ちょっとだけあふれた文書を用紙1枚に収めたい

Wordで文書を作成していて、末尾の数行分だけが次のページにあふれてしまうことがありませんか？


数行を印刷するために2枚目の用紙を使うのは資源の無駄だし、見た目も悪いですね。わずかなあふれなら1ページにきちんと収めたいものです。
そのために用紙の余白、文字数や行数、フォントサイズの変更など試行錯誤して調整されていませんか？場合によってはレイアウトが変わってしまう恐れもありますよね。
そんなとき便利なのが「1ページ分圧縮」機能です。この機能を使うと、フォントを適当なサイズに圧縮して、行のあふれを自動で収めてくれます。
Word2003／2007では、印刷プレビュー画面にある「1ページ分圧縮」ボタンを押せば良いのですが、Word2010では「1ページ圧縮」は標準では使えなくなってしまいました。
しかし、次の手順で「クイックアクセスツールバー」に「1ページ分圧縮」ボタンを登録すると利用できるようになります。

【手順】
1.「ファイル」タブをクリックし、メニューの「オプション」をクリックします。


2.左側で「クイックアクセス」ツールバーを選択し、「コマンドの選択」の一覧から「印刷プレビュー」タブに切り替えます。

3.一覧から「1ページ分圧縮」を選択し、「追加」をクリックします。


4.ウィンドウ上端の「クイックアクセス」ツールバーに「1ページ分圧縮」ボタンが追加されます。


5.「1ページ分圧縮」ボタンをクリックすると、前のページにきちんと収まりました。



行のあふれが多いと、「これ以上ページを圧縮することはできません」と通知されます。

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フォームのコンテンツコントロールの違いについて（テキストボックス、リッチテキストボックスなど）

Word2010でも、ExcelやAccessのように、チェックボックスやコンボボックス、日付のコントロールなど、コンテンツコントロールを使用することができます。

今回のご質問は、コンテンツコントロールの中の「テキストコンテンツコントロール」と「リッチテキストコンテンツコントロール」の違いと「コンボボックスコンテンツコントロール」と「ドロップダウンリストコンテンツコントロール」の違いについてです。

まず、コンテンツコントロールを使用するには、リボンに「開発」タブを表示します。

【手順】
1.「ファイル」-「オプション」を選択します。

2.「リボンのユーザー設定」を選択します。

3.「開発」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。

これで「開発」タブが使えるようになります。
「開発」タブから、各種コンテンツコントロールを配置できます。

次に、ご質問に対しての回答です。

■「リッチテキストコンテンツコントロール」と「テキストコンテンツコントロール」の違いについて

フォームを使用するために、作成後保護をかけますが、
「リッチテキスト」ではEnterキーで改行して入力することができますが、
「テキスト」では、改行することができません。

■「コンボボックスコンテンツコントロール」と「ドロップダウンリストコンテンツコントロール」の違いについて

選択肢以外の文字列を入力できるか、できないかで判断します。

「コンボボックスコンテンツコントロール」は、選択肢以外も文字を入力できます。
「ドロップダウンリストコンテンツコントロール」は、選択肢以外の文字入力はできません。

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縦書き文書内の数字を横書きにしたい

ワードでは、横書きで作成した文書を、簡単に縦書きに変更できます。しかし、縦書きの文書内では、全角文字のみが正しい向きで表示され、数字などの半角文字は、右に 90 度倒れた文字として表示されます。
このような場合には、「縦中横」の機能を使うことにより適切な向きで表示することが可能です。この機能は、日付の数字部分など、2 ～ 4 文字の短い文字列への使用に適しています。

【手順】

1.まず、横書きの文書を縦書きに変更してみましょう。

2.「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループ内にある「文字列の方向」をクリックし、「縦書き」をクリックします。

　　　　　　　　↓

3.簡単に縦書き文書に変更されました。しかし、半角数字が横向きになっています。

半角数字の向きを適切に変えましょう。

1.縦中横を適用する半角文字 (数字など) を選択します。

2.「ホーム」タブの 「段落」グループ内にある  「拡張書式」から、「縦中横」 をクリックします。

　　　　　　　　↓

 

3.数字などを線幅に合わせるには、[行の幅に合わせる] チェック ボックスをオンにします。

選択された文字列の文字をすべて変更するには、[すべて適用] をクリックし、選択している文字列のみを縦中横にするか、同じセクションまたは文書全体の同じ文字列をすべて縦中横にするかを設定します。

4.これで、　文書内の半角数字が適切に表示されました。

しかし、まだ、問題が残っていますね。

段落番号です。

段落番号も半角を使用していると、横向きになってしまいますが、これは、全角を使うことで解決します。

それでは、段落番号も設定を変えてみましょう。

1.段落番号を設定したい段落を選択します。次に、「段落」グループ内の「段落番号」の右にある▼をクリックします。

2.一覧から「新しい番号書式の定義」をクリックします。

 

3.「新しい番号書式の定義」ダイアログボックスが表示されます。「番号書式」の[1.]を削除しましょう。

4.次に「番号の種類」から使用したい全角数字を選択します。今回は[一、二．三・・・]を選択しました。

5.ピリオドを半角で入力してしまうと、次のような結果になってしまいます。

6.ピリオドも「全角」で入力しましょう。

これで、出来上がりです。

 

 

 

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先頭ページにページ番号を付けない

ページ番号を挿入すると、通常は最初のページからページ番号「1」が振られます。
表紙など最初のページのページ番号を非表示にして、2ページ目からページ番号「1」を表示することができます。

「挿入」タブをクリックし、「ページ番号」の▼からページ番号を選択し、設定した状態です。

[手順]

1.「ページレイアウト」タブの「ページ設定」をクリックします。

 　「ページ設定」ダイアログボックスが表示されます。

　 「その他」タブを選択し、「先頭ページのみ別指定」にチェックを入れます。

これで、先頭ページのページ番号が消えました。

 

しかし、これでは、2ページ目が「2」となり、「1」が消えた状態です。

次に、2ページ目を[１]としてみましょう。

[手順]

1.「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」グループにある「ページ番号」の▼をクリックします。

　　一覧から「ページ番号の書式設定」をクリックします。

2.「ページ番号の書式」ダイアログボックスで「開始番号」を「0」とします。

      

先頭ページのページ番号が消え、2ページ目が「1」となりました。

先頭ページ番号を付けない（Word2003）

[手順]
 1. [挿入]メニューの[ページ番号]をクリックします。

2. [ページ番号]ダイアログボックスが表示されます。

　  [最初のページにページ番号を挿入する]チェックボックスをオフにします。

4.[書式]ボタンをクリックします。

   [ページ番号の書式]ダイアログボックスの[開始番号]を「0」にします。

5.[OK]ボタンをクリックします。

   [ページ番号]ダイアログボックスに戻りますので、[OK]ボタンをクリックします。

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保存時に個人情報を削除する

Wordには、ファイルの作成者や更新者、コメントや変更履歴に関連付けられている名前などの様々な個人情報が保存されています。そのため、第三者に文書を渡す場合は注意が必要です。バージョンごとにセキュリティ機能が強化され、プライバシーに関するオプションも追加されていますので、個人情報の保護に役立ててくださいね。

ファイルのプロパティ

まず、ファイルのプロパティを確認してみましょう。

1.「ファイル」タブをクリックして「情報」を選択します。

2.右側に記録されているプロパティが表示されます。
   「プロパティ」の▼をクリックし、「詳細プロパティ」をクリックします。

3.いろいろな情報が残される可能性があるのがわかります。

 ※どの程度の情報が記載されているかは、ファイルを開いて確認してみてください。
 使用しているPCとかファイルの経歴によって異なります。

Word2003の場合

メニュー「ファイル」をクリックし、「プロパティ」をクリックすると確認できます。

プロパティの削除

次にプロパティを削除してみましょう、

※試される場合には念のために元ファイルとは異なる名前で保存しておくことをおすすめします。

1.「ファイル」タブの「情報」を選択します。

2.共有準備の「問題のチェック」をクリックし、一覧から「ドキュメントの検査」をクリックします。

3.[ ドキュメントの検査]ダイアログボックスが表示されますので、必要な個所のチェックが入っているかを確認し「検査」をクリックします。

4. 検査結果が表示されます。

　　情報が見つかった個所に[すべて削除]のボタンが表示されています。
  　削除するときはこの[すべて削除]ボタンをクリックします。

5. 削除後には削除された旨の結果が表示されます。

 

6.確認してみましょう。

　「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。

　「プロパティ」の▼をクリックし、「詳細プロパティ」をクリックします。
 先ほど入力されていた事項はすべて削除されています。

Word2003の場合

1.[ツール]メニューから[オプション]を選択します。

2.表示された[オプション]ダイアログボックスの[セキュリティ]タブをクリックします。

3.[プライバシーオプション]の[保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する]のチェックボックスをオンにします。

4.[OK]ボタンをクリックします。

以上の操作で、文書を保存すると、プロパティに含まれていた個人情報が削除されます。

今回は「Word」を例に説明しましたが、ファイルのプロパティはOffice製品共通項目なので、以下のサイトの情報も参考にしてくださいね。

プライバシーに関する情報
 ■Microsoft Office 2010 のプライバシーに関する声明
    http://office.microsoft.com/ja-jp/HA101098562.aspx

■Microsoft Excel 2010 のプライバシーに関する補足
    http://office.microsoft.com/ja-jp/HA101098575.aspx   

 

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記号と特殊文字の入力方法

文字には「記号」というものがあります。よく使われている記号は、その記号の読みを入力し変換すると表示されます。また、「記号」というワードで呼び出すこともできます。

ほかにも、「特殊文字」と呼ばれる絵文字もあります。

[手順]

1. 記号や特殊文字を挿入する位置にカーソルを移動します。

２．[挿入」タブをクリックし、[記号と特殊文字]の▼をクリックします。

3.一覧から[その他の記号」をクリックします。

   Word2003の場合は、［挿入］メニューの［記号と特殊文字］をクリックします。  

4.[記号と特殊文字]ダイアログボックスが表示されます。

　　［記号と特殊文字］タブをクリックします。

   

5. 挿入する記号か特殊文字をダブルクリックするか、[挿入］ボタンをクリックします。

カーソルの位置に挿入されます。

特徴は、文字だということです。文字なので、色を付けることもできます。また、フォントサイズや、配置の変更などもできます。

フォントサイズを「500」にしてみました。

これらを挿入するときのポイントは、「書体（フォント）」になります。

選択したフォントの中に希望する文字が見つからなかった場合は、フォントを変更してみてください。

ちなみに、ここで使っているのは「Webdings」（ウェブディイングス）です。
Webdingsというフォントは1997年に開発され、それ以来マイクロソフト・ウインドウズのすべてのバージョンに搭載されています。

 

 

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文書内の文字の全角/半角を一括変換したい

英数字に全角と半角が交った文章を手早く整えたいとのご質問です。
文章全体を選択して半角に変換すると全角のカタカナも半角になってしまいます。
そこで、英数字だけを半角に一括変換してみましょう。
【手順】
1.文書を開いておきます。
2.[ホーム] タブの [編集] をクリックします。
3.[検索] ボタンの右にある▼をクリックし、[高度な検索] をクリックします。



4.[検索と置換] ダイアログボックスが開きますので [オプション] をクリックします。


5.詳細が表示されますので、[ワイルドカードを使用する] にチェックを入れます。

6.[検索する文字列欄] に次のように入力します。

　[０-９Ａ-Ｚａ-ｚ]
※大かっこ [] と、ハイフン - は、半角で、数字と英字は全角で入力します。

7.[検索する場所] をクリックし、[メイン文書] を選択します。

文書内の全角英数字が選択された状態になります。


8.この状態で、[文字種の変換] の▼をクリックし、[半角] を選択します。


これで、英数字だけを一気に半角に変換できます。


文書を作成するときに、最初から全角/半角を正確に入力しておけば、修整する必要がなくなりますね。
日本語入力がオンの状態で、入力中の文字を全角/半角にするキー操作を覚えておくことをおすすめします。
　【全角カタカナ】　→　【Ｆ７】
　【半角カタカナ】　→　【Ｆ８】
　【全角英数字】　 →　【Ｆ９】
　【半角英数字】　 →　【Ｆ１０】


関連記事
■Excel 全角/半角変換（関数を使用）

文字の下に表示される赤や緑の波線を非表示にしたい

Wordでは、入力された文章のスペルや文法の間違いは、自動的にチェックされ、赤や緑の波線で指摘されます。
画面上で文字が読みづらいので非表示にしたいとのご質問です。



以下の手順で非表示にできます。

【手順】
1.[ファイル]タブをクリックし、[オプション]をクリックします。


2.[Wordのオプション]ダイアログボックスが表示されます。

3.[文章校正]カテゴリーをクリックします。

4.[例外]の右側にあるドロップダウンリストから適用する文書を選びます。

5.次のチェックボックスをオンにします。
　[この文書のみ、結果を表す波線を表示しない」
　[この文書のみ、文章校正の結果を表示しない]



これで赤や緑の波線は表示されなくなります。