議会便りの校正を行う際に気をつけなくてはいけない部分は、句読点が多かったりすくなかったり読みづらい文章をどう読み易くするかです。
この部分は、校正作業でもっとも気をつけなくてはならない部分になります。
作業を行う委員8名中、6名が新人ですので慎重を期しながらの校正作業がスタートしましたが、あらためて私自身も、以下のようなルールを確認しました。
句読点【くとうてん】句点読点の総称
句読点については日本語の表記の上でも基本的なルールが定まっておらず、特に読点についてはルール化が難しい状況にある。しかし、公用文については幾つかの特別なルールもあり、最小限の基本原則を整理することは可能であるので、以下にその概要を示す。
１ 公用文における句点のルールは、次のとおりである。
（１）文末には、原則として「。」を打つ。
（２）文末が「～こと」又は「～とき」のときは、「。」を打つ。
（３）文末が体言（名詞）又は「～もの」のときは、「。」を打たない（一連の文章中ある文を文飾のため体言止めにしているような場合を除く。）。
（４）（ ）の中が文になっているときは、「。」を打つ。
本庁各部局（警察本部を除く。）は、予算要求書を本日中に提出してください。
なお、（ ）の中で体言止めに続いて文がくるときは、例外的に体言の後に「。」を打つ。
建物の区分所有等に関する法律（昭和３７年法律第６９号。以下「区分所有法」という。）第１条の規定に基づき～
２ 読点については、明確なルールはないが、以下は公用文に特有のルールを中心にまとめたものである。なお、長文化すれば普通は「、」を打たない位置でも「、」を打つこともあり、読みやすい文にするための例外は許容される。
（１）単文（「主語＋述語」関係が１か所しかない文をいう。）の主語の後には、「、」を打つ。
私は、貿易関係の会社に勤めている。
なお、主題を表す助詞の付いた文節など主語に準ずる場合も同様である（以下同じ。）。
行政改革については、至急その具体策を取りまとめなければならない。
（２）動詞の連用形の後に（用言が付かないとき）は、原則として「、」を打つ。
諸般の事情を勘案し、最終決定を行う。
なお、「～（し）て」となる場合は、原則として「、」を打たない。
諸般の事情を勘案して最終決定を行う。
ただし、法令の条文中、「～に関し」や「～に対し」の後には、慣用上「、」を打たないことが多い。
意見書は、その日から３日以内に知事に対し提出しなければならない。
（３）接続詞の後には、「、」を打つ。
しかし、それには賛成できない。
この場合、そのすぐ後に短い主語がくるときは、主語の後の「、」を省略することができる。
しかし、私はそれには賛成できない。
（４）名詞を列挙する場合は、「、」を打つ（詳細は、第８章名詞の列挙参照）。
消耗品とは、鉛筆、消しゴム、用紙等の文房具をいう。
（５）条件節又は重文（「主語＋述語」関係が２か所以上ある文をいう。）の第１節の後には、「、」を打つ。
雨が降れば、運動会は延期される。（条件節）
おじいさんは山へ柴刈りに行き、おばあさんは川へ洗濯に行った。（重文）
（６）条件節の主語、重文の第１節若しくは第２節の主語又は複文（主部（主語の部分）又は述部（述語の部分）の中に「主語＋述語」関係がある文をいう。）の主部若しくは述部の主語の後には、原則として「、」を打たない。
国が賛成すれば、県もやりやすくなる。（条件節）
私は賛成だが、彼は反対だ。（重文）
花が咲くときが、やってきた。（複文）
設計費にあっては当初予算に計上し、工事費にあっては時期を見て補正予算で対応する。
（７）接続助詞の後には「、」を打つのが原則であるが、例外も多い。
住民の同意を得たので、事業は順調に進むであろう。
他部局との協議も必要であるが、まず担当部で十分検討する必要がある。
といった注意事項をふまえて校正作業を行います。
