経験的議事録のあり方

これまでの議事録問題の、報道や議論のあり方を見ると、議事録とは単なる議事進行の記録に過ぎないようなとらえ方でが多いようである。しかし、国会で過去の議事録から追及される例を見ても分るように、会議や議論の進行を検証してそこに、問題点や矛盾がないか、会議の意思決定の方向が正しいかどうか、ということをチェックする役割も果たしているのである。

それは裁判でも同様のことが言えるであろう。組織体の運営には、打ち合わせや商談から、国会や裁判記録まで議事録の役割は、全て共通のことである。

議事録はその時のグループや組織の交渉や会議の要旨（実施・報告事項や決定・指示事項や交渉や議論の内容要旨と問題点や提案事項）を正確に継続的に記録することにより正確な情報を参加者で共有する。それを基に、時事刻々変化する状況に対応して、議事録に記された指示決定事項や議論を参考にし、次回の議論の時までに処理すべき事項を担当者は進め、調査し、新たな問題点を見つけて、次回の会議や交渉に諮ることで、問題点の解決を図り、実施事項の進捗を確認し、新たな問題点の指摘や解決策の提案が出来、仕事を前進させることが出来るのである。

議事録の使い方一つで、その会議体が形式的なものになる場合も多い。例えば、政治主導といいながら、官僚の言いなりになっていることがあるとすれば、議事録の使い方に問題がある可能性がある。議事録に大まかなことしか書かなければ、物事は大雑把にしか進まず、様々な問題点や事項が零れ落ちて、官僚側の実施状況も把握できないであろう。議事録を単なる記録だけと考えた議事録の構成では、成果は上がるまい。

議事録は、様々な報告書・提案書・進捗表も添付させ、報告連絡事項、決定指示事項、提案事項、検討事項（議論内容）を詳細に書くべきである。そうすることにより、議事録そのものが仕事や、プロジェクトの指針となり無駄な仕事や、サボタージュや言い訳を防止することが出来、共通目標の確認が出来るのである。

ニュースに、三役会議は議事録義務がないと報道されていたが、そのような問題ではないだろう。与野党限らず政治家達の多くは物事を言うだけで、実務能力に欠け、夢をだけを語る人や、アジテーターが多いのではないかと、疑いたくなる。政治家は実務を官僚に任せればよいが、指示するには最低限のマネジメント能力は必要だ。議事録がなければＰＤＣサークルを廻せない。何を持って企画・計画し、進捗状況を把握し、実行状況をチェック検証するのか。


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