＜144＞ 外出（離席）の際、自動的に「返信メール」が発信されるようにする

大切な人や重要な取引先からメールを貰った場合などは、すぐに返事を出したいものです。又長時間返事を出さないと相手に不安や不信感を持たせることにもなるでしょう。

しかし、外出している時にメールを貰ってもすぐに返信することが出来ません。
そこで、自動的に返信のメッセージを送信することが出来るように、事前にOEに設定をしておくことが出来ます。

【注１】 自動返信を機能させるには、OE（Outlook Express）を起動しておくことが必要です。短時間の外出などには有効かもしれませんが、出張など長時間にわたるような場合には不向きかもしれません。
（ある程度限定した使い方になると思います。）

【注２】 この設定を行う際はメールアドレスと２つ用意し、自己宛の自動返信テストを行ってから本設定を実行した方が間違いないでしょう。

 

● 自動返信メールを設定する

１．自動返信用のメッセージを、下記「例」のようにメモ帳に作成して「マイドキュメント」など一定の場所に「名前を付けて」保存しておく。

  

２．ルールを設定する。

* OEメニュー「ツール」→「メッセージルール」→「メール」→「メール ルール」タブ→「新規作成」ボタンをクリック
* ＜送信者にユーザーが含まれている場合＞＜指定したメッセージで返信する＞にチェックを入れる
* ＜ユーザーが含まれている＞＜指定したメッセージ＞の部分をクリックしそれぞれ記入する
* ルール名を付けておく・・・例（自動返信メール）

 

３．＜ユーザーが含まれている＞をクリックして、自動返信をしたい相手のアドレスを記入し→「追加」ボタン→「OK」

 

４．＜指定したメッセージ＞をクリックして、（１）で保存した自動返信用メッセージを指定→「OK」

 

５．・メニュー「ツール」→「メッセージルール」→「メール」→「メール ルール」タブを開くと、設定されたルールが表示される。

　
【注】外出する時など必要に応じてここにチェックを入れる。
　　　通常はチェックを外して→「OK」あああああああああ。

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※[補足]  自動返信を利用する相手を個別に指定しておくことも出来ますが、受信したすべてのメールに対して自動返信メールの設定を行うことも出来ます。
（４）の「ルールの条件」をスクロールして＜すべてのメッセージに適用する＞にチェックを入れます。 

 

＜143＞ 受信したメール本文のフォントサイズを変更する

 

受信したメールの文字が小さすぎて読みづらいなどと思ったとき、テキスト形式にしてフォント設定で文字の大きさを変更することが出来ます。 ?HTML形式で受信した場合は、送信者側で設定したHTML形式の文字サイズで表示されます。

なおセキュリティ上から通常はテキスト形式にしておくことが望まれます。
【参照】⇒＜HTMLメールは危険がいっぱい＞

● 受信メールのフォントサイズを変更する

１．OEメニュー「ツール」→「オプション」→「読み取り」タブ→「メッセージはすべてテキスト形式で読み取る」にチェックを入れ→「フォント」をクリック

 

２．フォントサイズを（中・大・最大）など好みの大きさに設定します。

 

?※ 受信したメールを一時的にHTML形式に変更することも出来ます。
　　（送信者がHTML形式で送信していた場合は、この操作によりHTMLメールとして表示されます。）

・受信メールをダブルクリック→「表示」→「HTML形式のメッセージ」にチェックを入れる。

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【参考】　◆送信者のフォントサイズ設定◆　

送信側でも文字サイズを設定できますが、この設定は受信側がHTML形式で受信した場合だけに通用するものです。

・OEメニュー「ツール」→「オプション」→「作成」タブ→「フォントの設定」

＜142＞ 複数の写真（ファイル）を圧縮フォルダにしてメールに添付する。

?

複数の写真をメールに添付して送る際、写真が大量の場合1枚ずつ送るのは面倒です。又それを貰った方も保存するのに大変です。 かと言って、通常の「フォルダ」に写真をまとめたものを、添付ファイルとして送ることはメール（OE）機能上できません。

その時は、事前に画像処理ソフトなどで写真のサイズを縮小しておき、それを「圧縮ファイル」にまとめた状態でメールに添付して送ります。

● サイズ縮小した複数の（画像）ファイルを圧縮フォルダとしてメールに添付する。

１．「Ctrl」キーを押しながらメールに添付する写真を1つずつクリックして行きます。

２．?選択した何れかの写真の上で右クリック→「送る」→「圧縮（zip形式）」

３．下記のように写真をひとまとめにした圧縮フォルダが作られる。
　　 （このフォルダの中に、Word等の写真以外のファイルをドラッグして追加することも出来る。）

圧縮フォルダを右クリック→「プロパティ」でそのフォルダの容量を調べることが出来ます。
1度に送信する添付ファイルは、一般的に１メガバイト（1,024KB）を超えないようにします。
↓↓↓

４．圧縮フォルダをメールに添付して送る。
　　（ Outlook Express を起動せずに直ちに送信することが出来る。）

　　・圧縮フォルダを右クリック→「送る」→「メール受信者」をクリック

５．「メッセージ作成」と同様のウィンドウが立ち上がり、そこに圧縮フォルダが添付される。
　　 受信者は圧縮フォルダをダブルクリックして開きます。

＜141＞ 肉声の入ったお祝いメールを送る「ボイスメール」作成手順」

お誕生日などのお祝い日に肉声の入ったメールを送ると、相手に強いインパクトを与えることが出来ます。 プライベートな行事だけでなく仕事でも活用することが出来ると思います。 例えば友人や取引先のお子さんの誕生日とか、１周年記念日とか、活用場面はいろいろ考えられるのではないでしょうか。

【注】時と場所・あるいは相手によっては逆効果ということもあるかもしれませんので、その点は気をつけて・・・

 

● ボイスメールを送る

１．まず、自分の声を録音した音声ファイルをパソコンに保存します。
（※ 録音するにはパソコンにマイクの装備が必要です。）

・「スタート」→「すべてのプログラム」→「アクセサリ」→「エンターテイメント」→「サウンドレコーダー」をクリック→＜●をクリックして録音します。＞

２．録音が終了したら終了ボタンを押し、マイドキュメントなどに「名前を付けて保存」します。

 ３．「メッセージの作成」ボックスを開き、（２）で保存したボイスを挿入します。
　　　【注】送信メールがテキスト形式に設定されている場合は、＜リッチテキスト＞をチェックします。

　　　・「書式」→「背景」→「サウンド」をクリックします。

 

４．下記のダイアログボックスが表示されますので、「参照」をクリックして（２）で保存した音声ファイルを選択し→「OK」・・・・・メッセージに音声が挿入されます。

 ※ 音声ではなく音楽を挿入する場合も上記の操作手順で挿入します。

 

＜140＞ 受信したメールを「携帯」へ転送する

パソコンで受信したメールを携帯電話に転送するように設定しておくと、外出先でも大切なメールに対して直ちに対応することが出来ます。 外出先から返信メールを出したり、又その場で相手に電話をかけたりすることが出来大変便利です。

ただし、この操作はOEを起動した状態にしておかなければなりませんので、パソコン操作の途中で一時席を外さなければならない時とか、パソコンの受信メールのうち携帯にも同じメールを残しておきたい時、などに利用するとよいでしょう。

スタンバイの状態が続くとOEを再起動しなければならないことが生じるかもしれません。その時は「スタンバイ：なし」の状態にしておきます。
（コントロールパネル→電源オプション→スタンバイ：なし）

● Outlook Express の「メッセージルール」で転送設定を行う。

１．受信フォルダを開いて転送したい送信者を指定する。（クリックする）

２．OEのメニューバー「メッセージ」→「メッセージからルールを作成」をクリックする。

３．ルールを設定する。
　　　　・下記のように（１）並びに（２）のそれぞれの項目にチェックを入れる。
　　　　・（３）「指定したユーザー」をクリックする。・・・→次の画面へ

※ 転送設定を複数行う場合は、送信者ごとに個別に設定を行います。
※ 受信メールのすべてを転送する場合は、（１）ルールの条件で＜すべてのメッセージに適用する＞にチェックを入れます。　　　↓↓↓

４．上記（３）をクリックすると下記のボックスが表示されるので、ここに自分の携帯アドレスを記入する。

５．（３）のユーザー名に自分の携帯アドレスが設定される。
　　（４）に自分で分かるように「ルール名」を記入しておく。

６．下記のボックスが表示され転送設定が完了する。

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７．設定したメッセージルールの内容は下記で確認できる。
　　　　　　・メニューバー「ツール」→「メッセージルール」→「メール」をクリック

８．「メール ルール」タブから確認する。
　　 設定した内容を削除する際は、画面右側の「削除」ボタンを押す。

 

＜139＞ フォルダを開く際、エクスプローラも同時に表示する

 

フォルダアイコンをダブルクリックしてウィンドウを開くと、左サイドには既定の設定では、「システムのタスク」などが表示されます。この場所に Windows のファイル管理ソフト「エクスプローラ」を表示しておけば、ハードディスクやフォルダの階層をたどりやすくなり、ファイルを他のフォルダに移動する時などにも大変便利です。  

 
◎ 何れかのフォルダ（どのフォルダでも可）を開いて、ツール バーにある 「フォルダ」 ボタンをクリックします。

 
◎ ウィンドウの左サイドに「エクスプローラ」が表示されました。

このようにして必要に応じて表示の仕方を変更することも出来ますが、ウィンドウの左サイドに常時「エクスプローラ」を表示しておけば何かと便利です。

例えば、ファイルの格納先を変更する際など、下記「例」のように簡単に右側サイドのファイルを左側サイドのフォルダへドラッグするだけで移動することが出来、大変便利です。

フォルダを開いた時、常時左側サイドに「エクスプローラ」が表示されるようにするには、下記の設定変更を行います。
 

● フォルダを開いた時、常にファイル管理ソフト「エクスプローラ」を表示させる。

 何れかのフォルダを開き、メニューバーの「ツール」→「フォルダオプション」 をクリックします。

 

「ファイルの種類]」タブをクリック→スクロールして「フォルダ」を選択→「詳細設定]」ボタンをクリックします。

 （アクション欄）の＜explore＞を選択して ＜規定に設定＞ボタンをクリック→「ＯＫ」

 

これで、今後フォルダを開くと常に左側サイドに 「エクスプローラ」が表示されるようになります。