職場などで離席をする際に、他人にパソコンを覗かれないようにパスワードをかけて離席する場合があります。この時簡単にパスワードがかけられる様に、「ロック用のショートカットアイコン」を作製しておくと便利です。 ● デスクトップにパソコンロック用のアイコンを作製する。 デスクトップ上の何もないところで右クリック 「新規作成」 → 「ショートカット」 → ダイアログボックスが表示される → 「項目の場所を入力してください」 ボックスに ≪rundll32.exe user32.dll,LockWorkStation≫ と入力 → 「次へ」 → 任意にアイコンの名前を入力し → 「完了」
【注】 事前にパソコンに 「ログインパスワード」 を設定しておきます。
（このアイコンがデスクトップに作成される。これをダブルクリックすると、パスワードの入力が面が表示される。）
ウイルス対策の面から、メールソフト（OE）のプレビューは非表示にしておいた方がベターです。 ホームページ閲覧と同様、HTMLメールの場合プレビューしただけでウイルスに感染することがあります。
プレビューが表示されるようになっていると、うっかりして開くはずではなかったメールをクリックしてしまったり、又不要なメールを削除する際には、どうしても当該メールをクリックしてから削除することになりますので、否応なしにプレビュー表示されてしまいます。
メールのプレビュー非表示にすることにより、これらの不都合な操作を避けることが出来ます。
プレビュー非表示後は、開きたいメールはダブルクリックして見ることになります。
■ メールのプレビューを非表示に設定する。
① 【Outlook Express】
メールソフト（OE）のメニューバー 「表示」 → 「レイアウト」 →（ダイアログボックス）の ＜プレビューウィンドウを表示する＞ のチェックを外し →「OK」
② 【Windows Live メール】
メールソフト（Windows Live メール）のメニューバー 「表示」 → 「プレビューウインドウ」 →＜オフ＞
※ この記事はWindowsXPを対象としたものであり、Windows7では下記サイトをご参照ください。
http://bit.ly/RWRe2N
パソコンのセキュリティ対策は限りなく続きます。Windowsには 『セキュリティセンター』 と言う機能があり、これを活用することで比較的簡単にセキュリティ対策を講じることが出来ます。 『セキュリティセンター』 とは、Windows XPが今どのようなセキュリティ状態になっているかを一目で把握できる、いわば「管制塔」の役目を担っています。 『セキュリティセンター』 では次の３項目について、監視や設定を行うことが出来ます。
★ファイアウォール・・・（ファイアウォールの有効性を表示）
★自動更新・・・・・・・（Windows Updateの自動更新の状況を表示）
★ウイルス対策・・・・・（ウイルス対策ソフトの状況を表示）
● 『セキュリティセンター』 を開く。 「スタート」→「コントロールパネル」→
『セキュリティセンター』
『セキュリティセンター』では、これらが良好なら「青色」、注意が必要なら「黄色」、危険は「赤色」で注意を促します。この３項目が全て青色で【有効】と表示されていれば、基本的なセキュリティ対策は施されていると考えることが出来ます。
★ファイアウォール
〔ファイアウォールの有効性を表示します。〕 ファイアウォールは、パソコンと外部との境界線に置かれた防火壁のことです。ファイアウォールを設置することにより、無許可のユーザーがネットワークやインターネットを介して、自分のパソコン内のデータにアクセスするのを阻止することが出来ます。
一般的に市販の 「ウイルス対策ソフト」 にはファイアウォール機能も付加されており、「ウイルス対策ソフト」 を標準でインストールすると、このファイアウォール機能も有効になります。
これとは別に、WindowsXP(SP2) には「Windowsファイアウォール」という機能が既に搭載されております。 しかし、市販のウイルス対策ソフトと同時にこれを機能させておくと、不具合を起こす場合があります。 この場合、一般的には 「Windowsファイアウォール」の方を ＜無効＞ にします。
※ 別途、市販のファイアウォールがインストールされている場合、『セキュリティセンター』→ 「Windowsファイアウォール」を開き ＜無効＞ にチェックを入れます。
★自動更新
〔Windows Updateの自動更新の状況を表示します。〕 この自動更新が「有効」になっていると、Windowsのセキュリティホールを防ぐために必要な重要度の高い ＜更新プログラム＞ が、今現在 「マイクロソフト」 の Web サイトに提供されているかどうかが定期的に確認されます。 新しい ＜更新プログラム＞ がマイクロソフトより提供されておれば、自動的にダウンロードおよびインストールされます
『セキュリティセンター』→「自動更新」を開き、ダウンロードおよびインストールの日時を設定しておきます。
★ウイルス対策
〔ウイルス対策ソフトの状況を表示します。〕 ウイルス対策ソフトがただインストールされているだけでは不十分です。 ウイルス対策ソフトがパソコン内のファイルを自動的にスキャンし (リアルタイムスキャン）プログラムが常時 「最新のウイルス定義ファイル」 に更新されるように設定しておかなければなりません。 【有効】の表示が無い場合は、別途各自インストールしている「ウイルス対策ソフト」 を開いて設定しなければなりません。
※ 『セキュリティセンター』は、これらの現在の状態を追跡し、最新のプログラムでない場合やプログラムが実行されていない場合には、上記の （青・黄・赤）の信号によりユーザーに通知します。
Eメールの形式に 「テキストメール」 と 「HTMLメール」 があります。 「テキストメール」とは、 文字データのみのメールのことで文字の大きさや色などの装飾は出来ませんが、どのようなメールソフトの環境でも受信できるシンプルなメール形式です。 「HTMLメール」とは、ホームページを記述するための言語（HTML）で書かれたメールのことです。
テキストメールでは不可能な （文字の色付け・フォントサイズの変更・画像の埋め込み・表の使用） など、ワープロ文書のような表現が可能となります。 よく （ホームページを見ただけでもウイルスに感染することがある） などと言われます。
「HTMLメール」 は、同じホームページを記述するための言語（HTML）で書かれておりますので、当然メールの中にウイルスが忍び込んでいる危険性があると言うことです。 Windows のセキュリティホールが塞がれていない場合、HTMLメールを開いたと同時にウイルスに感染する危険があります。
ホームページを閲覧する場合でしたら、（ウイルスが忍び込んでいるかもしれない危険なページには近寄らない） ように気をつけることが出来ますが、HTMLメールの場合はそのメールを開いて見なければ、危険かどうかの判断が付かないことが多いと言えます。
メールとは（紙の手紙がそうであるように） 本来 「要件」 を相手に伝達するための手段であり、文面の装飾は必要のないものです。 「表」 などのファイルを送る場合は、メールの中に 「表」 を書き込むのではなく、添付ファイルとして送るのが本来の形です。
特にビジネスでは、相手に多大な迷惑をかけてしまい、引いては （取引停止になる） なども起こり得ます。 HTMLメールは絶対避けなければなりません。 又、受信する側も「HTMLメール」 は 「テキストメール」 に変換して受信するなど、気をつけなければなりません。
メールソフト（OE）の初期設定では 「HTMLメール」 として設定されておりますので、そのような危険性を感じずに利用されている人も多いことでしょう。 セキュリティ観点から、通常は 「テキストメール」 に設定変更しておきます。 真に「HTMLメール」が必要な場合、一時的に変更することは簡単に出来ます。
● 「HTMLメール」 から 「テキストメール」 へ設定変更する。
≪送信の設定≫
・ メールソフト「OE」のメニュー「ツール」→「オプション」→「送信」タブ→（メール送信の形式欄）＜テキスト形式＞ にチェックを入れる。
・ 「送信」タブ→（送信欄） ＜受信したメッセージと同じ形式で返信する＞ のチェックを外す。
≪受信の設定≫
・メールソフト「OE」のメニュー「ツール」→「オプション」→「読み取り」タブ→＜メッセージはすべてテキスト形式で読み取る＞にチェックを入れる。
● メール作成時、一時的に「テキストメール」から「HTMLメール」へ変更する。
「メッセージの作成」ウィンドウのメニュー「書式」→「リッチテキスト（HTML）」にチェックを入れる。
これで 一時的に 「HTMLメール」 を作成することができる。
Wordの図形描画から「オートシェイプ」や「テキストボックス」を使おうすると、自動的に ＜描画キャンパス＞ が表示されます。＜描画キャンバス＞ を使うと複数の図を一枚の図としてグループ化し、移動やコピー、拡大、縮小などと利用することができます。 しかし、一般的にはあまりそのようなケースは少なく、多くは一枚ずつの図やテキストボックスを処理するケースが多いでしょう。 「Delete」キー又は「Backspace」キーを押すと、描画キャンパスはすぐに消去することができますが、毎回表示されるのも目障りなものです。 そんな時には最初から ＜描画キャンパス＞ が表示されないように設定しておきます。 ● ＜描画キャンバス＞ を非表示にする。
Wordのメニューバー「ツール」→「オプション」→「全般」タブ→『オートシェイプの挿入時、自動的に新しい描画キャンパスを作成する』のチェックを外し→「OK」
Outlook Express のアドレス帳を使ってメールを送信すると「宛先」に相手の名前が呼び捨ての状態で表示されます。 宛先がアルファベット表記やメールアドレスだけの場合なら敬称がなくてもあまり違和感はないと思いますが、漢字表記の場合は『敬称』がないと違和感を感じる人もいると思います。 考え方として（本来「宛先」欄や「CC」「BCC」 はメールを届けるための意味合いであり、本文に宛先や敬称をきちんと書けば良い） とも言えますが、送信相手が目上の方であったり顧客や取引先の場合、やはり気になるものです。そのような相手方には、アドレス帖への登録時点で 『敬称』 を入れておけば安心です。 ● 既に登録済みのアドレスにの表示名に『敬称』を入れる。 「OE」 のツールバー 「アドレス帖」 → （アドレスの一覧） → 変更したいアドレスをダブルクリック → 「○○ のプロパティ」 画面 → 「名前」タブ →≪表示名の名前の後に敬称を入れる≫
【注】 「表示名」の左に「敬称」欄がありますが、ここに（様）や（殿）を入れても表示されません。 聞くところによりますと、「敬称」欄は欧米において（学位や爵位）などを書き込むところで、自分で単に確認をするところのようです。
ホームページを閲覧中文字が小さすぎたり大きすぎたりして読みづらい時は、メニューバーの「表示」→「文字のサイズ」で （最大、大、中、小、最小） へ変更して読むことが出来ます。
しかし、この設定変更の操作では文字の大きさを変えることの出来ないように作られた、Web ページもあります。 その場合は、次の操作で強制的に「文字サイズ」を変えることが出来ます。 ● 「文字サイズ」を強制的に変更する。 変更したい Web ページを表示して→メニューバーの「ツール」→「インターネットオプション」→「全般」タブ→「ユーザー補助」→（ユーザー補助ダイアログボックスが表示される）→『 Web ページで指定されたフォントサイズを使用しない』 にチェックを入れ→「OK」→「OK」
※ この設定により 「文字サイズ」 を変更できなかったWebサイトも、変更が出来るようになります。 これ以降すべてのWebサイト閲覧にこの設定が影響してきますので、必要がなくなったら又チェックを外して元に戻しておきます。 【注】 このままの設定では、かえって読みづらくなる Web サイトもありますので、元に戻す際のこの手順を忘れないようにして下さい。
Excel で文書作成をする場合も多いと思います。 箇条書きなどを作成するとき、Word と同じように行頭を下げて階層を作ると、文面が分かりやすくなります。字下げの際、意外に使われていないのが Excel のインデント機能のようです。 もちろん、スペースキーで空白を入れて字下げすることは出来ますが、後々階層を変えたりなど修正をする時は面倒になります。 Excel にも Word などと同様に行頭をワンタッチで下げる 「インデント」 の機能がありますのでこれを使うと便利です。 使い方は Word と同じ要領です。 行頭を下げたいセルを選択しツールバーの 「インデント」ボタンを押します。 同じ階層にある複数のセルを字下げするときは 「Ctrl」 キーを押しながら字下げしたいセルをクリックして選択し→「インデント」 ボタンを押します。 字下げを元に戻すときも Word と同様 「インデント解除」ボタンを押します。
巷にはカタカナ語があふれております。 文書を作成する際、時には「カタカナ語」ではなく「英文字」そのものを記載した方が見やすい場合もあるでしょう。
IME日本語システムの 『カタカナ語英語辞書』 を使うと、英単語を入力したい時に通常発音するように入力して、簡単に英文字に変換することが出来ます。
例えば、「こんふぃぐれーしょん」 と入力して変換すると、「configuration」 と正確な英単語が表示されますので、スペルを気にする必要もありません。
● 『カタカナ語英語辞書』設定を行う
言語バー（IME日本語入力システム）の「プロパティー」→「辞書/学習」タブ→『Microsoft IMEカタカナ語英語辞書』にチェックを入れ→「ＯＫ」
電子メールは送信ミスが起こりやすいものです。 しかも、言うまでもなく一度送信したメールを取り戻すことは不可能です。 メールソフト（ＯＥ）の初期設定で社「送信」ボタンを押せば＜直ちに送信する＞ように設定されております。 この設定を変更して送信する前にもう一度内容の見直しが出来るようにしておくことが、特に仕事上ではベターではないでしょうか。又、「ＣＣ」や「ＢＣＣ」の取扱にも充分注意しなければなりません。 ● ＜直ちに送信する＞ の設定を変更して一旦『送信トレイ』に保存する （１） メールソフト（ＯＥ）のメニュー「ツール」→「オプション」→「送信」タブ→＜メッセージを直ちに送信する＞のチェックを外し→「ＯＫ」
（２） 「オプション」→「全般」タブ→＜新着メッセージをチェックする＞ チェックを外し→「ＯＫ」
※ ＜新着メッセージをチェックする＞にチェックを入れて（○○分ごと）に数値を入力した場合、ここで指定した（○○分）の間隔で自動的に受信されますが、同時に「送信トレイ」に保存されているメールも自動的に送信されることになります。 したがって、（１）で＜メッセージを直ちに送信する＞のチェックを外している場合は、多少面倒ですが、「送信トレイ」に保存したメールを送信するときは、あらためて≪送受信≫ボタンを押すことになります。 こうすることにより、何度でもメールの内容や宛先を再点検し修正することが可能となります。
