＜254＞ Officeフリーソフトの定番 「Open Office.org」

現在、無料で利用できる Office ソフトとしては、その機能面から下記2つが有力です。

１． 『Googleドキュメント』 ・・・クラウドによる統合型 Office
２． 『Open Office.org』 ・・・インストールして利用する統合型 Officeソフト（Microsoft Office との互換性に強い）

 ■ 前回の（１）に続いて、今回は（２）の『Open Office.org』についてその概要をご紹介します。

Microsoft の Office と同等程度の機能を持ち、Microsoft Offcie との高い互換性があり、操作も似ている 「OpenOffice.org」の概要のご紹介です。 最近は、会社や自治体など Microsoft のOffcie の代わりに導入されることも多いようで、人気の Officeフリーソフトです。 

　※ OpenOffice.org・・・ダウンロード：窓の杜 
　　http://www.forest.impress.co.jp/library/software/openoffice/ 

■OpenOffice.org の特徴 

OpenOffice.org は、オープンソースで開発されたワープロソフトや表計算ソフトなどを統合したオフィススイートです。 

＝＝下記のソフトウェアが含まれています＝＝ 

・Writer(ライター)： ワープロソフト 
シンプルなビジネス文書から、表や図などを組み込んだ文書作成、長文作成にも対応した機能が備わっている。 

・Calc(カルク)： 表計算ソフト 
豊富な計算機能やグラフ作成機能、データ分析機能などが備わっている。 

・Draw(ドロー)： 図形描画ソフト 
簡単な図形描画からベジェ曲線を使った図形描画機能、3D図形描画機能も備わっている。 

・Impress(インプレス)： プレゼンテーションソフト 
図形描画機能も豊富にあり、スライドを展開するときに様々な効果を設定することができる。 

・Base： データベースソフト 
Microsoft Office の Access に相当。Access と同じように、テーブル、クエリー、フォーム、レポート、マクロなどの機能が使える。 

・HTML Editor： ホームページ(Web)作成ソフト 
タグを知らない初心者の方でもイメージ画面から作成することができる。 

・Math Editor： 数式作成ソフト 
Writerなどのドキュメントに、バランスの整った数式を作成できる。 

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※ PDF出力機能 
OpenOffice.orgには、PDFエンジンが内蔵されており、文書をそのままPDFとして出力できる。 

※ USBで持ち歩ける「OpenOffice.org Portable」 
　　http://openoffice-org-portable.softonic.jp/ 

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【参考】 OpenOffice の使い方 
http://www.ne.jp/asahi/pa/sta/openoffice.html#0-1-1 

 

 

 

＜253＞ 無料のクラウド型Office 『Googleドキュメント』

 現在、無料で利用できる Office ソフトとしては、その機能面から下記2つが有力です。

１． 『Googleドキュメント』 ・・・クラウドによる統合型 Office

２． 『Open Office.org』 ・・・インストールして利用する統合型 Officeソフト（Microsoft Office との互換性に強い）

 

 

■ 今回は（１）の『Googleドキュメント』について、その概要をご紹介します。

 

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※上記の画像は「富士通サイト」より　http://goo.gl/Bsw9v5
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Google ドキュメント（旧名 Google Docs & Spreadsheets）は、Googleが無料提供する Webブラウザ内で動くOfficeソフトです。Googleドキュメントはブラウザで使えるOfficeソフトなので、インターネットが使える環境であれば、いつでも・どこでも使利用でき、また複数人での共同編集もできます。

　１．文書（ワープロソフト）　
　２．スプレッドシート（表計算ソフト）
　３．プレゼンテーション（プレゼンテーションソフトウェア）
　４．図形編集

上記4つの機能が提供されています。
ドキュメントはいずれもGoogleのサーバ上に保存されますが、他形式とのインポート・エクスポートも可能です。

１．文書（ワープロソフト
Microsoft Word形式 (.doc)、リッチテキスト (.rtf)、ODF (.odt)、PDF (.pdf)、テキストファイル (.txt)、HTML形式 (.html) で保存できる。Google ドキュメントから直接ブログに投稿する機能もある。
＜ http://hoomey.net/googledrive-study-2/ ＞

２．スプレッドシート（表計算ソフト）
Microsoft Excel形式(.xls)、CSVファイル(.csv)、ODS(.ods)、PDF(.pdf)、テキストファイル(.txt)、HTML形式(.html)で保存できる。
＜ http://hoomey.net/googledrive-study-4/ ＞

３．プレゼンテーション
Microsoft PowerPoint(.ppt) 形式で保存、並びにデータ読み込みができる。
＜ http://hoomey.net/googledrive-study-3/ ＞
＜ http://www.appsupport.jp/docs/presen-file/ ＞

４．画像編集
画像の切り抜き、マスク処理、枠線の追加などができる。
＜ http://hoomey.net/googledrive-study-6/ ＞
＜ https://support.google.com/docs/answer/4600160?rd=1 ＞



● GmailなどでGoogleのアカウントを取得すればすぐに利用できる。
＜ https://accounts.google.com/signup?hl=ja ＞

● GoogleドキュメントはUSBメモリ代わりになる。
Googleドキュメントを使えば、データ持ち運び用のUSBメモリは不要になる。例えば、自宅で作成したデータをGoogleドキュメントに入れておけば、オフィスで簡単に取り出せる。
　
● 動画ファイルや音声ファイルも、オンラインストレージとして利用できる。
＜ http://www.appsupport.jp/docs/doc-storage/ ＞

● 自動保存機能と変更管理ができる。
Googleドキュメントの機能に、自動保存機能と変更履歴の管理機能がある。
ブラウザで編集している時、何らかの理由でインターネット接続が切れてしまったときでも、自動保存があるため被害は最小限に抑えらる。自動的に保存されたものを元に戻したい場合には、変更履歴からいつでも戻せる。

● 複数人での共同編集が可能。
共有したいユーザーのGoogleアカウントを入力し、共有を行なうことができる。
「共同編集者」にはドキュメントの編集権が与えられる。

● Webに公開することができる。
［公開］タブをクリックすると、ドキュメントに固有のURLが生成され、誰でも閲覧可能にすることができる。


※ Google ドキュメントの保存容量
無料で1GBまでのストレージ容量が提供され、1ファイル当たり250MBまでアップローできる。
【Google ドキュメントの追加容量を購入する】
＜ http://www.appsupport.jp/docs/google-storage/ ＞

 

 

 

 

＜251＞ 外部には出したくない「Officeのプロパティ情報」を管理する

Microsoft Office文書はビジネスの現場において、また個人間においても頻繁に利用されますが、注意しておかなければならない「プロパティ情報」があります。　Office文書には、作成者や会社名の他いろいろ情報がプロパティに記録されます。外部に文書を渡す場合、こうした情報が残っていては都合の悪い場合も生じます。
これらの情報に気づかずに、ファイルのやり取りをしている人も結構多いようです。

コメントや注釈などが残っていたり、またExcelの場合には非表示にした（行や列・ワークシート）などが残っていたりすることがあります。外部には見せたくない、非表示で埋め込んだ内容が他にもれてしまい、不都合が生じることも考えられます。

Office文書を外部に渡す際には、事前にプロパティなどを確認することが必要です。ただ手動でこうした情報を削除するのは手間がかかる上、削除し忘れてしまうこともあります。こうした外部には出したくないプロパティ情報などが残っていないかチェックし、簡単に削除する「ドキュメント検査」という機能が実装されております。

● Office 2010のメニュー 「ファイル」 →「情報」 →「問題のチェック」 →「ドキュメント検査」 → 「検査」ボタン
　※（Office2007の手順は少し違います。）→ このページの最後尾へ

 

◎ Office2007　⇒ 「Microsoft Office」ボタン → 「配布準備」 → 「ドキュメント検査」

 

＜238＞ Office文書の混在したフォントを統一する

Word で作成された文書を PDF に変換する際、フォントの種類が混在していたりすると、PDF 返還後の表示状態が不統一になります。

例えば 「MS 明朝」 と 「MS ゴシック」 のフォントが混在していた場合、PDF化すると 「MS 明朝」の部分は薄く 「MS ゴシック」の部分は濃く表示され読みづらくなります。
下記の手順により、一括してフォントを統一することができます。

■ Word文書のフォントを統一する・・・（Word 2010）

＝例として文書中の「MS明朝」を「MSゴシック」に一括変更を行います＝
Word文書を開き 「Ctrl + H」 を押す→ 「検索と置換」ダイアログが開く→ 「置換」タブ → ＜検索する文字列＞にカーソルを置く → 「オプション」 →　「書式」 → 「フォント」

「検索する文字」ダイアログ → ▼から 「日本語用のフォント」に置換する前のフォントを選択 → 「OK」

「検索と置換」ダイアログ→ ＜置換後の文字列＞ にカーソルを置く → 「オプション」 →　「書式」 → 「フォント」

「置換後の文字」ダイアログ → ▼から「日本語用のフォント」に置換後のフォントを選択

 『すべて置換』をクリック
↓↓↓

（クリックすると拡大されます）

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 ■ Excel ファイルのフォントを統一する・・・（Excel 2010）

（本来 Excel は数字を取り扱うソフトですが、Excel を文章入力用として利用する人も結構おられます。普段 Excel を多く使う方の場合、Word よりも Excel の方が慣れているからと言うことでしょう。）
Word と同様の手順で処理しますが、以下参考までに処理手順の画像のみを表示しておきます。

 

 

 

＜237＞ 良く使う機能は「クイックアクセスツールバー」に登録して効率アップを計る

Word/ Excel/ PowerPoint などの Office には、よく使う操作を「クイックアクセスツールバー」に置いて、諸操作を効率よく行うことができます。
結構便利な機能と思いますが、一般には以外と使われていない一つの盲点のようです。

「クイックアクセスツールバー」は、画面左上の  マークのすぐ右に配置されています。
ここは通常「上書き保存ボタン」等が表示されております。
そこの右端にある矢印をクリックして、そこに表示される項目の中から、自分が日常使用するものを追加することができます。

また、リボンが表示されている部分を右クリックして（どの部分でも可）
「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」から、追加したいものを表示することもできます。

（クリックすると拡大画像が新しいウインドウで表示されます。）

 

 

＜215＞ EXCELの列番号が数字になってしまっている！

Excel には、セル番地を示す方法として２通りがあります。一般的には、行を （1.2.3…) と数値で表示し、列を (A.B.C…) とアルファベットで表示する方法で、これを「A1参照形式」といいます。
もう1つは 「R1C1参照形式」 と云って、行と列のどちらも （1.2.3…) と数値で表する方法です。マクロなどのプログラムを組むときには、こちらの方が使いやすいと云われます。　Rは行（Row） Cは列（ Columu）を意味します

         

「R1C1参照形式」                                                         「A1参照形式」 

 ■ 「R1C1参照形式」を「A1参照形式」に変更する。

EXCEL2003
「ツール」 → 「オプション」 → 「全般」タブ → ＜R1C1参照形式を使用する＞ のチェックを外す → 「OK」

EXCEL20007
Officeボタン→「Excel のオプション」→「数式」メニュー→ ＜R1C1参照形式を使用する＞ のチェックを外す「OK」 

 

＜214＞ Word2003 との対応表を活用して Word2007を使いこなす

Word 2007 ではリボンという新しいインタフェースが導入され、従来のメニューバーやツールバーがなくなりました。従来の操作に慣れていると、かなり戸惑いを感じることが多いと思います。

2007 を操作していて、どのリボンやどのボタンを使えばいいのか分からなくなった場合に、さっと調べることが出来る「Word2007 ＆ Word2003」の対応表をご紹介します。2007になれるまではこの対応表を表示させながら操作すると、2007の操作に早く慣れることが出来るでしょう。

※ この機能を利用するにはAdobe Flash Player のインストールが必要です。

■「Word2007 ＆ Word2003」の対応表を表示する。
http://office.microsoft.com/assistance/asstvid.aspx?assetid=XT100766331041&vwidth=1044&vheight=788&type=flash&CTT=11&Origin=HA100744321041

上記のページを開き「スタート」ボタンをクリックすると対応表が表示されます。

＜Wｒｄ2003＞のメニューから目的のコマンドをクリックする。

＜Word2007＞のリボンが表示され目的のコマンドが表示される。
再度クリックすると、この画面は消えてまた元の画面 （Word 2003） に戻る。

■下記のURLからOfficeすべての「対応表」をダウンロードすることが出来ます。　
　　ダウンロード後にショートカットをデスクトップに置いておけが便利です。

　　　　　　　　　http://support.microsoft.com/kb/934714/ja

 

＜204＞ Word 2007 で簡単にPDFファイルを作成する

PDF形式のファイルは最近よく利用されるようになりました。Adobe Reader （無料）をインストールしておけばいつでもPDFファイルを閲覧できますが、PDFファイルを作成する場合には通常 別途作成ソフト（有料・無料）が必要になります。

Word 2007 には標準装備でPDF作成機能が付いております。リンク機能など普通に必要と思われる機能は付いておりますので、高度な機能を必要としないのであればPOF作成ソフトは不要と思われます。

Word 2007 からの（PDF変換）はきわめて簡単、且つすばやく処理が完了します。文書類のPDF化であればソフトを使うことなく Word 2007 で充分ではないでしょうか。

■ Word 2007 でPDFファイルを作成する。

Word 2007 で普通に文書を作成 → 画面左上の「Office ボタン」 → 「名前を付けて保存」→サブメニューの「PDF又はXPF」 → PDFファイルとしての名前を付け保存場所を指定して → 「発行（保存）」ボタンをクリック

（Word で設定したハイパーリンクなどもそのままPDFファイルに引き継がれます。）

※ Word 文書としても別に保存をしておけば、再編集する際に便利です。

＜PDF化　見本＞拡大 

＜188＞ パワーポイントの配布資料を目的に合わせて印刷する

 

パワーポイントは仕事上でよく利用されるソフトの一つです。作成したパワーポイントを使ってプレゼンテーションを行う際、簡単な説明文書を参加者に配布することは多いと思います。その際、なるべくわかりやすく無駄のない資料を配布したいものです。

作成したパワーポイントの画面をそのまま印刷して配布します。その場合、例えば視聴者によりアピールしたい部分だけを抜き出し（３つの画面を一枚の用紙に印刷する）などの方法は如何でしょうか。


■ パワーポイントの画面を一部印刷して配布する


◎ メニューバーの「ファイル」→「ページ設定」 →＜配布資料→「横」＞

◎ メニューバーの「ファイル」→「印刷」ダイアログを開き
　　　　　　　　　・ ＜スライド指定＞ で印刷したいページを指定する。（半角・コンマ でページを指定）
　　　　　　　　　・ ＜配布資料＞を選択する。
　　　　　　　　　・ ＜１ページあたりのスライド数＞ を「３」に設定する。
　　　　　　　　　　　※ 印刷したいスライドの数は任意に設定できる。

◎ 「プレビュー」 をクリック→「印刷」する。
　　※ メモ欄も自動的に作られる。

 

＜185＞ PPTソフトが無くても PPTViewer でプレゼンテーションを表示する

 

Office 製品がインストールされているパソコンの場合でも、通常 一般的には  PowerPointソフト はインストールされていないのが現状です。　PowerPointソフト がインストールされていないパソコンで、 PowerPoint で作成されたファイル（PPTファイル）を開こうとしても開くことはできません。

そのようなとき Office PowerPoint Viewer をインストールしておくと、 PowerPoint で作成されたファイル（PPTファイル）を閲覧することが出来るようになります。　最近は、仕事関連で（PPTファイル）を、メールに添付してやり取りされる場面も多く見られるようになりました。

又、（PPTファイル）をUSBメモリに格納して、お得意先の会社へ出向き商品のプレゼンをすることも多いでしょう。
いざ プレゼンテーションを実行しようとしたとき、（PowerPointソフトがインストールされていないためにプレゼンテーションが出来ない！） などと言うことがあったら大変です。そのようなとき Office PowerPoint Viewer はインターネットよりすぐにインストールが出来ますので、これを使ってプレゼンをします。


■ PowerPoint Viewer 2007　ダウンロードサイト

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=048DC840-14E1-467D-8DCA-19D2A8FD7485&displaylang=ja

PowerPoint Viewer 2007 は、 PowerPoint 97 およびそれ以降のバージョンで作成されたPowerPointファイルを表示することができます。（編集することはできません。）

使い方は簡単です。まず Office PowerPoint Viewerを起動しておき、その後 PowerPoint で作られたファイル（PPT ファイル）を指定して開きます。プレゼンの画面が表示されますので、通常のプレゼンと同じようにマウスやキーボードを使って操作します。