仕組みを作る

東京都江戸川区の医療法人財団京映会の健康診断ブログです。

私は、毎週月曜に社員向けのメルマガを書いていますが、もう10年になりました。
今日は、そのメルマガを転記します。

番号ではないディズニーランドのファストパスのような整理券を配るのはどうでしょうか？
「〇：〇〇～〇：〇〇に、受付にお越しください」と書けば、受付で待つ必要がなくなります。

受付を二人体制にして流れをよくしても、次の超音波検査がさらに混雑するだけです。
受付は簡単にして、手間のかかる受付作業は超音波の並び列に対してするのはどうでしょうか？

チーフは、会場全体を見渡せる検査を担当して「どうすればもっと良くなるか？」とか、
「困っているお客様の誘導をする」ようにした方がCSが上がるのではないでしょうか？

どうすればもっと『お客様のためになるか？』を、皆さんで検討してください。


仕組みを作る

中小企業の弱点は、仕組み作りが弱いということです。

こんなミスが起きる。こんな間違いが頻発する。
このような時、中小企業でありがちなのが「確認を徹底しよう！」と掛け声で終わってしまうことです。

ミスが起きないように、業務の流れを変える。
間違いが起きないように、プログラム的にチェックポイントを設ける。
これが、仕組みでミスを防止する『仕組み』作りです。

人の取り違いを防ぐために、採血の番号を直接受診者様に見せて確認してもらう。
前年度と違ったら、計測者が受診者様に確認して、受診票に自分の確認済サインをする。
これも、仕組みでミスを防止する『仕組み』です。

コンピュータ作業はプログラムが使えるので、もっと高度な改善ができます。
人が入力したデータと、OCRの読込データをマッチングさせて、合っていたらシステムに入力する。
読影データを、異なる二人が入力して、合っていたらシステムに入力する。

今、取り組んでいる、計測データを人手が介さないで直接システムに取り込む。
問診票をiPadで入力するようにして直接システムに取り込む。
これも『仕組み』でミスが起きないようにするためです。

『仕組み』作りの習慣や意識、考え方がない会社は、同じことが何度も繰り返されます。
会社で起こる様々な問題を「仕組みで解決できないか？」と考える視点を持ちましょう。
「確認を徹底」などと気持ちで解決をしようとしても、『仕組み』がなければ改善はできません。
人間はどんなに優秀な人でも必ずミスをします。『仕組み』で解決するようにしましょう。

今は、時代の大転換点にいます。ほとんどの作業にAIやRPAが入ってきます。
人間は疲れたらミスをしますが、コンピュータは疲れないのでイージーミスがありません。
これからの１０年、『仕組み』を作れない中小企業は確実に淘汰されていくでしょう。

「確認を徹底」では、改善案になりません。それは、ただの掛け声です。
『仕組み』で解決していく。そんな「仕組み思考」をぜひ持ってほしいと思います。

私達京映会も『仕組み』を作って進歩していきましょう。私達京映会の経営理念は『学習する組織』です。

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