＜121＞ クイック起動バーに項目を追加する

 　　

クイック起動バーはタスク バーに表示され、1 回のクリックで Windows のデスクトップの表示やクイック起動バーに登録されているアプリケーションを起動することができます。又、クイック起動バーには、よく使うプログラムやファイルやフォルダなどを、あらたに追加して置くことも出来ます。

● タスク バーにクイック起動バーを表示するには

タスク バー上で右クリックし、ショートカット メニューの 「ツール バー」→「クイック起動」をクリックしてチェックを入れます。

 ※ クイック起動バーを表示しないように設定するには、上記のチェックを外します。

● クイック起動バーに項目を追加するには

例えば、デスクトップに置かれたマイコンピュータのアイコンをクイック起動バーのところまでドラッグすれば追加されます。
プログラムを追加するには、「スタート」ボタンから「すべてのプログラム」を開き、追加したい項目をクイック起動バーにドラッグします。

● クイック起動バーの位置を移動したり、幅を変更するには

クイック起動バーの位置や幅を変更するには、タスク バーを固定する設定を無効にする必要があります。タスク バー上で右クリックし、ショートカット メニューの 「タスク バーを固定する」をクリックして、チェックを外してから位置や幅を任意に変更します。 

 

● クイック起動バーからアイコンを削除するには

削除するクイック起動バー上のアイコンをで右クリックし、ショートカット メニューの 「削除」をクリックします。

＜120＞ 「音声認識データを保存する」のメッセージの処理（２）

 

前回 ＜119＞ に続き、新たに作成する新規文書のすべてに「言語データを埋め込まない」設定にするには、Wordテンプレートの初期設定を下記の通り変更しておきます。
（Wordの新規文書を立ち上げたときには、Normal.dot というテンプレートが読み込まれますので、このテンプレートの設定を変更しておきます。）

●　新規文書のすべてに「言語データを埋め込まない」設定にする。

1. Word は終了しておきます。

2. 「スタート」→「スタートメニュー」→＜Ctrl＞キーを押したまま 『Word』を起動します。

3. 次のメッセージが表示されるのではいをクリックします。

4. Word がセーフモードで起動される→「ファイル」 →「開く」

5. 「ファイルを開く」ダイアログ→「ファイルの種類」→＜文書テンプレート＞ を選択します。

6. ＜ファイルの場所]＞を指定します。
Documents and Settings→<ユーザー名>→ApplicationData→Microsoft→Templates

7.  ＜ファイル名＞ Normal.dot を選択しこれを開きます。

8. 「ツール」メニュー→「オプション」→「保存」 タブ→＜言語データを埋め込む＞のチェックボックスを外し「OK」 ボタンをクリックします。

9. 「上書き保存」 しWord を終了します。


以上の操作により、Word 新規文書からあらたに文書ファイルを作成する際は、自動的に（言語データを埋め込む）設定がオフになります。


※ ただし、過去に作成した文書を開き編集する場合は、必要に応じて ＜言語データを埋め込む＞ のチェックボックスを手動でオフにする必要があります。

＜119＞ 「音声認識データを保存する」のメッセージの処理（１）

 

Word 文書を保存する時（または自動保存設定をしている時）、次のようなメッセージが表示される場合があります。

（クリックすると拡大されます）

◎ Word2002の場合
　「録音された音声認識入力や、修正候補のようなデータなしで文書が保存されました。」

◎ Word2003の場合
　「文書は保存されましたが音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました。　　録音していないときは、必ずマイクをオフにしディスクで利用できる記憶域を確認してください。」


≪これらのメッセージが表示される理由≫

Word 文書を保存する時、「音声入力データ」や「手書き入力データ」も保存することができるようになっています。この機能によりファイルを一旦保存して再度開いた後でも、以前に入力した文字の修正候補を表示させることができます。Word の標準設定では、これらの言語データを保存するように設定されています。

* 音声入力データ・・・・マイクなどを通して音声で Word 等の文書に入力したもの
* 手書き入力データ・・・・日本語入力システムのIMEパッド等を使って手書き入力したもの

一方 Word の標準設定では、一定時間ごとにファイルの不正終了などに備えて「自動バックアップ」が行われるようになっていますが、この時これらの「言語データ」が非常に大きなサイズになってしまうことがあります。

これらのデータを含めて文書を保存しようすると、保存容量が大きくなってしまいます。この時 Word は自動的に「音声入力データ」や「手書き入力データ」を含めずに保存しようとするので、このメッセージが表示されるのです。

一般にはこれらの「言語データ」はあまり利用されないことが多いと思います。
「言語データ」を埋め込まない設定にすることにより、このメッセージを表示させないようにすることができます。



●　「言語データを埋め込まない」設定に変更する

文書に言語データを埋め込む必要がない場合は、文書ファイルごとに以下の設定変更をします。

◎ Wordのメニューバー「ツール」→「オプション→「[保存」→＜言語データを埋め込む＞のチェックを外し→「OK」

以上の操作により、現在作業をしている文書ファイルへの言語データは保存されなくなります。
したがって、上記のメッセージは表示されません。

【注】上記の設定は、現在作業を行っている文書ファイルのみに有効な操作です。
新規に文書を作成する場合には、上記の設定はまた元に戻りますので、その都度設定変更を行う必要があります。


・・・・・言語データを埋め込む必要がある場合は・・・・・

「自動バックアップ機能」の解除によって、頻繁にメッセージが表示されるのを防げます。
◎ メニューバー「ツール」→「オプション」→「保存」→ 自動バックアップ＞ チェックを外し→「OK」

以上の設定により、自動的に文書保存が行われないため、メッセージが表示されずに作業を行うことができるようになります。しかし「自動バックアップ機能」は万一のときに大いに役立つものです。

※ 又マイクを通して入力した文書の場合、「言語データを埋め込む」のチェック ボックスが「オン」の状態であれば、文書の修正を行なう際に音声を再生することができます。

※ 「自動バックアップ機能」を有効のまま上記のメッセージを一切表示させないようにするには、Word テンプレート ファイルに対する初期設定値を変更する必要があります。・・・・・該記事ついては次回のブログに掲載予定です。

 

＜118＞ Word のグリッド線を上手に使って文面の体裁を整える

 

Word で文書を作成したとき、２ページ目に少しばかり文章がはみ出したりして何となく見っともない。そのような経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。１ページ内に収めてしまいたい場合は、次の方法で簡単に収めることが出来ます。

２ページ目にはみ出した文章を１ページ内に収める方法の一つは、『余白』部分を小さくする方法があります。今回は『余白』はそのままにして、＜グリッド線＞の設定変更により１ページ内に収める方法をご紹介します。


● ２ページ目にはみ出した文章を１ページ内に収める
　　（すべての画像はクリックすると拡大されます）

クリックすると拡大されます
（少しばかり文章が２ページ目にはみ出している）

通常、入力した文字は＜グリッド線＞に沿って配列される。どんなに小さな文字を入力しても＜グリッド線＞に沿って入力され、【行間】だけが広がってしまい体裁が悪い。これは＜グリッド線＞の間隔が（１ページあたりの行数）で決められているためです。

＜グリッド線＞を無効にすることにより【行間】を詰めることが出来るので、これを利用して２ページ目にはみ出した文章を１ページ内に収めるようにします。

Word 文書を表示して「ページ設定」→「標準の文字数を使う」にチェックを入れ→「OK」
（初期設定では「行数だけを指定する」にチェックが入っている。）

クリックすると拡大されます
（「標準の文字数を使う」にチェックを入れ直す）

これにより＜グリッド線＞が無効になり行間が詰まるので、１ページ内に収まる場合が多い。もし収まりきれない場合は『余白』で調整する。

クリックすると拡大されます
（２ページにはみ出していた文章が１ページないに収まった）

 

● 文章の１部分だけ＜グリッド線＞を無効にして体裁を整える

表題部分が長くなってしまい２行にまたがってしまった。
文字サイズが大きいため【行間】も広がってしまった。

クリックすると拡大されます
（表題部分の行間が広がってしまい見っともない）

表題部分の２行を範囲選択する→メニューバーの「書式」→「段落」→「インデントと行間隔」タブ→「１ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」のチェックを外し→「OK」

クリックすると拡大されます
（範囲選択した部分の＜グリッド線＞が無効になる）

クリックすると拡大されます
（結果として、表題部分の「行間」が狭まり見やすくなった）

 

＜117＞ 大切な受信メールを見落とさないために

 

受信メールには様々なものが含まれます。友人からのメール、仕事のメール、ダイレクトメール、登録したメールマガジンのメールなど等、毎日たくさんのメールを受信する人も多いでしょう。

多くのメールを受信しておりますと、うっかりして大切なメールを見落としてしまう危険があります。OEの機能を利用して、次のような方法で大切なメールの見落としが無いようにすることが出来ます。


● 受信メールの見落とし防止方法

１．後で読むために「印」をつけておく

（このメールは丁寧に読みたいのだけど、今は時間がなくてゆっくり読むことが出来ない。後で読むことにしよう。）と思った時には、そのメールに「印」を付けておきます。印の付け方には二つの方法があります。

★メッセージのフラグ

OEを開き、フラグ（旗）の印を付けておきたいメールを指定（クリック）して → メニューバーの「メッセージ」→「メッセージのフラグ」をチェックする。
これにより指定したメールにフラグ（旗）のマークが付きます。

★会話をマークする

この機能は本来別の目的で作られたものなのですが、「見落とし防止策」としてこの機能を活用します。「会話をマークする」を使うと指定したメールが赤色に変わります。

OEを開き、赤色で目立たせておきたいメールを指定（クリック）して → メニューバーの「メッセージ」→「会話をマークする」をチェックする。
これにより指定したメールの行が赤色に変わります。

※フラグか赤色のマークかのどちらか好きの方を使います。
　又、メールの種類などにより両方を使い分けしても良いでしょう。更に重要なものには、フラグと赤色のマークの双方を付けておくような使い方もあるでしょう。

重要メールにに「フラグ」を付け、更に「会話をマークする」でその行が赤色に変わった。
「会話をマークする」を使うと左端にメガネのマークが表示される。

 

２．受信した時点で、重要メールかどうかが判断できるように「メッセージルール」を設定する。

絶対に見落としてはまずい相手からのメールには、受信した時点で「色」が付いてくるように設定しておきます。「色」は１０種類以上の色を使うことが出来ますので、相手によって「色」の使い分けをします。

○今後「色」を付けたい受信メールを指定（クリック）→メニューバーの「メッセージ」→「メッセージからルールを作成」

色の設定を行った後の、次の受信メールから指定した「色」が付いてくる。

○次にルールの設定を行う。（例）

（１）ルールの条件を選択・・・・・・・・「送信者にユーザーが含まれている場合」
（２）ルールのアクションを選択・・・・「指定した色で強調する」
（３）ルールの説明・・・・・・・・・・・・・・「紫色を指定した」
（４）このルールに名前をつける・・・「marioからのメール」と名前をつけた。

 

○指定した色を設定する。

（３）の「ルールの説明」で「指定した色」をクリックすると次の画面が表示されるので、好きな色を設定する。