審査会の結論
横浜市長が、「40土第983号（昭和40年７月20日）」を非開示とした決定は妥当であるが、開示請求時までに南関東防衛局から入手していた次の各文書を本件異議申立ての対象行政文書に含まれるものとして特定の上、開示・非開示の決定をすべきである。
(1) 横浜市長から横浜防衛施設局長あての回答文書（文書番号「40土第983号」)の写し
(2) 横浜防衛施設局長から横浜市長あての申請書の案文（送付文を含む。）の写し
(3) 特定地の道路占用に係る図面の写し
〔附帯意見〕なお、情報公開制度が機能するためには、行政文書が適切に管理されなければならないことはいうまでもない。行政文書は行政の意思決定の過程等を記録するものであり、本件占用のように事案の処理が完結していない段階で本件占用に係る行政文書を廃棄してしまうと、行政として当該事案の現況を把握できないのみならず、市民に対する説明責任を果たすことも困難となり、極めて不適切である。
実施機関におかれては、保存期間を経過した文書であっても事務処理上引き続き保存しておくべきものについては、当該文書の保存期間を延長し適切に文書管理を行うよう留意されたい。 . . . 本文を読む