昨日ブログでMicrosoftのFormsを使うと登山者名簿を簡単に作ることができると書きました。
昨日登山仲間にFormsのリンクを送るとその日の内に返事が戻ってきてエクセルの所定項目がすべて自動的に埋まりました。
氏名、住所などの文字列項目はそれで問題がないのですが、生年月日のような「日付」については管理者(この場合私)側で少しエクセル操作が必要なので補足説明をしておきます。
昨日作ったFormsでは誕生日を19600601(1960年6月1日)のように半角8桁で入力して貰うことにしました。これはスマートフォンなどで入力しやすく、形式の統一を図ることができるからです。
ただしエクセル内で年月日を入れる操作が必要です。
細かい説明は省略しますが、文字列関数の中のLEFT関数を使って左から4つの数字(つまり年号)を取り出し、その後ろに”年”を入れ、MID関数を使って、5つ目から2つの数字(つまり月)を取り出し、その後ろに"月"を入れるといった操作です(日の分は説明省略)。
これで1960年6月1日と表示されます。
また今回年齢は入力項目にしませんでした。これは誕生日と今日の日付からYEARFRAC関数という関数を使って年数差(つまり年齢)を簡単に計算できるからです。名簿を完成しておくと、年齢は自動的に更新されます。
ユーザ(この場合登山者)の入力の負担を軽くし(1960年6月1日と入力するより19900601と入力する方が簡単ですね)、入力形式のミス(例えば日を転換せずに”ひ”のまま送り返すなど)を防ぐには、入力フォーマットはできるだけシンプルにして、管理者側で入力データの変換にひと手間かける方が問題は少ないだろうと今のところ私は判断しています。
この仮説が正しいかどうかはもう少し実例を積み上げてから判断した方が良さそうですが・・・・