、会議のシナリオを持つことが大事であるが、そのシナリオを作るためにも、議長は事前に
前回の決定事項がどう進捗しているのか、どんな成果が出ているかを把握しておくことだ。

次回会議開催のアジェンダを作るためにも、決定事項の進捗等を把握しておくことだ。

会議の類は、毎週のように開催される。
だらだらとした会議、結論を出さない会議、報告会のような会議など、生産性が悪い会議を
減らすためには、なんといっても司会進行役であり、会議を主宰する議長が、議長としての
役割を果たすことに尽きる。


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