最近、いろいろな会議会合に立て続けに出席させていただいています。
その集まりによってではありますが、
残念ながら準備不足だなと感じたり、そのために会議が長引く、
あるいは再度の召集が必要になる局面に出くわすことがあります。
どう準備不足かというと、おしなべていえば、
その進行を担っている側が議題に対して事前にちゃんと考えてみたのか？
と思えるような論点の未整理、見解をなさを感じる場合があるのです。
もちろん会議とは、意見交換や、検討したり審議したりの場であって、
周囲の意見をちゃんと聴取すること、議論することは大切で、
提案側の私見によって支配されべきものではないと思います。
公明正大も確保されねばなりません。
しかし、会議とは、そういう場であったとしても、
そのときになって考えればすむ、みんなの意見を元に自分も検討すればいい、
というものではないと私は思います。
なぜ、提案側が事前に一定の見解をもって臨むべきかというと、
議題としてまな板にのせる立場である以上、
そしてメンバーに検討を促す立場である以上、
判断に足る、協議の前提となる素材が十分にそろっているか、
ということが会議会合の準備にあたるからです。
手持ちの情報で判断するとなると、どうなるのか。
こういうことが不明で判断できないとなると、事前に何を調べておくべきか。
それを知るためにも事前の検討を行い、見解を持つことが不可欠なのです。
もちろん翻意があって構いません。そのための会議です。
しかしその件については次回まで、ということを極小化されねばいけない。
いたずらに時間が経過したり、判断が先延ばしにならないようにするのは、
よい仕事をするための条件でもあり、メンバーへの礼儀でもあるように思います。