マニュアルを機能させる！

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おはようございます。中小企業診断士の青木公司です。

本日は、マニュアルを補完することについてです。

組織において、人の行う行動のアウトプットの品質を高く、一定に保ち、ばらつきを防止するためには、マニュアルは重要です。

しかし、マニュアルの重要性の話をすると、抵抗派の話として、必ず出てくるのが、下記の話です。

１. マニュアル作成に手間がかかる。
２. マニュアルを作っても浸透しない。
３. マニュアルを作っても、すぐに陳腐化する。
４. マニュアルを作っては、悪い意味で、金太郎飴的な対応しかできなくなる。
５. マニュアルではカバーできないものもある。

上記のような問題はすべて、言い訳。下記で対応すべきものです。

１. マニュアルを解りやすく、必要なものでまとめることで、教育のコストを下げ、従業員の品質を高めるので、費用対効果では安い。

２. トップや上司主導で、「マニュアルの重要性」を浸透させた上で、マニュアルを浸透させれば浸透する。

３. 月一度など、適度にこまめに改定をする。

４. マニュアルの柱にある、組織としての価値観、目的意識、バックボーンなどを共有する。その上で、マニュアルに上乗せする行動ができるようにする。した人間を賞賛する。

５. 日々、よいものも悪いものも含めて、マニュアルで対応できないことが発生した場合、全員で共有し、どうすればよかったかを考える。実際の行動でよかったものを賞賛し、よくなかったものには改善策を共有する。

マニュアルが機能しない場合はマニュアルを作ることが悪いのではなく、やり方に問題があるのです。