凡事の徹底－３：会議の開催！

おはようございます。株式会社ティオ代表、motown21主宰の山本です。
今日は、凡事の徹底ー３：会議の開催！、です。

仕事を進めていくうえで「会議」は付きものだ。どうだろうか、労働時間の一割近くが会議や打ち合わせ、ミーティングなどに使われているのではないだろうか。

職場の会議には、全体会議から始まって、自分が所属している部門（部署）会議や職種別会議、職能別会議など一人平均３つ以上は何らかの会議に出席していると思う。

会議に使われている時間を週２時間、年間の勤務日数240日、平均年収３20万円、社員数10人の場合、会議に費やされる額を計算すると、次のようになる。

　・年間会議金額：173万円（年収の5.4％）
　・年間会議日数：130日

この数字、どう判断すべきかは、読者の方に任せるが、車検台数に換算すると約49台（台当たり工賃3.5万円の場合）、中古車販売では約12台（台当たり粗利15万円の場合）に相当する。

ややもすると１か月の実績に相当する。これだけの費用と日数を費やして開催する会議は、だらだらと行うのではなく、要領よく短時間で終わる会議が望ましい。長くても90分だろう。

にも関わらず会議の生産性が低いのが現状ではないだろうか。それは、会議の凡事が徹底されていないからである。

会議の凡事とは、
　１．会議テーマの事前連絡
　２．会議の目的と討議議題の事前連絡
　３．会議に臨む参加者の準備の事前連絡
こうしたアジェンダを少なくても10日以上前に作成し、配布しておくべきである。

また、出席するメンバーは、上記の「１」から「３」を確認し、自分がどのような意見を伝えるべきかを箇条書き的にまとめておくことである。このような、事前準備が万端整ってこそ、生産性が高い会議の前提が揃ったことになる。

もう一つ凡事がある。それは、会議参加者の持参品だ。会議に手ぶらで参加するメンバーがいる。これは、珍しいことではなく、ごく普通に見かける光景である。

少なくても、
　４．メモノート
　５．筆記具
　６．電卓
　７．会議ファイル（過去の議事録ファイル）
は、持参のうえ参加すべきである。これも大事な凡事である。こうした会議ツールを持たないで参加するのは、心構えができていないし、議題に対する考えをまとめていない証である。それ故に、だらだらと会議を進めなくてはならないことになる。

会議は、意見を述べる場であると同時に、議決する場でなくてはならない。会して議して決するから会議なのだ。会議をムダなコストにしないためにも、凡事の徹底が必要だ。


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