Access自分流 「先方計上管理」

「先方計上」この言い方そのものが自分流です。
最近、「請求書は要らない！」という客先が何件もあります。毎年その数は増えています。商社ではそういったところはないのですが、製造メーカーで自分たちのシステム入力時点で購入金額を確定してしまうところでは、買掛一覧だとか、支払通知書が送られてきます。どうかすると「請求書」そのものが送られてきて、「押印の上返送してくれ！」と言われます。

こちらの請求金額と先方の計上金額が合っている場合は問題ないのですが、値動きがあると金額に差が生じることが多々あります。こちらが間違っている場合は、こちらの売上伝票を修正すれば良いのですが、価格改定の見積書を提出して了解をもらっているにも関わらず、先方計上では旧価格のままになっていたりすると、先方に修正を求めることになります。この先方修正は月をまたぐのが普通です。翌月修正してくれればまだ良いのですが、どうかすると翌々月になったり、修正してもらった数字がまた間違っていたりする場合もあります。こうなると管理が非常に面倒になります。
翌月払いの場合でも、こちらの請求金額通りに先方が支払ってくれないので、差異は売掛残として残ってしまいます。また、修正後支払われた金額は当月売上金額とは異なった金額になります。この繰越管理は非常に面倒なものです。

以前の販売管理システムではExcelで修正依頼をしている売上明細を別途保管したりしていました。面倒だし、繰越明細が多数になってくると非常にわかりずらくなります。また、そういった得意先は年々増えてくるし、販売管理システムで系統的に管理したい項目でした。
調べたことはありませんが、現在販売されているパッケージソフトでそこまで管理できるものはないのではないかと思います。「先方計上管理」は通常の売上、売掛金管理とは全く異なる管理です。自作するなら「先方計上」を管理するのは比較的簡単です。

１．売上明細に先方計上日フィールドを追加する。
２．売上とは関係ない先方計上追加明細を作成する。その追加明細にも先方計上日フィールを用意しておく。
３．先方計上日で小計をとる。

やることはこの３つだけです。
「１」の先方計上日フィールドを追加は説明する必要はないと思います。ちょっと変わっているのは「２」の追加明細の作成です。これは、先方計上明細を売上明細とは別テーブルに作成します。例えばこちらの正しい明細が

りんご　　　２個　単価１１０円　金額２２０円（１）

だったのに、先方計上が

りんご　　　２個　単価１００円　金額２００円（２）

となっていた場合。追加明細テーブルでは常に

りんご　　　２個　単価１００円　金額２００円（３）
りんご　　－２個　単価１００円　金額－２００円（４）

と合計金額が零になるように作成します。この追加明細にも先方計上日フィールを用意しておいて、「３」の集計では（１）（３）（４）の明細について先方計上日フィールドの小計をとります。例えば、こちらでは１月に（１）を売上計上していて先方計上が（２）だった場合、１月の先方計上集計では

金額２２０円（１）　先方計上日ブランク(繰越）
金額２００円（３）　先方計上日１／３１
金額－２００円（４）先方計上日ブランク（繰越）

となります。先方計上金額は２００円、繰越の合計は（１）と（４）の合計２０円になります。実際に入金後の繰越された売掛残は２０円になります。

翌２月に先方で正しく修正されたとします。その場合先方計上通知書では

りんご　　－２個　単価１００円　金額－２００円（５）
りんご　　　２個　単価１１０円　金額２２０円（６）

といった修正明細で計上になっているはずです。２月にこちらの管理では、１月に繰越になった明細について

金額２２０円（１）　先方計上日２／２８
金額－２００円（４）先方計上日２／２８
合計　２０円

と先方計上日に入力します。で、先方計上日で小計をとれば修正された２０円が計上に上がってきます。

一昨年、昨年は価格の値上がりが非常に頻繁に行われました。先方計上を行っている得意先では本当に単価修正を依頼しなければならないケースが多かったです。営業担当者にはその都度、先方購買に修正を依頼してもらいました。修正が翌月確実に行われればまだ良いのですが、修正が翌々月以降になってしまう場合も多々ありました。その間にも修正依頼明細が増えていき、多いところになると、１０明細以上になる時もありました。（金額として１００万円以上です。）
売掛金が確実に入金されるよう管理するのは経理の仕事です。先方計上の管理は非常に面倒ですが、経理の仕事としては非常に重要だと思います。市販のソフトで管理できないのなら自作しなければならない一つの理由付けになると思います。