「仕事ノート」のその後

仕事をしている友人とともに、「手帳の使い方」についていろいろ考えた話を、年明けのブログの記事にさせていただきました。

その友人に、昨日久しぶりに会いました。そして、彼女から、その後3ヶ月間の手帳の使い具合、感想などをお聞きしました。

彼女、わたしがかつて提案したように、実際3ヶ月間やってくれたようです（わたしのブログ2014年1月9日を参照）。


今、彼女がやっているのは「3冊持ち」。

1冊目は、自分の生活すべてを統括する大元帳の「手帳」。
彼女は、わたしが紹介した婦人之友社「主婦日記」を使っています。

2冊目、それは、わたしが提案した「仕事ノート」。
わたしは、当初、ほぼ日手帳のオプションで売っているA5のメモ帳（カズン用）をB6にカットして使うことを提案しましたが、なかなか見つからなかったようで、彼女は、手頃に手に入るコクヨのcampusノートB6サイズを使っています。

3冊目は、「ウイークリーノート」。
わたしの提案は「毎日ノート」でした。わたしの仕事では、1日1日詳しく書く必要があるので、「毎日ノート」がいいと思いました（2014年1月17日のブログ記事を参照）。それで、彼女にわたしが購入したMDpaper 2014 datebook(1日1ページ）を使ってもらおうと、今回持っていきました。でも、彼女の仕事の場合は、ウイークリーノートで十分ということ。毎日ノート（1日1ページ）になると、重すぎて持ち運ぶのが大変ということでした。これはなるほどと思いました。彼女が今使っているウイークリーノートは、左側が1週間ブロック、右側がメモ（罫線）になっている形式のものです。

ここで写真をアップできないのは残念ですが、彼女、「仕事ノート」をかなりきちんとつけておられました。3ヶ月つけてみただけでも、仕事がどのように流れているのかがすごく整理できたそうです。



以下は1月7日のブログに書いた「仕事ノート」の書き方です。もう一度載せておきたいと思います。分かりやすくするために少し書きかえています。

年間の予定表を貼る。

月ごとの行事、事務などを書き上げ、それにまつわるタスクをできるだけ詳しく書き上げる。
その際、縦に線を何本か引き、それぞれのカテゴリーに分けてタスクを書き上げておきます。



本当は見開き1ページをひと月にするといいと思います。その際は、右側のページを空欄で置いておいて、その年、気がついたことなどをどんどんメモしておくといいなと思います。

できるだけ、スペースをゆったりとるということが大事だと思います。

彼女の仕事で、毎月決まったように出さなければならない「機関誌」。
4月から来年3月まで7、8月合併号を含め11枚の「機関誌」を出しています。そこで、このようにしてみました。各月で必ず書かなければならない内容について箇条書き。今年付け加えたいことなどをその下に色を変えて書きます。その月の機関誌を作成し、書いた項目に関しては赤○、書かなかったことは×、次にまわしたいものは、次の月に書き加えておきます。




さまざまな提出資料の形式見本を貼る（縮小コピーでもして。無理だったら、どのファイルのどこに資料があるのかを明記しておく）。

様々な連絡先もここにまとめて書いておく。

新聞などを読んでいて、「あ、これ使えるな」と思う記事に出会って切り抜いても、使いたい時にはどこかに行ってしまっていたり、忘れてしまっていて後で思い出したりということになってしまうというので、それもこのノートに貼り付けておくことにしました。その際、貼り付けはノートの一番後ろから。読めるように重ねて貼ってノートのページをなるべく使わないようにします。

このノートを見れば仕事の全体像が見える、そんなノートが「仕事ノート」です。


さて、彼女の感想とわたしの提案をいくつか。

B6サイズが一番持ち回りやすくていいということでした。

の「機関誌」についてはなかなかうまくいかなかったようです。これについては、これからでも昨年度の機関誌を見ながら、4月から3月まで、何を書いたか、トピックだけでも書き上げてみたらどうかと提案しました。そうすることで、今年度の「機関誌」を出していくときに役に立つのではと思いました。

続けて4月からもそのノートを使うということでしたので、それはやめて、年度が変わる4月から、また新しいノートを使ったらどうかと提案しました。「年度ごとの手帳」ということです。



さて、さて、1年後、彼女の「仕事ノート」はどうなっているでしょうか？　本当に楽しみです。