先に述べた、わたしの親友。その親友とのやり取りで出てきた幾つかのポイント。
それを何回かに分けて紹介してみたいと思います。
彼女は昨年、手帳を使い始め、自身の生活にリズムが出てきたことを話してくれました。「手帳を使ってよかった」と。そして、「手帳に仕事の年間計画を貼っただけでも全然違ったわ～」とも。しかし、その後、「でもね、どうしたらいいか悩んでいることがあるのよ～」と続けて出てきたのが、「仕事とプライベートの管理」ということでした。
実は、彼女はワーキングウーマンなのです。
仕事をしている方はプライベートと仕事、さまざまな方法でスケジュール管理、タスク管理をされていることと思います。仕事は仕事、プライベートはプライベートで手帳を別持ちにするとか、仕事用のノートを持つとか。彼女もいろいろ試してみたらしいのですが、どうも煩雑になってしまうというのです。
そこで、わたし、その友達に言いました（チョット無謀かもしれませんが・・・）。
「プライベートと仕事をひとつの手帳にまとめてみたら・・・。」
この「ひとつに」というのは、特に「スケジュールとタスク」に関してです。
うまくできるかできないかは、その仕事の性質にもよると思いますが、彼女の仕事の中身を聞くと、月の仕事、週の仕事、日の仕事とほぼ内容が決まっていて、1年が過ぎて行くようです。また、1日のうち、何か行事がない限りは、決まった時間で動く仕事ではないということです。
また、今、彼女はプライベートでは両方のご両親の介護も真っ最中。プライベートも忙しく、前のように夜、仕事場に残って仕事をしたり、家にもって帰って仕事をする余裕もなく、帰宅後は両親の家を行ったり来たりしています。だからこそ、プライベートと仕事のやるべきことが一緒に書いてある方が生活全体を見渡しやすいのではと思ったのです。
彼女はわたしのように写真を貼っていないので、ウイークリーにスペースがかなりある状態。そこで、タスク欄を縦2列にして、左を仕事、右をプライベートにしてみたらと提案してみました。
こんな感じです。
ポイントは、スケジュール欄の隣に、縦に並んで「仕事」と「プライベート」のタスク欄を作ること。こうすると、タスクを時間の流れの中で書き、把握することができるので有効です。
食事の欄やその他の欄は、自分の必要に応じて、なくしたり小さくしたり自在にできます。「仕事」のタスク欄が小さくて使いにくかったら、食事の欄のスペースを減らし、「仕事」のタスク欄を縦2列にすることも可能。
色分けについてですが、この例の場合は、オレンジで仕事を塗っています。夜にどちらかの両親宅に行く必要があるなら、色を変えて夜の部分をマーカーで色分けしておくと分かりやすいです。オレンジの部分には、仕事でその日の特別な行事があれば、書き込んでおくといいと思います。
タスク欄の内容ですが、彼女の仕事は、金曜日にまとめて提出するものが幾つかあるということ。毎週のものであっても必ずタスク欄に細かく書き上げること、そして終わったら赤○をつけるといいと提案してみました。すると、彼女、「毎週金曜日の決まったタスクをコピーして貼るようにするわ～」と合理的な意見。そうくるか～と感動しました。
明日は、その仕事の振り分けのもととなる「仕事ノート」を作ることについて、書きたいと思います。
