大量郵便の準備方法

会社で外資系企業を対象としたセミナーを行うことになった。多言語マニュアル制作の会社じゃなかったっけといわれそうだが、実は社長がカナダ人で、れっきとした外資系なのだ。そこでDTPだけじゃなく、なんかセミナーも行おうというわけで企画された。内容は東京一極集中の外資系を大阪にも呼ぼうというセミナー。いろいろと商工会議所などの協力を得て、外資系の情報を得た。
個人情報にもかかってくるので、具体的な話はここまでで、これらの企業にお誘いの手紙を出すことになった。手紙といっても、コピーの挨拶状とカラーのA4ペラモノを入れるだけ。

ただし、その数が808通となると話は変わってくる。その大部分が手作業だ。

まず、レターを三つ折りにしなければならない。最近のコピー機はこれが出来る機種があるとか。残念なことに、この機能がついているはずなのに、使い方がだーれもわからない。おかげで手作業だ。これは昨日のうちに済ませた。以下の作業は今日行った。それも2人でだ。

次、挨拶状とカラーを組み合わせる。これも簡単。ただし手間がかかる。

その次、封筒に入れていく。これが難しい。私はコツがつかめずかなり手間取った。

第3段階、糊で封をする。これも手間だが、あの折り曲げる部分を重ねて、一気にのり付けする。それでも10通くらいが限界。これを一人40回くらい繰り返す。

最終ステージ、宛名ラベルを貼る。適当に貼るわけに行かないが、精神が飽和状態に達し、細かくは出来ない。

さてここまで読むとカンのいい人はわかると思うが、全体的に808×4で3232工程が存在することになる。第3段階は80回としても、808×3＋80で2504工程があったということだ。事務にうとい人間が行ったわけだから、効率は一般企業で専門に行っている女性社員と比べて悪いかもしれない。

さて出来た、朝の10時から始めて、終わったのが18時半過ぎ。普通の郵便局は開いていないから、中央郵便局まで持っていく。紙袋に入れるが、その重いこと重いこと。結構遠い。

さて出すだけ。という話になるがそうも行かない。料金別納郵便は自分たちで消印押さなければならないということ。手押しと機械がある。機械はかすれた印字になり、きれいでないとか。

なんか説明書きがあるが、あまり要領を得ていない。年配の相方と相談しながらいじっていると押せた。まあいいだろうという結論に達し、これを使う。しかし、放り込んだら機械が吐き出すようなシステムではなく、確実に行おうとしたら、一枚一枚入れていかなければならない。これで30分近く費やした。

いやもう、好き好んで大量の郵便物など作るものではない。人数が多くあれば別だが。作成代行業が存在するが、仕事として存在する理由もわかるもの。いい経験になった。

やはり、メールの時代だ。ファイルもPDFにすれば何の問題もない。