エバーノートで効率的な会員原簿管理

社団法人やNPO法人の会員管理は結構面倒なものです。

特に大きな事務所を構えず、関係者が遠隔地にいる場合は、ITの力を借りないと効率的な管理はできません。

私が事務局を務める某学会もこのような問題を抱えています。それに対するソリューションとして、最近エバーノートをもっと積極的に活用しようと思いつきました。

まず某学会の状況を説明します。

１．入会申込書・住所変更等各種変更届はファックスまたは電子メールで送られてくることが多い

２．年に数回事務局から学会誌等の郵送物を発送する

３．事務局の一部はエバーノート・プレミア版で共有設定を行っている

４．名簿管理はマイクロソフト・アクセスを使っている

次に入会申込書（会員原簿）のエバーノート保存について説明します。

１．従来は紙ベースに打ち出し、ファイルしていた入会申込書をエバーノートで管理することにした（当面バックアップに紙ベースも保存）

２．変更届その他会員と事務局とのやり取りも全部エバーノートに保存・管理することにした

３．データベース（アクセス）からパソコンベースで「入会申込書」に近い形の「原簿」を打ち出し、照合することで入力エラーを早く発見できるようにする（現在試行中）

具体的なソリューション方法

１）下記図〇１のとおりまず「学会会員原簿」というノートブックを作り、個別会員の入会申込書をノートとした（スキャナーで読み込み）

２）ノートの見出しに「会員番号＋会員名」を書き、タグに氏名を「ひらがな」で入力した

３）会員からファックス・メールで送られてくる変更・異動に関する連絡やそれに対する回答メールにも「会員番号＋会員名」を書くことにした

４）こうすることで「学会会員名簿」に入会申込書や変更届等が保存される。それをエバーノートの並べ替え機能を使うと瞬時に会員番号順に並べ替えることができる。原簿と変更届が続いて表示されるので変更履歴等を一覧することができる。

また「タグ」による並べ替えを選択する（図の〇４）と、入会申込書をアイウエオ順に瞬時に並べ替えることができる。

このような並べ替えを行うと個別会員毎の属性変更に関わる記録も一括管理することができるので、会員管理が効率的になった。

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もっと大掛かりな会員管理システムを持っている組織・企業（たとえば会員登録を総てウエッブで行い、そのままデータベースソフトに取り込む等）の場合はもっとすっきりしたソリューションがあると思いますが、手書きの書類が送られてくる我々規模の団体の場合（そしてシロウトが事務局を務める場合）、このあたりが効率化の限界かな？と感じた次第です。

もし読者の方で「こうした方が良い」というヒントがあれば、是非教えて頂き、団体運営を効率化していきたいと思っていますのでよろしくお願いします。