早く済ませる －人に聞く－

　まずひとつめは、「人に聞く」ということです。

　できることなら、自分の仕事は自分だけで考えてやりとげたいものです。したがって、いろいろな文献・資料等にあたって自力で調べるということを行います。それでもうまくいかない場合は、まわりの人に聞くのが普通です。

　しかし、人に聞く場合は、「聞く人を選ぶ」ことが重要です。「本当によく知っている人」に聞かなくてはなりません。「餅は餅屋」の世界です。聞く人を間違えると解決どころか一緒に混乱の渦に巻き込まれてしまいます。
　聞きやすいのでつい隣の人とか懇意にしている同僚等に聞いている姿をみますが、あまり良い方法とは言えません。中途半端に知っている人に聞くと、その人もあまりよく分かっていないので、「こうだろうか、こうかもしれない・・・」という感じで、一緒に悩みああでもないこうでもないと議論をしてしまいます。これでは、早く済ませようとしていうのに何のために聞いているのか分からなくなります。時間の無駄です。

　「本当によく知っている人」は、表層的な事実だけでなく、その根拠やその結論に至った経緯、またそのことに関する過去の議論・論点等を熟知していますから、疑問点について、さまざまな観点からのアドバイス・ヒントを与えてくれます。中途半端に知っている人と１時間話をするぐらいだったら、本当によく知っている人に５分話を聞いた方が圧倒的にためになります。

　ただ、ここで大事なことは「『本当によく知っている人』を知っている」ということです。

　そのためには、常日頃からできるだけ多くの人と関わりをもち多くの人を知る努力をしていることが重要です。また、そういう頼りになる人・その道の専門家を紹介してくれる「Know Who」データベースを持っている人を押さえておくことも大事です。日ごろのヒューマンネットワークがいざという時に真価を発揮するのです。

早く済ませる

　増えた仕事を時間内に処理するもうひとつの方法は、「早く済ませる」ということです。

　言われてみれば当たり前ですが、同じ時間内で早く済ませるためには工夫が必要です。人の頭はコンピュタではないのでCPUを高性能なものに替えて処理スピードをあげることはできません。

　前回書いた「人に任せる」という方法は、コンピュータの世界では「マルチタスク（並列処理）」といえるでしょうが、今回は、シングルタスクの場合を想定しています。

　「早く済ませる」方法としては、３つあげたいと思います。

負荷分散 －２－

「空間」による負荷分散

　もうひとつの負荷分散である「空間」による負荷分散についてお話します。

　「空間」による負荷分散は、簡単に言えば他の人（他の部門）に一部業務を任せ分担することです。

　人に任せる場合に最も大事なことは、「任せるに値する人に任せる」ことです。任せる人は、単にその人がやるべき立場にあるとか、頼みやすいとかで選んではなりません。任せるということは、依頼した後はその過程においてこちらは気にすることなく、最終結果のみ受け取ることですから、その仕事を完遂できる能力のある人に任せなくては意味がありません。

　任せる場合には、期待する具体的アウトプットイメージを伝えることはもちろんですが、期限もきちんと伝える必要があります。
　しばしば、人に任せる場合に遠慮してか、はっきりと期限を伝えない場合がありますがこれはだめです。
　期限は「明確に」伝え、しかも「少し余裕をもった」期限を設定するようにしましょう。

　また、期限が来たら、必ず「催促」しないとなりません。期限を過ぎても困らないのであれば、そもそももっと遅くに期限を設定すればよかったわけです。必要以上に早めの期限設定は、お願いした人に余計な負荷を強いるという大変失礼なことをしたことになります。

　期限を過ぎても催促しないで自分の方ががまんしてリスクを被っていると、相手は「結局のところ急ぎの仕事ではないんだ」と思ってしまいます。そして、そのようなことが何度か重なってくると、相手は「どうせ今度も期限を守らなくてもいいだろう」と思い、本当に急ぎのとき協力が得られなくなります。

　期限の決定・遵守は、依頼する側にも依頼される側にも緊張感が不可欠です。

負荷分散 －１－

　負荷分散には、２つの方法があります。ひとつは「時間」による負荷分散で、もうひとつは「空間」による負荷分散です。

「時間」による負荷分散

　「時間」による負荷分散は、具体的には業務の「プライオリティ （優先順位）」付けです。

　「プライオリティ」を考えて仕事に取り組むのは当たり前のことですが、実際の仕事現場ではときおり優先順位付けに混乱が見られます。

　まず、先に手をつけているからといって、優先順位が高い訳ではありません。

　また、上司から言われたオーダだからといって、優先順位が高い訳でもありません。指示元の役職の高い順に業務のプライオリティが決まるものではないのです。

　部長からの懇親会の場所探しの指示と、課長からのこれからすぐ始まる会議の資料準備の指示とではどちらが優先順位が高いでしょう。会議の準備そっちのけで、ホームページで飲み屋さんを探していたら・・・

　新しいオーダがきた時には、現在かかえている業務とどちらを優先したらいいか判断しなくてはなりません。もし、自分で判断できない場合は、オーダを出した人にそのオーダの重要性や期限を確かめ、現在かかえている業務との優先順位付けのアドバイスを求めることが重要です。

　オーダを受ける方には申し訳ないのですが、上司は、担当の方一人一人のその時点での業務負荷までは細かく知らないものです。

そうすると仕事は増える

　「来るものは拒まず」の姿勢で物事に取り組むと、当然やるべき仕事はどんどん増えていきます。しかしながら、通常は仕事が増えたからといってすぐに人が増えたり体制が充実したりすることはありません。

　時間は有限ですから、体制がそのままで仕事が増える場合、その対応策は２つしかありません。
　　①　負荷分散する
　　②　仕事の処理スピードを上げる

　つまり、やるべき量を調整するか、ひとつの仕事を早く済ませるかです。

どうせやるなら「自分が親分」

　自分が仕事を受けたとき、どうせやるなら「自分が親分」になった方が結局のところ「いいことは多い」ものです。

　自分が音頭を取れば、仕事のプロセスを自分でコントロールできます。スケジュール（課題検討の期限等）も自分のペースを勘案しながら設定できますし、自分がとりまとめ役をしていれば、結論の方向性もある程度自分の考えている方向にリードすることができます。

　実際、スケジュールにしても結論にしても、とりまとめ役がつくる原案にかなりの部分規定されるものです。また、意見が対立するときも、最終的には、とりまとめ役であれば自分の考えを押し通しやすくなります。

　課題をWG形式で検討するときは、通常とりまとめ役は「事務局」と位置づけられます。が、ときに「事務局」は「ホッチキス」になる場合があります。すなわち、WGのメンバに課題を割り振って、その検討内容・結果をただ単に「ホッチキス」で綴じてアウトプットにするのです。
　別にそういう形で解決できる程度の課題であれば、ひとつの方法だとは思いますが、本来の事務局はもっと生産的・指導的役割をもつべきです。

　具体的には、ある課題について、
　　　①検討項目の抽出
　　　②検討責任者のアサイン
　　　③検討スケジュールの決定
　　　⑤議論のリード
　　　⑥意見調整
　　　⑦検討結果のとりまとめ
等の役割をこなす必要があります。そして、それらを期限内に効率的に進めていくため強力なリーダシップを発揮すべき立場にあります。

　役所の検討会の事務局といえば、もろもろの庶務・雑務の下働き的色合いが濃いように感じますが、本来「事務局」は主役なのです。偉いのです。実権力を握っているのです。実際、事務局になると、あれこれ細かしい業務にかかずらわったり関係者間の利害関係の調整等に走り回ったりと確かに大変ですが、それに余りあるメリットがあります。その役目をきちんと果たせば、関係者からの信頼を得られますし、自分たちとしても自信になり、仕事の達成感も格別のものになります。

　自分が直面している課題解決のためには、進んで手を上げる価値があるものだと思います。

来るものは拒まず

　仕事に取り組むとき、時折、仕事の割り振りで、これは誰の仕事かということを議論することがあります。その際、私がいつも意識しようと心がけていることは、「仕事をやって悪く言われることはない」という気持ちで取り組むということです。

　「５分５分」で他部門の仕事だと思ったら、その仕事は引き受けるべきです。「６分４分」で他部門の仕事だと思っても、そうです。

　人は知らず知らずのうちに自分に甘く、都合よく考えるものです。したがって、自分が「５分５分」だと思う場合は、間違いなくニュートラルに見て「自分の仕事」です。「６分４分」でもそうでしょう。「７分３分」ぐらいでようやく半々、「８分２分」になると、さすがに人に仕事だと思います。
　
　この考え方は、以前私が支店に出た際、その支店の支店長から教わったものです。

　仕事が来るのは、「自分が頼られている」からだと、自惚れて良いように考えましょう。人は自分に影響のあることを頼む場合には、頼りにならない人には頼みません。「あいつなら、まあなんとかやってくれるだろう」と思った人に仕事を回すものです。

　考えてみると、仕事が来なくなったら「失業」です。仕事があるだけでもありがたいことです。

　「来るものは拒まず」は商売繁盛ということです。

無い袖は振れない

　前回と同じように、仕事を進めていく上で複数の人（組織）に関係するある「課題」があり、その課題の解決が進まないとき、その原因としてもうひとつの場合があります。

　それは、解決すべき人（組織）に「解決するだけの知識・スキル・行動力等課題解決能力がない」場合です。
　
　この場合は、いくらそちらが解決すべき課題だろうといってもだめです。いわゆる「無い袖は振れない」状態です。「べき論」を振りかざしても何の解決にもなりません。
　
　こうなると、ともかく「解決できる力のある人（組織）」がやらざるを得ないのです。

困らない人は動かない

　仕事を進めていく上で、複数の人（組織）に関係するある「課題」があったとします。その課題の解決が進まないとき、しばしば、関係する人（組織）に対して「どうして課題解決に動かないのだろう？」と不満に思うことがあります。

　そのようなときには、課題の解決がその人（組織）にどれだけ重要なことか、緊急なことかを、相手の立場に立って考えなくてはなりません。

　人は、自分が困らない動きません。本気になりません。これは至極当たり前のことです。

　したがって、そういう場合には、いくら（困らない）人に頼っても無駄です。結局、「最後に困る人」が本気で取り組まざるを得ないのです。それが自分であれば、やはり自分がともかく動くしかないのです。

はじめに

最近流行っているBlogに乗り遅れまいと思いサイトを開いてみました。どうせ三日坊主は目に見えているのですが、少しでも継続できるように、内容は特にテーマを定めず、自分が書き続けやすいものにしました。
在り来たりですが、仕事を進めていく上で、また仕事に限らず何か物事に取り組むとき、私が常日頃意識していることを徒然に書き連ねています。その時々で頭に浮かんだことを記していますので体系的な体裁にはなっていません。
Blogの形で公開していますが、議論を広げたいというものではなく、私の今の考え方を自身の覚えとしてどこかに留めておくことを目的にしています。副次的に私の周りの皆さんの目にとまることがあるかもしれませんが、それはそれでという感じです。
内容は、決して私のオリジナルなものばかりではありません。むしろ、大半は私が教えられた先輩の方々の知恵の受け売りです。可能な限り知恵の源の方のご紹介もしようと思います。
さて、どこまでネタが続くか？　ともかくごちゃごちゃ言わず始めてみましょう。