このブログに書いたかどうか、記憶は定かではないのですが、日々の業務で「これ、自動化できたらいいのにな～」というのは結構あります。
今は寮務主事をしているのですが、寮関係の業務の中でも、例えば、ある条件の学生にTeamsでチャットを送る場合、これまでは、
①Teamsのチャットに学生氏名を入力
②該当する学生のアドレスが出てきたらそれを選ぶ
③該当する学生のアドレスが出てこなければ、その学生のメールアドレスを名簿からコピーして貼り付けて、その学生を選ぶ
④チャット欄に連絡事項を書き込む
という作業を人数分繰り返す必要がありました。
一人の学生当り数十秒としても、10人いたら数分、もっといたら10分以上かかる作業で、何よりも単純作業なので無駄といえば無駄な作業です。
これをMicrosoftのPowerAutomateというのを使うと、
①ある条件の学生の一覧をエクセルで準備しておく
②PowerAutomateで自動的にチャットを送信
ということで、作業自体は数秒で終わってしまいます。
事前に、エクセルを整備するのと、PowerAutomateのフローを準備するのが大変といえば大変ですが、いったん準備してしまうと日々の単純作業から逃れられるため、今や私の中ではこのPowerAutomateは欠かせないものになっています。
それ以外にも、いくつかの作業を自動化して、自分の中ではかなり便利になったと感じています。
PowerAutomateはちょっと癖があるというか、最初に始めるのがちょっと大変ではありますが、一番便利なのはFormsへの入力があったら、それをTeams上のエクセルに自動的に入力させる、というのがとっかかりでしょうか。私もそこから始めました。
その後、そのエクセルを多少加工して、ある時刻が来たり、ある条件になったら自動的にTeamsにチャットを送ったりメールを送ったりする機能を付けると、業務が見事に自動化されます。
自分の中で一番よくできたと思うのは宿日直者へのリマインドシステムでしょうか。
毎日決まった時間に手動でリマインドのメールを送るというのは、作業時間はそれほどかからないとはいえ結構な負担になります。
が、PowerAutomateでシステム化してしまえば、休日であろうがお正月であろうが、自動的に決まった時間にリマインドしてくれるので、かなり便利です。
PowerAutomate、業務改善につながると思いますので、無駄なルーチンが多いんだよな～、という方にはお薦めです。
いろんなホームページに解説が載っているので、一度試してみたらいいかも。