手帳なわたし

手帳オタクな私。若い時からその時々の生活のスタイルに合わせて手帳を選び、使い方を工夫してきました。私の今の究極をご紹介。

「テプラ」、「クリアホルダー」&「ファイルボックス」繁盛記!

2018-05-02 | 仕事術



ただいま、様々な書類作成、

分類など、いろいろ個人的にやっているまんじゅう顔です。


特に、

教会で再開する幼児グループの集まりは、

みなさんにお配りするチラシ、

会の説明書き、

出席票から、出席カードなどをはじめ、

スタッフ向けのカリキュラム、責任分担表、月案など様々な資料があります。


印刷をして、

スタッフ向け資料は教会の各アレンジャーに入れますが、

参加される方に配布する分は、

スタッフ皆で共用し、誰でも使うことができるように、

教会の、その集会用のアレンジャーにわかりやすく分類して保管したいと思います。



こういう時に

大活躍するのが「テプラ」、そして「クリアホルダー」です。


わたし、この組み合わせが大好きです。


「クリアホルダー」は、半透明が一番いいですね。

大量購入しても比較的安価で、

気兼ねなくどんどん使える。

夫がとにかくどっさり持ってますから、

今回はたくさんもらって使い放題です(笑)。





「1資料1クリアホルダー」でスッキリ!!!



そして、どの「クリアホルダー」にも必ずタイトルをつける。

それが「テプラ」を使っての作業。

我が家の「テプラ」は15年選手ぐらい古いものですが、

今でも十分役に立ってくれてます。




もちろん、教会の集会用アレンジャーも、各々の引き出しに「テプラ」で明記。

これで、「あれはどこに行った?」と大騒ぎすることはありませんね。




さて、「テプラ」つながりでもうひとつご紹介。


こんな風な保管ボックスを作っています。


わたしの場合、

責任があって、持っていくものが決まっている外出はふたつ。

ひとつは「CHURCH(教会)」

もうひとつは「WORK(仕事)」。

ですから、その2つの「ファイルボックス」を寝室に置いてます。



そこも「テプラ」ではっきりと。


これ、どう使っているかと言いますと、

「WORK」は、仕事に持っていくグッズを入れているんです。

例えば、ノートとか仕事用資料とか、ポメラとか、仕事に関する本とか,

出勤時に押すハンコ、仕事で使う筆記用具など。




「CHURCH」には、教会学校用の資料とか、幼児クラスの資料とか、

献金袋とか、とにかく教会に持っていくべきものを入れておきます.




いずれも、終わって帰ってきたら、

カバンからすべてのものを出して、ここに収納。

仕事が次の日に続く場合は、バッグの中にそのままにしますが、

次の日がない場合は必ずバッグを空っぽにすることにしているんです。

そして、また出かける前の日に、そのボックスから取り出しバッグに入れます。


ちなみに、

それ以外の、外出時にどこへでも持っていく定番のモノ、

お財布や通帳や日傘やマスク、万歩計、ティッシュ、定期券などは、

藤のカゴに入れてます。

どうして、これはファイルボックスにしないかって?

日常的に必要なモノは、ほんと、パッと欲しいものばかり。

ファイルボックスにいれちゃうと、探さないといけなくなりますからね。

この藤のカゴ、いつもコックピットデスク横のベッドの枕元に置いてます。



こういうの、みなさんもきっといろんな工夫をされていることでしょう。


資料でもモノでも、

置き場所がはっきりしていると、

忘れることなく、ストレスなく、

欲しい時にパッと手に入れることができますもんね!




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「整理術」という言葉に弱いわたしは?〜「PHP Business THE 21 生産性2倍の『整理術』(PHP研究所)」〜

2018-04-27 | 仕事術



こういう本の題名に弱いまんじゅう顔、

「整理」が苦手です。


職場の机は、

人目もありますし、

引き出しにファイル1冊とコーヒーカップ1個にして、

デスク上は、何も置かないを徹底。

はい、外面がいいんです。


でも、

自宅のベッド横のコックピット型デスク上は、

片付けても片付けても

週末にはだんだんとカオス状態。

もやもやしていると、

本屋でこんな本にぶち当たるんです〜〜。


怖いわ。


すっと手が出て、

いつの間にか支払いを済ませてる??!


買ったのは、

「PHP Business THE 21 生産性2倍の『整理術』」(PHP研究所)





こういう雑誌、

買った時点で、

何もしてないのに、「もう整理はバッチリ」という変な気持ちになって、

だいたいパラパラっと見て、

使えそうなところを真似して、

それで終わりになりがちなわたし。

そしてもう1冊モノが増えるのみ・・・。



でも今回は、じっくり読みましたよ。

5割くらいは、すでにわかっていることや実行していること。

ただ、今回はフレーズや言葉に特に注目してみました。



面白かったのは、

表紙に、

「総力特集 生産性2倍の『整理術』 仕事ができる人のデスクは、なぜ美しいのか?」。


このフレーズ、どこかで??

そうそう、1年前のわたしもブログで同じようなフレーズ使ってました〜〜。


2017/4/8「できる女(ひと)の机まわりは美しかった!」


わたしは、その頃、

同僚の机を見てそう思って、こういうブログの題をつけたのですが、

まさに、今回の雑誌のフレーズも似ていて、

やっぱりそうか!

とすごく納得。


このあたりは、

もちろん多くの方が気付かれていることでしょうが、

わたしもいたく実感。


また、

「デスク整理はストレスにも効く」という言葉もその通りだと思いました。

これは台所もリビングも、すべてに言えることですね!



きゃ〜〜と思ったのは、

「断捨離」で有名なやましたひでこさんの、

「引き出しの中にこそ仕事力が表れてる」との言葉。

わたし、引き出しに突っ込むタイプ。

痛かった〜〜。


さて、気を取り直して(笑)、

わたしが今回、雑誌全体で特に面白いなと思ったところは・・・。

p79~80の「スッキリデスク継続のコツは、「行動」を変えること」。


詳しいことは、本誌をお読みいただくのがいいと思いますが、

「整った状態の写真を、そのそばに貼っておく」というのが面白い。


まずは、すべてのものに「置き場所」を決めるのが大事。

これは自分がやらなくても、片付けの上手な人にやってもらっても OK。

どのように片付けられるのか、見るのだけでも勉強になるとか。


その後は、

すべてその場所に戻すのを習慣化するのですが、

その際、「ひと目」でどこに戻すかわかるように、写真を活用するのだそうです。


「ひと目」とか「パッと」とかという感覚、なんでも大事ですよね。

時には、戻す位置に目標をつけておくとか。


そして、毎日デスクを整理整頓する時間を決めておき、

3ヶ月続けていくんだそうです。

やはり3ヶ月か〜〜。



習慣化するためのいろんな方法も書かれてました。

中には、

整理整頓をポイント制にするなんてことも

書かれていて、

こういう方法、

わたしっぽいなと。


4歳のこどもでも、この方法で、自然と整理整頓ができるようになるらしく、

わたしも同じ方法で!って思いましたよ〜。


とにかく、

雑誌内のこれという内容やフレーズは、

「毎日ノート」に書き残し、

この雑誌もいずれさようなら。



スッキリものを減らすんですものね(笑)。



〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜



友人のご一家がイタリア旅行をされ、

お土産にいただいた珍しいパスタ。

それがですね〜、人差し指が入るくらいの穴の大きいパスタなんですよ〜〜。



びっくり!

「マニケ」というそうな。

10分以上茹でて、今回は食べ方がわからないので、

ラタトゥイユをかけていただきましたが、



マーさん、ラタトゥイユを一生懸命、マニケの穴に入れて食べてる!

それを家族で見てて、思わず大笑いしたんですけど、

後から調べたら、

マニケって中に詰め物とかするみたいですね〜。

マーさん、間違ってなかった!

ホッホ〜〜。




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悩まないファイルの仕方〜夫のコリコリ引き出し仕事術(11)〜

2017-03-28 | 仕事術


              
              ↑記事とは関係ありませんが、我が家のムスカリが出てきました!





2014年10月に特集した「コリコリ夫の引き出し仕事術」(1)〜(10)に

実際に挑戦し、

職場の机まわりが一新。

いつでも転勤できる状態をキープしているわたしの友人。



仕事柄、

紙での情報が多く、

その処理にあんぐりしていたようで、

どんどん処理して、どんどん捨てるようにしたら、

無駄なものがそぎ落とされ、

頭もクリーンになったということでした。


彼女、今でも

その頃に夫が彼女のために書いた資料を手帳に貼り付けているんですよ。




そんな彼女が、未だに四苦八苦しているところがあるというので、

話を聞いてみると・・・。

引き出し一番下のファイルの整理だそうで・・・。



ファイルの整理、

とにかく分類しようと思った時点で、迷いが生じ、

分類したが最後、どこに何が入ったかわからなくなります。



改めて夫に、彼女からの問いを投げかけてみましたら、

夫曰く、

「ファイルは1冊・時系列で!」。


すべて、時系列で1冊のファイルに閉じていく。

ファイルがいっぱいになれば、2冊目のファイルに入れる。

もちろん、当初取っておこうとファイリングしたものでも、

途中でこれはやっぱり不要と思えば、外して廃棄。

(廃棄システムは、かつての記事を御覧ください)




結局、検索で一番原始的な方法、「時間軸」が一番迷いがないし、

見つけられるものですからね。



これは仕事上のファイルだけに限りません。

家にいっぱいいろんなファイルをお持ちの方。

ファイルを作ったけど、ほとんど使ってないわと言われるものも出てきてるのでは?

様々な紙の情報、例えば、子供の学校からくるプリント、予定表などなど、

地域の情報などのプリント、

几帳面な方ほど、分類し、ファイルを分けて収納ということがあるかもしれません。

もちろん、

それでうまくいっている方は、それで OK。


もし、うまくいかないなと思っておられる方は、

是非、分類をやめてみてください。

ただただ、置いておくものを

「時系列」に

「1冊」の

レターファイルかフラットファイルに綴じるだけ。

1年終わったら、もう一度ざっと見て、全廃棄でもいいですね。

そうすると、かなりスッキリしますよ〜。


まあ、わたしの場合は、ファイルするもの自体がそんなにないのです。

必要な情報は、すぐ手帳に書き込みます。

書き込んだら、紙は基本捨てる!

どうしても後で見たくなったら(そんなことはほぼないですが)、ママ友や近所の人に見せてもらえばいいですから。

きっと誰かが持ってます!




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スケジュールはstaccal(アプリ)〜夫の場合〜

2015-03-02 | 仕事術


夫も大の手帳好き。

いやいや、手帳好きというよりは、もっと広く文房具好き。

夫婦揃って出かけるときは、必ずどこかの文具店がルートに入っています。


その夫のスケジュール管理、

様々な変遷を経て、今に至っています。

それをちょっとご紹介。




まずは、スケジュール管理から。

夫は現在、実は手帳ではなく、ipod touch利用。

ipod touchのカレンダーと連動したアプリStaccalを使っています。

それで、プライベートと仕事のスケジュールを一つまとめで管理しています




夫がありとあらゆるカレンダーアプリを試した結果、

Staccalがベストという結論に達しました。

Staccalは、

カレンダーが自分好みに自由にカスタマイズでき、

配色もおしゃれなのがよいところです。


ぱっと見は、カラフルでわたしの手帳のよう・・・(笑)


いくつものカレンダーを登録できるので、

自分と家族一人一人のカレンダー管理ができます。


さらに、

これが夫の使い方のポイントですが、

TODOも一つのカレンダーにしておいて、

その日にやらなければならないことを書いてしまうそうです。

こうすれば、TODOリストとスケジュールの両方を見る必要がなくなるのです。



さらに、さらに、

Staccalは、iosのカレンダーと連動しているので、

iphone,ipodtouch,ipad,macなどと完全同期できるのがいいですね。



実は、もともと長い間「能率手帳」をスケジュール管理に使っていました。

今は全くスケジュールをデジタルに移行したため、

「能率手帳」はメモや記録用になりました。

「能率手帳」のスケジュール欄は、1日を振り返って簡単な日記を書く欄として活用しています。

このように、「全く手帳を使わない」「すべてをデジタルに」というわけではないようです。



そこで、スケジュール管理について、

「デジタルとアナログとどっちが良いと思うか」と問いかけてみると、

「やはり相性じゃないかな」という結論。

「デジタルに飽きたら、また手帳に戻るかもしれない」とのことでした。



最後に、なぜiphoneではなく、ipod touchなのかですが・・・

夫はipad miniも使うので、

iphoneよりも、モバイルルーター(wimax2+)でwifiにつなぐほうが

コスト面でも使い勝手の面でも有利だからです。

電話はガラケーを最低料金で使ってます(笑)。



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迷った時の仮置きは?〜夫のコリコリ引き出し仕事術(10)〜

2014-10-30 | 仕事術


「夫のコリコリ引き出し仕事術」を実践中の、

ぶたうさぎさんからのご質問(やや簡単にしてます)


最近困ったことがあるのです。
毎日、色々な資料が机上に配布される。すぐに捨てるか残すか決めるけど、残すと決めたときの資料の保管の仕方がむつかしくて。
「これは後で見たい」と思う資料も取りあえず、1資料=1クリアフォルダーに入れるようにしているの
そしたら引き出しが大変なことになってきました。
大きな引き出しの中がクリアフォルダーでいっぱい。
どうしましょうか????



できれば、残しておきたい資料たちの保管の仕方のアドバイスもお願いします。
2穴ファイルの使い方ルールについてもお願いします。
クリアーファイル(いわゆるポケットタイプのファイル)は、どういう場合の資料の保管にむいているのでしょうね。
その2つのファイルをどう使い分けたらいいのかも教えて頂けたら、さらに「資料の整理と管理」がすっきりできるかと。
Dの引き出しのファイルゾーンが「ブラックボックス」と化しております。よろしく。





早速夫に投げかけてみました。

その回答は以下の通り。




<手前の大きい引き出しA

○自分が直接関係する仕事に関しては、1仕事=クリアフォルダー


<一番深い引き出しD

○保存用は2穴ファイル

○自分が直接関係せずでも、リファレンスとして必要なもの、例えば、住所録、説明書、見本、マニュアルなどは、固定式クリアファイル(ポケットの上部から書類を挿入するブックタイプのファイル)

○「これは後で見たい」と思う資料は、レバーファイル(穴をあけずに、レバーで挟んでおけるファイル)に入れておく。
一杯たまってきたら、時期を見て処分するか、取っておくかを考える。
取っておくならば、保存用2穴ファイルに綴じるか、それとも何度も見るものなら、固定式クリアファイルに入れる。


深い引き出しDの絵を前に載せましたが、




2穴ファイルゾーンに関しては、ファイルを横ではなく縦に入れたほうが、取り出しやすいのではないかという意見も聞きました。


もちろん使いやすい方法でいいと思いますが、

夫は考えてこうやっているそうです。

深い引き出しDの一番外側(手前)のところに、一番良く使うレファレンス用の固定式クリアファイルを入れたり、「これは後で見たい」という資料の入っているレバーファイルを入れたりしています。

この入れ方だと、そういう頻繁に使うファイルを、ちょっと引き出しをあけるだけで、取り出せるメリットもあるというのです。


でも、そこらへんは、お仕事の内容によって臨機応変にどうぞ!!!!





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