私は積極的にファックスを使うことはほとんどない。しかし先方から「ファックスで返事が欲しい」などと指定がある場合はやむなくファックスを使っている。だからまだ自宅にはファックス付電話機がある。
一方私が事務局を務める学会の方は、インターネット経由でパソコンでファックスを受信する方法を導入している。利用しているのは、NTTコミュニケーションズのBizFAXというサービスだ。
受信したファックスを複数の人間が別々のパソコンで見ることができるので、便利なのだが、ちょっと不便なことがある。それは何かというと添付ファイルを見る場合、その都度ファイルを開かないと見れないことである。着信ファイルの中には目を通すだけで私は放置しておいてもよいものがあるので、もっと簡単に添付ファイルの中身を見る方法はないか?と思っていたところ、エバーノートで受信する方法を思いついた。
エバーノートでファックスメールを受信すると添付ファイルがエバーノートの個々のノートに自動的に展開する。これだとたちどころに中身が分るので処理速度が向上する。
エバーノートにファックスを自動転送する方法は簡単だ。メールソフトの「仕訳機能」を使い、条件を満たすメールをエバーノートのアドレスに 転送するように設定するのだ。
こうしておくと、「見落とし」や紙のファックスのような散逸がない。もっとも過信は禁物と思い、時々BizFaxのストレージも確認しているが、今のところ転送漏れはないようだ。事務処理の効率化にホームランはない。小さな改善をコツコツ積み上げるしかないのである。そしてやや意外なことに私はこのようなことが嫌いではないのである、ということが最近分ってきた。