しばしば紹介する「日経プラス1」。
今朝の何でもランキングは、困ったビジネスメールでした。
このブログを読んでいるゼミ生、ゼミOBの皆さん、知っておくと参考になりますよ。
というわけで、まず、ランキングと日経のコメントをそのまま紹介します。
1 件名がいつまでも「Re:○○○」のまま(225)
→主題が変わったら件名は書き換えた方がよい
2 件名が空欄になっている(175)
→内容が不明なうえ、迷惑メールと思われる可能性も
3 メールの返信が常に遅い(162)
→仕事が遅いと思われる。多忙ならその旨だけでもまず返信
4 本文に改行がなく、読みづらい(151)
→1行は「長くても35字程度」を目安に
5 「CC」の多用で関係のないメールが増えた(131)
→「とりあえず全員に」は再考して必要な人だけに送信
6 「CC」送信でほかの送り先がわかってしまった(126)
→信頼を失いかねない。「BCC」との使い分けが必要
7 大量のデータを了解なく送信してくる(116)
→大容量のデータは送信する前に相手の処理容量を確認する
8 必要以上に「開封確認要求」をつけて送信してくる(105)
→受信者がうっとうしく感じることも。急ぐなら電話で確認
9 近くの席にいるのに社内メールだけで用事を済ませる(104)
→謝罪や一言で済むことは口頭で。コミュニケーション不足の一因にも
10 「お知らせ」「先日の件」など件名が抽象的(103)
→件名はいつ、何の、どのような趣旨のメールなのか簡潔に書く
パソコンをインターネットにつないで利用する環境になった頃(1990年代半ば頃だったかな)、毎月講読していた雑誌がありました。「Win PC」と「net navi」(くしくも、どちらも日経BP。なお、「net navi」は現在休刊中)。前者ではハードウェア、後者ではソフトウェアやインターネットについての情報を得ておりました。
これらの雑誌、とくに「net navi」では、メールの書き方について特集することが多く、「メールの流儀」は、この雑誌で勉強しました。
さて、上記のランキングで、「うんうん、そうだよなー」と感じていることをいくつか。
(1)本文の改行(ランキング4位)
net naviでは、メールは通常の手紙とは違って、切りのいいところで改行する、と書かれていました(目安は、やっぱり35文字程度だったような)。その理由は、相手のメーラーがいつも全画面で表示されているわけではない、返信を求める際、引用文(>が付く)がわかるようにする、など。
改行がないと読みづらいということは感じませんが、引用しながら返信する場合、改行がないとちょっと見にくいです。
もっとも、TPOってものがあり、いつでも改行すればいいというものでもありませんね。たとえば、自分が書いた文章をそのまま何かに貼り付けて利用してもらう場合は、改行なしの方が相手にとってはありがたいでしょう。またケータイでは改行なしの方がいいかもしれません。
さらに、シグネチャ(署名)は、手紙のように右下に書く必要はなく、左詰めで書きます。自分が書いたメールの書式が相手にも同じように表示されることはないからです。これと同じように、段落も一マス空けるのではなく、一行空けて書くのがルールだそうです。
(2)CCとBCC(ランキング5、6位)
案外わかってないように感じるのがこれ。
CCはカーボンコピー、BCCはブラックカーボンコピー。
CCは、同じ内容のメールを複数の人に送る際、「あなたに送ったメールを○○さんにも送りましたよ」ということを明らかにする場合に使います。
一方、BCCは、CCと同じように同じ内容のメールを複数の人に送る際、送信先には、送信先以外の誰に送ったか知らせる必要がない場合に使います。また送信者がたくさんいて、メールアドレスを表示したくない場合にも利用できます。この場合には、送信先は空欄にするのではなく、自分のアドレスを書いておくのがいい、と「勉強」しました。
メールを使うことが多くなった現在。
送ればいいということではなく、それなりのルールを知っておく必要があるでしょうね。
今朝の何でもランキングは、困ったビジネスメールでした。
このブログを読んでいるゼミ生、ゼミOBの皆さん、知っておくと参考になりますよ。
というわけで、まず、ランキングと日経のコメントをそのまま紹介します。
1 件名がいつまでも「Re:○○○」のまま(225)
→主題が変わったら件名は書き換えた方がよい
2 件名が空欄になっている(175)
→内容が不明なうえ、迷惑メールと思われる可能性も
3 メールの返信が常に遅い(162)
→仕事が遅いと思われる。多忙ならその旨だけでもまず返信
4 本文に改行がなく、読みづらい(151)
→1行は「長くても35字程度」を目安に
5 「CC」の多用で関係のないメールが増えた(131)
→「とりあえず全員に」は再考して必要な人だけに送信
6 「CC」送信でほかの送り先がわかってしまった(126)
→信頼を失いかねない。「BCC」との使い分けが必要
7 大量のデータを了解なく送信してくる(116)
→大容量のデータは送信する前に相手の処理容量を確認する
8 必要以上に「開封確認要求」をつけて送信してくる(105)
→受信者がうっとうしく感じることも。急ぐなら電話で確認
9 近くの席にいるのに社内メールだけで用事を済ませる(104)
→謝罪や一言で済むことは口頭で。コミュニケーション不足の一因にも
10 「お知らせ」「先日の件」など件名が抽象的(103)
→件名はいつ、何の、どのような趣旨のメールなのか簡潔に書く
パソコンをインターネットにつないで利用する環境になった頃(1990年代半ば頃だったかな)、毎月講読していた雑誌がありました。「Win PC」と「net navi」(くしくも、どちらも日経BP。なお、「net navi」は現在休刊中)。前者ではハードウェア、後者ではソフトウェアやインターネットについての情報を得ておりました。
これらの雑誌、とくに「net navi」では、メールの書き方について特集することが多く、「メールの流儀」は、この雑誌で勉強しました。
さて、上記のランキングで、「うんうん、そうだよなー」と感じていることをいくつか。
(1)本文の改行(ランキング4位)
net naviでは、メールは通常の手紙とは違って、切りのいいところで改行する、と書かれていました(目安は、やっぱり35文字程度だったような)。その理由は、相手のメーラーがいつも全画面で表示されているわけではない、返信を求める際、引用文(>が付く)がわかるようにする、など。
改行がないと読みづらいということは感じませんが、引用しながら返信する場合、改行がないとちょっと見にくいです。
もっとも、TPOってものがあり、いつでも改行すればいいというものでもありませんね。たとえば、自分が書いた文章をそのまま何かに貼り付けて利用してもらう場合は、改行なしの方が相手にとってはありがたいでしょう。またケータイでは改行なしの方がいいかもしれません。
さらに、シグネチャ(署名)は、手紙のように右下に書く必要はなく、左詰めで書きます。自分が書いたメールの書式が相手にも同じように表示されることはないからです。これと同じように、段落も一マス空けるのではなく、一行空けて書くのがルールだそうです。
(2)CCとBCC(ランキング5、6位)
案外わかってないように感じるのがこれ。
CCはカーボンコピー、BCCはブラックカーボンコピー。
CCは、同じ内容のメールを複数の人に送る際、「あなたに送ったメールを○○さんにも送りましたよ」ということを明らかにする場合に使います。
一方、BCCは、CCと同じように同じ内容のメールを複数の人に送る際、送信先には、送信先以外の誰に送ったか知らせる必要がない場合に使います。また送信者がたくさんいて、メールアドレスを表示したくない場合にも利用できます。この場合には、送信先は空欄にするのではなく、自分のアドレスを書いておくのがいい、と「勉強」しました。
メールを使うことが多くなった現在。
送ればいいということではなく、それなりのルールを知っておく必要があるでしょうね。