 | 図解 仕事ができる人のタイムマネジメント―ちょっとした習慣の改善で能率を劇的に向上するノウハウ87 (仕事のカタログ)行本 明説,日本タイムマネジメント普及協会東洋経済新報社このアイテムの詳細を見る |
最近、仕事が増えて忙しいです。
現在、スタッフの司法書士が産休・育休に入っているので、なおさらです。
本当にこの忙しさ、マジでヤバいです。何より、忙しさから業務処理が遅れ気味なのが困ります。
何とかしなければ・・・
経営書などを読むと、「経営者たるもの、自ら営業活動に手を出していてはいけない。部下・社員を育て、彼らに仕事を任せて、自らはマネジメントに徹しなければいけない」などと書かれています。まぁ、一般論としてはそのとおりなのでしょうが、私たち士業（資格業）の仕事では、ちょっと当てはまらないなぁと思います。
普通の会社では、お金になる仕事を獲得して来るのは営業の仕事。飛び込み営業や見込み客へのアプローチを経て、クロージングまでしっかりこなすのが一流の営業マンということになるのでしょう。このような営業活動が、いちいち社長が顔を出さないと完結しないというのでは、営業マンとして失格。それに「社長が顔を出せる限度＝売上の限界」ということになって、それ以上の会社の成長は見込めないことになってしまいます。そこで「経営者たるもの、自ら営業活動に手を出していてはダメ云々」という話になるのです。
ところが、私たち士業（資格業）の仕事では「相談から始まる業務処理そのもの」が商品。この質を高めることが営業活動です。そしてこの一連の「業務処理」には、必然的に「資格者本人が顔を出す」ことを必要とする部分があります。例えば、相談は絶対に資格者本人が行わなければなりません。だって相談者は資格者の話を聞きに来ているのですから。ほかにも、訴状など一定の書面の作成、不動産取引の立会、裁判期日への出頭等々、商品である「業務処理」の随所に「資格者が顔を出す」必要のある部分がちりばめられています。
そうすると、先ほど触れた「社長が顔を出せる限度＝売上の限界」という理屈からして、「資格者が顔を出せる限度＝業務処理の限界」という構図はどうしても避けられません。
事実、私の事務所でも、職員はよく頑張ってくれて滞りのない業務処理をしているのに、私のところで仕事が停滞してしまっています。資格者である私が書くべき・見るべき書類、資格者である私が関係者と協議・交渉すべき事項ばかりが、処理しきれぬまま溜まってしまうのです。
「もっと職員を増やしたら？」とアドバイスされることがあります。もし「資格者である職員」を増やすということであれば、問題解決につながるでしょう。「資格者が顔を出せる限度＝業務処理の限界」という図式において、「資格者が顔を出せる限度」が数量的に「×２」となれば、「業務処理の限界」も数量的に「×２」になるのは当然ですから。
ただねぇ・・・
なかなか「資格者で勤務したい」という人は見つかりません。東京では勤務司法書士の応募も多いようなのですが、群馬ではほとんどないのが実情です。また仮に新たに資格者を雇うとして、育休の明けたスタッフ司法書士が復帰したときには、逆に「資格者が多すぎる」事態にもなってしまいます。
そうすると残された問題解決方法は・・・
「資格者が顔を出せる限度」を数量的に増やすのではなく、質的に高めること。つまり私の仕事をもっと能率化し、生産性を高めることです。日ごろ「忙しい、忙しい」と言いながら、けっこう無駄な時間もあったりします。やるべき仕事の優先順位を間違えてしまうことや、時間配分が適正でないこともあります。面倒な仕事をつい先延ばしにして、後で痛い目にあうこともあります。こういった点を改善すれば、まだまだ仕事を効率化することができると思うのです。
そのためには・・・秘書が欲しい！
客観的な第三者である秘書にスケジュール管理とタイムマネジメントをお願いすることで、時間の無駄を排除できるのではないかと思います。また「面倒な仕事をつい先延ばし」といことも減るのではないかとも思います。
あ～ホントに秘書を雇いたくなってきました。ミニのタイトスカートを履いてメガネをかけた美人秘書とか何とか、そんなスケベ心で言ってるんじゃないですよぉ。だから男性秘書でもいいです。あ～秘書さえいれば、忙しい最中グダグダとブログを書いてるなんて無駄な時間はきっと無くなるに違いな・・・・・ヤベー
妄想はこの辺にして、さっさと仕事します
