＜097＞ パソコン内のファイル検索を「インデックス」で高速化する

パソコン内には自分で保管したファイルを含め大量のデータが格納されております。その中からファイルを見つけるのは結構大変な作業です。すぐに探し出すのが困難だと思ったらパソコンに付随している 『検索』 機能を使ってみます。　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「スタート」 → 「検索」

初期設定のままで検索を行うと、指定した検索範囲内にあるファイルをくまなく探していくため検索が完了するまでかなりの時間を要してしまいます。Windows XP の「インデックス サービス」を利用すると、検索の速度をアップすることが出来ます。次の図の通り 「設定を変更」 を行います。　　

「設定を変更する」→「インデックスサービスを使う」

 

インデックスサービスを有効にしますか？→「はい」→「OK」

※ 　インデックスサービスとは、パソコンに格納されているファイルからキーワードを抽出して（インデックス「索引」）を作成、データベースを構築する機能です。 （Windows Vista では、この機能が最初から設定されております。） この作業は、パソコンで他の作業していないときに、自動的にパソコン内にあるファイルやフォルダの （インデックス「索引」） が作成されます。　 このサービスを有効に設定した最初の段階は、作業の終了にある程度の時間がかかります。　一度作業が完了すれば、あとは追加・変更のあったファイル情報のみ、追加・変更されていきます。

 ※　インデックスを使った検索技術は、『Googleデスクトップ』検索（当ブログ＜036＞にて紹介）においても利用されております。『Googleデスクトップ』検索は、インターネット検索と同じ感覚でパソコン内のファイルも同時に検索されるものです。

＜096＞ 応答しないソフトを「タスクマネージャ」から終了する

 

画像編集ソフトなど多くのメモリを消費するアプリケーションを複数起動したりすると、マウスやキーボードの操作を受け付けなくなることがあります。無理にソフトを終了させようとするとますます深みに入ってしまい、電源をも切ることが出来なくなるケースも生じます。マウスやキーボードが受け付けなくなった時には 「タスクマネージャ」 を起動します。

● 「タスクマネージャ」 から 『応答なし』 のアプリケーションを終了する。

タスクバーを右クリック → 「タスクマネージャ」 →「アプリケーション」タブ → 『応答なし』 と表示されたアプリを選択 → 「タスクの終了」 をクリックします。　

 

※ 「タスクマネージャ」の＜タブ＞が表示されない場合は、「タスクマネージャ」のウインドウの縁をダブルクリックすると「アプリケーション」タブが表示されます。

＜095＞ ファイルの 「サイズ」 と 「ディスク上のサイズ」 の違い

 

 デジカメで撮った写真を電子メールで送るとき、気になるのがその写真のファイルサイズです。又Word文書などを添付ファイルとして送る場合もそのサイズが気になります。 ファイルサイズを簡単に調べるには、ファイルの上で右クリック→「プロパティ」を開くと、そこにサイズ情報が表示されます。　しかし、そこには 「サイズ」 ＆ 「ディスク上のサイズ」 の２種類のファイルサイズ情報が表示されております。

 

この表示の違いは、ファイルそのものの大きさと、そのファイルを保存した場合の大きさの違いから来ております。パソコン内でデータを格納する場合は、一定の区画 「セクター」 を作ってそこに保存されます。 例えば、「セクター」 と呼ばれる５０個のみかんが入る（みかん箱）があり、そこへみかんを保管する場合を考えて見ます。１０個のみかんを保管する場合も５０個のみかんを保管する場合も、「みかん箱」の大きさには変わりはありません。 「サイズ」 ＆ 「ディスク上のサイズ」の違いは、みかんの個数の合計が 「サイズ」 であり、そのみかんを（みかん箱）に入れた状態が 「ディスク上のサイズ」 と言うことになります。 １０個のみかんを格納する場合でも、一つの（みかん箱）が必要ななりますから、この場合「サイズ」 は小さくても 「ディスク上のサイズ」 は大きいと言うことになります。 ※ メールに添付するファイルの大きさは「サイズ」を見れば良いことになります。

 

＜094＞ 写真を貼り付けた Wordファイル のサイズを縮小する

　

写真を Word に貼り付けて、文書を作成しりする場合、デジカメで撮ったままの状態で貼り付けたりすると、Word そのもののサイズも大きなものになってしまいます。 又、何枚も写真を貼り付けるような場合、いちいちサイズ縮小をしてから貼り付けるのも面倒なものです。　貼り付けた後、Word 上の写真をまとめて一気にサイズ縮小すると便利です。

● Word に貼り付けた画像をまとめてサイズ縮小する。 Word ファイルを開く → メニューの「ファイル」 → 「名前をつけて保存」 → ＜ダイアログボックス＞の「ツール」 → 「図の圧縮」 → ＜ダイアログボックス＞ 解像度の変更 → （Web/画面） 又は （印刷） にチェックを入れる → 「OK」 → ＜図の圧縮 ダイアログ＞ → 「適用」 → （ファイル名を記入する）・・・元のファイルとは別の名前をつけて保存します。

※ Wordファイルを印刷する場合と、Webで見る場合とでは解像度が違ってきますので、その用途に合わせてチェックを入れます。　 パソコンで見るだけならサイズの小さい「Web/画面（W）」で十分ですが、印刷する場合は少し大きめのサイズで圧縮される「印刷（P）」にチェックを入れて保存します。

● 「印刷用」と「Web用」それぞれの圧縮結果を見る。

↓写真を右クリック → 「プロパティ」

↓元の写真サイズ（3.24MB）

↓印刷用として圧縮したサイズ（2.40MB）

↓Web用として圧縮したサイズ（640KB）

 

＜093＞ メールに添付する写真を手早く素早く縮小する

 昨今のデジタルカメラは、高画素数のものが比較的安い価格で購入できることもあり、ますます多くの人たちに利用されるようになりました。それにつれて写真をメールでやり取りすることも多くなってきました。 メールに写真を添付して送る際、もっとも悩むのはそのサイズの大きさです。

一般的に通信環境がブロードバンドであれば、（２MB～３MB）位のサイズでもそれ程無理することもなく送受信は出来るようです。 しかし、それぞれにパソコン本体の環境の違いもありますので、添付する写真は出来るだけ小さいサイズで送受信することが好ましいと言えます。

そこで 「画像処理ソフト」 などを使って写真のサイズ変更をすることになるわけですが、これらのソフトも使い慣れないと、結構面倒に感じるものです。　そんなときには Windows  の基本機能を利用して簡単に写真のサイズ変更を行い、メール送信することが出来ます。

★ Windows 7

画像を右クリック→「送る」→「メール受信者」→＜添付ファイルダイアログボックス＞→＜サイズ指定＞

★ Windows XP

１．「マイドキュメント」など写真の保存先フォルダを開きます。

２．メールに添付する画像ファイルを選択して → 左側のメニューに表示される 〔ファイルとフォルダのタスク〕 から ＜このファイルを電子メールで送信する＞ を選択します。

※ 左側のメニューが 「エクスプローラ」 表示の状態になっていたら、ツールバーの 「フィルダ」アイコンをクリックすると下記の画面に変わります。

 ※ 複数の写真ファイルを一度にサイズ変更して添付したい場合は、「Ctrl」キーを押したまま添付したいファイルをクリックしていきます。

３．次の画面が表示されますので ＜イメージをすべて小さくする＞ を選択して「OK」ボタンを押します。

又＜詳細オプションの表示＞（上記青枠部分）をクリックして、「小・中・大」 の３通りのサイズを選ぶことが出来ます。写真をパソコンで観るだけでしたら「小」でまったく支障はありませんが、受信相手が送った写真を印刷する場合には「大」にして送ると、「はがきサイズ」でしたらより綺麗な印刷が出来ます。

４．「メッセージの作成」画面が立ち上がり、サイズの自動修正された写真ファイルが添付されます。

 

 

＜092＞ アドレス帳（Outlook Express）への自動登録を止める

 

受信したメール (Outlook Express) の「返信機能」を使って返信すると、その「宛先」アドレスが自動的に 「アドレス帳」 に登録されます。　これは Outlook Express（OE） の初期設定で、この機能が＜有効＞に設定されているためです。

初期設定のままこれを利用すると、登録の必要のないアドレスまで自動登録されてしまいます。又、こうして登録された 「アドレス帳」 を開いてみると、受信メールの名前がメールアドレスになっていた場合、単にアルファベットのメールアドレスだけが表示されてしまいます。　 これでは 「アドレス帳」 を開いても、誰のアドレスかを即座には判明出来ませんので、かえって 「アドレス帳」 の内容が分かりにくくなったりいたします。　「アドレス帳」 は面倒でも手作業で登録したほうが、使い勝手の面からはベターではないでしょうか。

●「アドレス帳」の自動登録機能を 「無効」 にする。

ＯＥのメニューバー 「ツール」 → 「オプション」 → 「送信」タブ→ 『返信したメッセージの宛先をアドレス帳に追加する』 のチェックを外し→「ＯＫ」

　　 ※ 特定のアドレスのみを登録したい場合には、当該メールを右クリック→ 『送信者をアドレス帳に追加する』 を選択すれば、自動登録と同じようにアドレスだけを登録することが出来ます。

又、ＯＥ画面左下の＜連絡先＞リストのコーナーに、ドラッグ＆ドロップすることでも登録することができます。

※ アドレスのみが登録された「アドレス帳」に後で名前などを追加するには、「アドレス帳」を開き当該アドレスをダブルクリック→「名前」タブ→名前の「表示名」を書き直します。