ここでは「日常業務にどう会議設計を活かすか」をお話していますが ＊＊＊＊＊以下の文章は。以前ご紹介したコンプレックス営業を対象にした会議設計の記事です。
ここでいう相手の期待というのはポジティブなものばかりではありません。
実は、明日、ISO14001の会議を招集しています。今月、社内の予行練習、来月本番のオーディットがあるためです。
しかし、出席者の気持ちは、
「めんどくさいなぁ。本業と関係ないじゃん」
「齋藤さん、まとめてやってよ」
というのが本音だと思います。どう話を持っていけば、分担して作業をやってもらえるか、上司にどう言ってもらえば良いか、などをこの週末考えています。
毎週話しているお父さんのお小遣い値上げの話も同様です。
「ちょっと話があるんだけど」
と行った時、奥さんはなに期待しているでしょうか。
普段会話のない夫からかしこまって言われると警戒心が百倍に膨らむのではないのでしょうか。
この場合は、相手の期待を予想できても対策が立てられない！！かもね。
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2020年もまもなく終りですね。
売上に余裕のある営業は、今月無理に注文を取らないで来年に持っていこうと考えていることでしょう。
一方で、売上未達成の営業は、あと4週間でなんとかクローズしなければなりません。売上未達成では、営業を外されるかもしれません。外資系にいた私も、四半期ごとのプレッシャーはかなりありました。
各案件は、『理詰めの営業』で最初に作った営業ステップのどこにあるのでしょうか。あと4週間でクローズできる案件は、最終ステップに近いものに限られるでしょう。それを見極めた上で、
・手持ちのリソース（社長、役員、上司）を最大限に活用して顧客を説得。
・顧客の最終意思決定者にダイレクトにコミュニケーションを取り、決裁してもらう。そのために、短時間で琴線に触れるプレゼンを準備。決裁と同時に関係部署に発注の手続きを取るように指示も出してもらう＜これをSkypeなどでやらねばならないことが昨今の難しい点＞
・今月中の発注を条件に値引き。そのためにはある程度値引きの余地を残してあることが前提。
・発注が決まっていて顧客の事務処理が遅い場合は、納期に影響を与える等伝えてプッシュ。例えば、生産のキャパが限られているので今ある製品は他の顧客に回ってしまうなど。
などのアクションを取りましょう。
これらができるか否かは、各案件の状況を社長・役員・上司等が共有化していて、かつ、関係顧客を十分に理解し顧客と良好な関係が構築できているかにかかっています。
『理詰めの営業』の各種分析とそれに対するアクションが取れているかどうかなのです。
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さて、本日のテーマは、「相手の期待を予想する」です。
その前に、ここまでの流れを整理してみます。
まず、「会議のゴールを設定」します。
そして、そのゴールを達成するための具体的な「シナリオを作成」します。
ここから、目標達成に必要な「必須出席者（顧客および自社）の確認」、「確認事項・不足情報の洗い出し」を行うというものでした。
次に、顧客の各出席者がどのような期待・考えを持って会議に来るのかを予想します。
今回の事例では、顧客から打診があった翌週に顧客V社と打ち合わせを行います。目的はRFPへの参加の可否決定に必要な詳細情報の収集および参加する場合の戦略立案に必要な情報の収集です。
その打ち合わせのための「会議設計」です。
先週の記事では、「V社との打ち合わせでは、V社の担当者だけがいいのか、上司にも出ていただいた方がいいのか、どちらが詳細情報を聞き出せるか、営業の判断が求められます」とありましたが、
今回はV社の担当者とだけ面会（または電話会議で打ち合わせを）すると仮定しましょう。
V社の担当者の期待はどうでしょうか。
今までのV社との関係の密度や経過により、想定される内容は異なりますね。
例えば、
a.（現在のベンダーには不満）、是非、代わりのベンダーがほしい。ついては、この会社のことをもっと知りたい。
b. この会社のことは良く知っているので、是非、RFPに参加してもらい、選択肢の一つになってほしい。
c. この会社のことは良く知っており、是非、RFPに参加してもらい、この会社に任せたい。
d. 大阪支社はこの会社に任せているが、担当者やリーダーが頻繁に変わるようだ。大丈夫だろうか。とりあえずRFPに参加してもらおう。
e. 三社に見積もりを成立させるため、参加して欲しい。本命は現行ベンダー。
この事例は、ビル管理ですが、上記のシチュエーションは、他の業種でも当てはまるでしょう。さて、あなただったらどう対応しますか。
相手の期待を予想することにより、打ち合わせに必要な資料や話の内容、順番、役者の選択などを適切に行えるようになります。
ここでいう相手の期待というのはポジティブなものばかりではありません。
実は、明日、ISO14001の会議を招集しています。今月、社内の予行練習、来月本番のオーディットがあるためです。
しかし、出席者の気持ちは、
「めんどくさいなぁ。本業と関係ないじゃん」
「齋藤さん、まとめてやってよ」
というのが本音だと思います。どう話を持っていけば、分担して作業をやってもらえるか、上司にどう言ってもらえば良いか、などをこの週末考えています。
毎週話しているお父さんのお小遣い値上げの話も同様です。
「ちょっと話があるんだけど」
と行った時、奥さんはなに期待しているでしょうか。
普段会話のない夫からかしこまって言われると警戒心が百倍に膨らむのではないのでしょうか。
この場合は、相手の期待を予想できても対策が立てられない！！かもね。
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2020年もまもなく終りですね。
売上に余裕のある営業は、今月無理に注文を取らないで来年に持っていこうと考えていることでしょう。
一方で、売上未達成の営業は、あと4週間でなんとかクローズしなければなりません。売上未達成では、営業を外されるかもしれません。外資系にいた私も、四半期ごとのプレッシャーはかなりありました。
各案件は、『理詰めの営業』で最初に作った営業ステップのどこにあるのでしょうか。あと4週間でクローズできる案件は、最終ステップに近いものに限られるでしょう。それを見極めた上で、
・手持ちのリソース（社長、役員、上司）を最大限に活用して顧客を説得。
・顧客の最終意思決定者にダイレクトにコミュニケーションを取り、決裁してもらう。そのために、短時間で琴線に触れるプレゼンを準備。決裁と同時に関係部署に発注の手続きを取るように指示も出してもらう＜これをSkypeなどでやらねばならないことが昨今の難しい点＞
・今月中の発注を条件に値引き。そのためにはある程度値引きの余地を残してあることが前提。
・発注が決まっていて顧客の事務処理が遅い場合は、納期に影響を与える等伝えてプッシュ。例えば、生産のキャパが限られているので今ある製品は他の顧客に回ってしまうなど。
などのアクションを取りましょう。
これらができるか否かは、各案件の状況を社長・役員・上司等が共有化していて、かつ、関係顧客を十分に理解し顧客と良好な関係が構築できているかにかかっています。
『理詰めの営業』の各種分析とそれに対するアクションが取れているかどうかなのです。
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さて、本日のテーマは、「相手の期待を予想する」です。
その前に、ここまでの流れを整理してみます。
まず、「会議のゴールを設定」します。
そして、そのゴールを達成するための具体的な「シナリオを作成」します。
ここから、目標達成に必要な「必須出席者（顧客および自社）の確認」、「確認事項・不足情報の洗い出し」を行うというものでした。
次に、顧客の各出席者がどのような期待・考えを持って会議に来るのかを予想します。
今回の事例では、顧客から打診があった翌週に顧客V社と打ち合わせを行います。目的はRFPへの参加の可否決定に必要な詳細情報の収集および参加する場合の戦略立案に必要な情報の収集です。
その打ち合わせのための「会議設計」です。
先週の記事では、「V社との打ち合わせでは、V社の担当者だけがいいのか、上司にも出ていただいた方がいいのか、どちらが詳細情報を聞き出せるか、営業の判断が求められます」とありましたが、
今回はV社の担当者とだけ面会（または電話会議で打ち合わせを）すると仮定しましょう。
V社の担当者の期待はどうでしょうか。
今までのV社との関係の密度や経過により、想定される内容は異なりますね。
例えば、
a.（現在のベンダーには不満）、是非、代わりのベンダーがほしい。ついては、この会社のことをもっと知りたい。
b. この会社のことは良く知っているので、是非、RFPに参加してもらい、選択肢の一つになってほしい。
c. この会社のことは良く知っており、是非、RFPに参加してもらい、この会社に任せたい。
d. 大阪支社はこの会社に任せているが、担当者やリーダーが頻繁に変わるようだ。大丈夫だろうか。とりあえずRFPに参加してもらおう。
e. 三社に見積もりを成立させるため、参加して欲しい。本命は現行ベンダー。
この事例は、ビル管理ですが、上記のシチュエーションは、他の業種でも当てはまるでしょう。さて、あなただったらどう対応しますか。
相手の期待を予想することにより、打ち合わせに必要な資料や話の内容、順番、役者の選択などを適切に行えるようになります。
