負荷分散 －２－

「空間」による負荷分散

　もうひとつの負荷分散である「空間」による負荷分散についてお話します。

　「空間」による負荷分散は、簡単に言えば他の人（他の部門）に一部業務を任せ分担することです。

　人に任せる場合に最も大事なことは、「任せるに値する人に任せる」ことです。任せる人は、単にその人がやるべき立場にあるとか、頼みやすいとかで選んではなりません。任せるということは、依頼した後はその過程においてこちらは気にすることなく、最終結果のみ受け取ることですから、その仕事を完遂できる能力のある人に任せなくては意味がありません。

　任せる場合には、期待する具体的アウトプットイメージを伝えることはもちろんですが、期限もきちんと伝える必要があります。
　しばしば、人に任せる場合に遠慮してか、はっきりと期限を伝えない場合がありますがこれはだめです。
　期限は「明確に」伝え、しかも「少し余裕をもった」期限を設定するようにしましょう。

　また、期限が来たら、必ず「催促」しないとなりません。期限を過ぎても困らないのであれば、そもそももっと遅くに期限を設定すればよかったわけです。必要以上に早めの期限設定は、お願いした人に余計な負荷を強いるという大変失礼なことをしたことになります。

　期限を過ぎても催促しないで自分の方ががまんしてリスクを被っていると、相手は「結局のところ急ぎの仕事ではないんだ」と思ってしまいます。そして、そのようなことが何度か重なってくると、相手は「どうせ今度も期限を守らなくてもいいだろう」と思い、本当に急ぎのとき協力が得られなくなります。

　期限の決定・遵守は、依頼する側にも依頼される側にも緊張感が不可欠です。