今日は何の日？
今日は速記記念日だそうです。
私は速記はできませんが、営業の事務仕事で電話のメモを残すために、自分なりに速く正確に相手の話を書き取る方法を試行錯誤してきました。
用意するものは、A5の大きさのメモ用紙、これはA4コピーの裏紙を半分に切ったものを大きなクリップで留めただけのもの。
そしてボールペン、シャープなどの筆記用具を何種類か。
電話口に出た瞬間からメモを取ります。先方の会社名、名前・・。 聞こえてくることは全てメモ。このとき、会社名が「北海道○○株式会社」など、地名入っているものは地名の一文字のみをメモして（この場合なら「道」だけ）○○の部分を聞き逃さないようにメモすることに集中します。会社名も名前も聞こえたとおりひらがなで。後で清書するからいいんです。
また、わからないのに思い込みで漢字で書くと、全然違ったりすることもあるので、ひらがなやカタカナのほうが固定観念を与えなくてよいと思います。
一番大切なのは電話番号。これを間違えなければ、後でメモを見た人が折り返し電話できるので連絡が途絶えてしまうことがありません。また、今はインターネットで会社を電話番号検索 できますので、万が一会社名を聞き洩らしてしまった場合、これで正確な会社名がわかります。
要件も逃さず書き残します。5W1H。営業マンはひとりひとりいろんな会社と取引があり、しかも1社に対して一つというわけではありません。電話の要件も現在・過去・未来といろいろですので、できるだけ聞き取ったことを整理して正確に再現できるようにします。
ちょっとくどいかなぁ・・・と思うこともありますが、それは私の考え。読む人が不要なところは流してくれるはずですから、そこは考える必要がないと思います。あくまでも愚直に。
A5のメモに走り書きした字は私でなければ読めません＾＾； これをわかるように清書していきます。清書している段階で 私自身も頭の中で整理がつき記憶に残ります。
清書のメモ用紙は、「○○株式会社 △△課 ～～様より ご連絡くださいとのこと。123-4567（電話番号） 10/28 11：10 陶子（←ほんとのメモは苗字。念のため・・）」とか、社内の内線電話で、誰それさんから電話がありました、といった簡単な伝言。
この程度ならA6サイズ。もっと長くなる場合はA5サイズ。2枚以上になったら左肩をホチキスで留めます。
電話メモは、電話を受けながら書いたメモを流用しないほうがいいです。自分が受けた記録も大切ですからね。万が一、伝言として残したメモが紛失したりすると大変ですし、後日走り書きのメモが役に立つことも何度もありました。
清書している間にまた違う電話がかかってきたら、その電話は青ボールペンでメモを取る・・という風に分けたりしてました。ちょっとした自分だけの気分転換です☆
毎日同じことの繰り返しのような些細な仕事でも、何かしら自分のこだわりなどを織り込むと楽しくなるものですよね。