勤務先の会社のマネージャーたちとの親睦団体、〇〇会の活動は年間5回程度実施しています。
会員へのイベントのお知らせ等は、皆さん、基本的に勤務場所が違うため各人に送る必要があります。
その業務は、専門の業者に委託し、FAXを送って貰うか郵便物として送付して貰ったりしています。
今回、担当者が「定期総会」の資料を業者に委託した所、そのサービスは既に扱ってないことが判明しました。
そこで一昨日、急きょ、役員5名が本町のコピー・印刷等を扱うお店に集合しました。
そして、決算の議案書などを約1000枚印刷し、約100名の会員に送る作業をした訳です。
A4の封筒に会員の宛先のシールを貼り、何とか1時間で終了しました。
その後、郵便局(夜間も営業している本局)へ封筒を持って行って、“料金別納” のスタンプを押し完了です。
ところで、この資料を作るのは約3名の役員を中心に動いています。
先ず、大阪支部の支部長が議案書を構成、会計役員が実績・予算などを作り、事務局役員がまとめています。
一番大変なのが事務局役員で、最終的な資料をまとめたり、業者との交渉・委託作業をしています。
他にも3名ほどの役員がサポートしていますが、勤務先が別々なので大事なことは役員会として集まっています。
当方は、昨年まで事務局の担当でしたが、若い人に代わって貰い、引き続きサブとしてサポートしています。
今度の総会で役員が少し交代しますが、来期も新メンバーたちとチームワーク良く頑張って行く思いです。
イッシー
