- このところの新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークの復活が増えていると思います。「リモート会議では言いたいことが伝わらない」と不満に思っている人も暫くリモート会議に頼らざるを得ない状態が続くと思います。ZOOMなどテレビ会議システムに頼るのはビジネスだけではありません。教育や医療、各種団体活動や遠隔地の家族や友人との連絡などもはやテレビ会議システムはインフラの一部になりつつあると考えても良いでしょう。
そして恐らく新型コロナウイルスを封じ込めることができた後もテレビ会議システムは以前とは比べ物にならないほど我々のコミュニケーション手段の中で存在感を高めていると思います。何故なら我々は「リモート会議を使えばかなり実開催の会議を代替することができる」ということを知ってしまったからです。
確かにリモート会議をうまく活用すると「時間と経費を節約して効率的な会議」を開催することができます。しかし「会議の運営方法を間違うと期待した成果をあげることができない会議が連続しフラストレーションが溜まる」という結果に終わってしまうでしょう。
今重要なことは「リモート会議を円滑に進める技術を共有する」ことだと私は考えています。では「リモート会議を円滑に進める技術」とはどのようなものでしょうか？
これについて私は次のように考えています。
- 「リモート会議を円滑に進める」特別な技術というものはない。フィジカル（実開催）な会議を円滑に進める技術の内、特にリモートで重視される技術をブラシュアップする
- ある種の会議や面談はリモートに置き換えることができない。リモートでは感情の対立を克服することは困難だからだ。
- ある種の会議は会議そのものを別の手段に置き換えることができる。別の手段を使う方が効果的な場合は会議そのものを止めた方が良い。
つまりリモート会議を考えるということは会議そのものを考えるということですが、特にリモートで大事なことは「会議やプレゼンの全体像がぼやけないようにする」ということだと私は考えています。会議やプレゼンの全体像をはっきりさせる具体的な方法が２つあります。
- 第一は発表者や司会者がBIGPRを最初に明確にするということです。BIGPRとはBack ground（背景）Introduction（自己紹介）Goal（会議の目的）Role（参加者に期待する役割）Period（時間配分）です。社内のごく限られた会議の場合は自己紹介は省略可能でしょう。一方参加者に期待する役割は常に極めて重要です。新商品の販売説明会では主催者は参加者の購入意思の有無を確認したいと考えています。このような場合は最初に参加者の購入意欲を確認したいことをはっきり言っておいた方が良いでしょう。
- 次に大事なことはマインドマップを使ってテーマを階層化するということでしょう。第一で述べたBIGPRもマインドマップを使って簡単に説明することが可能です。ZOOMなどを使うオンライン会議ではパワーポイントの替わりにマインドマップを使って議題の共有と議論の深化を図ることが可能です。
リモートワークは効率的な会議やプレゼンテーションを進め方を実践する場であると感じたので記事にした次第です。
