ほぼ終了４

もう一つ思ったことがあります。講座では「経理の仕事はなくなってしまうので、何か別の業務を行うようにするべきだ。」という話がありました。実際、会社が経理業務をアウトソーシングを検討していて、年末査定時に「あなたの仕事は３００万円で外注できます。来年はどうされますか？」と言われ、頭が真っ白になってしまい、結局その人は退職してしまった。という実例を紹介されました。
講座では、じゃあ、元経理マンは何をすればよいかというと、経理知識を備えた営業マンは非常に少なく、財務管理をするにしても経理知識は必要なので、色々な方面に転職ならぬ、転業務が可能だ。という話です。
話の要点は今後、経理業務のＩＴ化に備えて、補助業務だけでなく会社の主業務に仕事の幅を広げていくべきだということです。
私自身はここ１０年は内勤業務の電子化に取り組んできましたが、その前はというと外回りの営業をしながら、倉庫設備の完備、メンテナンスを行っていました。倉庫とはいいながらちょっとした製造設備や運搬器具があり、こういったものをそれまでは全くの素人が購入していたので本当にでたらめでした。私は元々機械を専攻していて、ほんの３年ですが、これで食べていました。大して詳しくもありませんが、やはり図面を書いて立案、作成、設置ということになると、ちゃんとしたものになってきます。元々理系です。
経理の仕事は図面の作成に気分的には非常に似ています。非常に面倒です。また、プログラムの作成作業もまた同じです。ことAccessについて言うと、たいしたスキルは必要ありません。本を２～３冊読めば作成を開始することができます。項目が多少異なる似たような入力画面と、集計項目をかえた各種帳票を作成しなければなりません。その量は非常に膨大ですが、それでも一応限りのあるものです。作って作れないことはありません。自分はそれをここ６年で作成しました。が、一番困ったのは最後の２年、仕訳から決算資料の電子化の部分でした。
売上だとか仕入だとか、それに関連した入金、売掛金管理（支払、買掛金管理）といった部分は非常に直感的に理解できます。こと仕訳の部分になると、どういう風にプログラム的に処理して行けばよいのか、正直よくわかりませんでした。どうしてわからないかというと、具体的な経理業務をほとんどやったことがなかったからです。決算資料の作成にいたっては言うまでもなく、全くわかりませんでした。通常の営業マンはそういった業務をする機会はまずありません。
元々経理だった人はそういった部分はマスターしていて、プログラム作成以外の必要なスキルは既に習得済みの状態です。Accessで作成するなら、プログラミングのスキルも非常に短期間に習得できると思います。そして何より、経理の忍耐強い業務形態に慣れた人はプログラミングのどちらかというと単調な作業形態に適していると思います。通常、口と腹（？）とで仕事をしている営業マンにはまず無理な電算化作業は元経理マンにこそ向いていると思います。
プログラミングというと高度な専門知識が必要で、その都度、ロジックの検討が必要かというと、そうではないと思います。確かにそんな分野もあるでしょう。しかし、日常使用している管理ソフトではそんなことはありえません。また、そんな高度なソフトをAccessで作るわけはないです。日常的な管理ソフトはAccessで十分作成可能ですし、その程度のものです。

ほぼ終了３

講座では経理業務の合理化はＩＴ化抜きでは考えられないので、何らか電算を導入して合理化を進めるように、との指導でした。そのコンピュータの導入にもグレードがあって、
単なる会計ソフトもあれば、販売管理も含めたものもあり、費用が許せばＥＲＰを導入できれば申し分ない、とのことでした。
ＥＲＰという言葉は時々耳にしていましたが、実際のところよくわからなかったので、帰ってインターネットで調べてみると、なんてことはない。今までやってきた電算化はＥＲＰソフトの作成そのものだったのでした。
ちなみにＯ社のＥＲＰで網羅している項目は
会計・税務
人事・給与
販売・仕入
債権・債務
就業管理
固定資産管理
の通りです。この内、作成した販売管理システムであまり手をつけて部分は固定資産管理ですが、これはあまりに計算がややこしいので税理士にまかせることにしました。資産管理でやっているのは、毎年１月に市役所に提出しなければならない固定資産申告のための資料作成だけです。減価償却は税理士に任せていて、TACTiCSという税務ソフトで管理しています。固定資産台帳は法定帳簿ですが、これはTACTiCSで決算時に税理士に印刷してもらいそれを保存しています。
ＥＲＰの導入にどの程度の費用がかかるのかはよくわかりませんが、ＥＲＰ相当のプログラムがほぼ完成したことで、内勤業務の人数をかなり減すことができたことが一番の経費削減になっているのではないかと思います。
結局、内勤に必要な人数は「電話をとる人数＋経理１名」になってしまいました。
当面はこれでメデタシ、メデタシというところですが、実際には問題があります。それは業務の継承ということです。特に、弊社の場合、私が作成したので、私がいる限りは絶対にこのシステムを動かします。しかし、メンテする人間がいなくなってしまったら、とたんに問題発生です。このソフトで全てを行っているのですから、動かなくなってしまえば、また人数を増やすか、別のものを用意することになります。それがパッケージソフトになるのか、新たに外注で作り込みをすることになるのかわかりません。パッケージソフトでは手直しに相当な制約があるでしょうし、作り込みをするとなると具体的な仕様と方法（実際こういったテーブル構成でデータベースを組んでほしいと言わなければ、「できません！」と言われてしまいますし、言われました）を提示しなければなりません。オペレーターばかりでは具体的な仕様を明示することはほぼ不可能でしょう。また、経理業務をボタン一つで行うのが習慣化してしまえば、専門的な知識がつくはずもありません。一度は、専門的な知識が不要として合理化された人が少人数ではあるにしてもまた必要になってきます。社内でそういった専門的な知識を持った人を養成できれば良いのですが、経理に必要な人数は１名です。２名分の仕事量はありません。結局、経理知識をもった人間を養成することもできず、外注のＥＲＰでは十分な人数削減もできず、固定費の増加、損益分岐点の上昇という事態はさけられません。
その頃、自分は多分会社にいないでしょうから、この問題は今後世代の課題としておきましょう。よく考えてもらいたいものです。

ほぼ終了２

先日、「経理の作業時間を半分にする究極の改善策講座（児玉尚彦先生）」という講座を聴いて来ました。講師の先生の話が非常に面白く、７時間の講座で15,000円は十分価値があったと思います。
その頃は丁度、決算資料関係のプログラムを作成していた時で、省略できる資料はないものかと検討していました。しかし、従来から継続して作成していた資料をどの程度省いていいものか、さして税務知識があるわけでもないので疑心暗鬼でした。もちろん省略する資料は税理士に確認してから作成を中止します。
「そんなやり方は間違っているよ！」と言われれば、「税理士先生の了解はもらっているんだからいいだろ！　申告書類には問題ないよ。」と心の中で叫んでみても、このやり方が方向として正しいものか、もう一つ自信が持てませんでした。（そりゃ、３０年から作成してきた資料の作成をやめてしまうのだから、多少の心配はあります。）
講座では直接的回答は得られなかったものの、方向としては間違っていないし、大いに励まされました。
講座で説明されていたのは、

・経理事務はＩＴ化で、誰でもできる作業になっていて、専門性がなくなっている。
・会社の主体業務ではなく補助業務なので、アウトソーシングの対象になっている。
・経理業務を行っている人は仕事がなくなってしまう。

といったようなことでした。
実際、うちの会社でも経理担当者は電算化を始める前は最大４人いましたが、今、２人でも仕事がありません。私自身は経理の集計作業はプログラムを作成しながら進めているので、最初は時間がかかりますが、しばらくすると、ボタン一つ押すだけの作業になってしまうので、経理業務に関する限り、だんだんひまになってきています。結局、決算資料のプログラム作成を会社で行えるほど、経理の日常業務に時間を取られることがありません。もう一人の経理担当者は７０歳を超えていて、午後３時までの勤務です。相変わらず手集計していますが、私がAccessで作成した集計表が正しいか確認するのにその資料参照しています。その人も、電算化で手作業で作成した使われなくなった資料はだんだん集計するのをやめてしまい、かなり暇です。
どうしても記帳をやめない（やめれない）のは法定帳簿で、これは最終的には電算で印刷したものを保存しておくことになりますが、電算帳簿が正しいことが確認されるまでは手集計をやめないでしょうし、電算で印刷できるようになっても仕事がなくなってしまうので、記帳をやめないでしょう。

ほぼ終了１

長年作成し続けてきた販売管理プログラムもほぼ終了した模様。今のところ、考えつく新しい課題はありません。
作成当初はAccess97を使用していましたが、現時点ではAccess2007を使用しています。一番古いテーブルは2002年12月23日10:53:52となっています。約６年かかったことになります。
最初は販売管理だけのつもりで売上、仕入、在庫、売掛金、買掛金、手形といった売上仕入とその周辺の管理だけを考えていましたが、入金処理をインターネットバンキングの当座データから行おうとしたところから、一気に仕訳、決算資料の作成と進みました。
弊社の場合、銀行の当座預金が１ケ所しかなく、ほとんどの決済はその１ケ所の当座で行われます。入金データだけを拾っていくつもりが、気せずしてほぼ全ての決済データの取り込みを行う形になり、そのデータから自動仕訳を行うことになりました。
月次の仕訳明細が作成できるようになると、次は決算資料の作成です。ほぼ、月次データから資料を作成できるのですが、どうしても別途入力しなければならない項目もあります。
例えば、
投資有価証券、受取配当金、前渡金
保険料、前払保険料、保険積立金
リース料
受取利息
長期借入金、借入金（短期）
といった仕訳明細については、個別に繰越金の管理が必要だったり、詳細な内訳管理が必要だったりします。必要な追加データを仕訳明細とヒモヅケして別テーブルに入力してやれば、後は集計作業をするだけで決算資料もできます。
そしてめでたく全ての内勤業務の電算化が完了する運びになりました。
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これとは別に給与計算プログラムから所得税がらみ、社会保険がらみ、労働保険がらみの集計プログラムも別途作成していて、これもほぼ完了をみています。昨年は６０歳定年以降の給与設計プログラムを作成しました。後やるとしたら、シュミレーションでは市民税を考慮していないので、もとめられた最適金額を基に時系列的に毎月の手取り金額を計算することくらいでしょうか。これは思っていたより難しくてまだ手をつけずにいます。実際には、設計計算時点では聞いていなかったような企業年金をもらっていたり、年金の支給金額の変更決定時期予想できなかったりするようなので、あまり意味ないのかな、とも思っています。
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