インターネットのホームページの文書データ・説明データの中で、最も多いのが、このPDF形式ですね。最近では、様々なソフトウェア・機器の操作説明書もPDFデータで提供されるようになりました。
何故、このPDF形式が良く使われるのでしょうか？
実は、このPDF形式のデータは、無料で配布されている、「Adobe Reader」（あどび・りーだー）で見たり印刷することができ、また、全てのパソコンで利用出来るなど、非常に便利なデータ形式です。
また、PDF形式のデータは、データサイズを小さくすることができるので、通常のパソコンでも、ワープロ・表計算などのデータを、PDFデータに変換することで、データサイズを小さくし、メールでの添付ファイルなどに役立てることができます。
■ PDFとは
PDFとは"Portable Document Format"の略で、「持ち運び自由な文書形式」という意味です。
このPDF形式のファイルを表示・印刷するには、アドビシステムズ社が無料で配布している「Adobe Reader」というソフトウェアが必要です、殆どのパソコンには、購入したときに付属しています。
ただし、パソコンに最初から付属している「Adobe Reader」が古いバージョン（古く作成されたもの）のことがあり、ホームページのPDFデータが読めない場合があります、この場合は最新版にすることが必要です。
このPDF形式を使うことで、「Adobe Reader」があれば、コンピュータの機種や環境、ソフトウェアが違っていても、データを表示・印刷することができるので、インターネット上での文書の配信等に広く使われています。
なお、PDF作成ソフトウェアがパソコンにあれば、Word・Excel等どんなソフトウェアのデータでもPDF形式にできます。また、PDF形式にすると、データ圧縮ができるため、元のデータサイズよりもが小さくて済むという大きな特長もあります。
《補足》
なお、PDFは、プリンタなどの出力機の違いに関わらず、同じ出力を可能にするソフトウェアである「PostScript」をベースに開発され、 1993年にAcrobat 1.0が発表されています。PDFの詳しい歴史は下記を参照ください。
Adobe PDFってなに？ - PDF誕生とこの10年
http://www.adobe.com/jp/products/acrobat/adobepdf02.html
■ PDFデータを見るために必須のソフトウェア：「Adobe Reader」
PDFデータを見るためのソフトウェア「Adobe Reader」は、アドビシステムズ社から無償で提供され、誰でも自由に使うことができます。
最新版のPDF作成機能を使って作成されたPDFデータの場合は、最新版の「Adobe Reader」が必要となりますので、常に最新版にバージョンアップすることが望ましいです。
「Adobe Reader」のパソコン搭載方法（ダウンロード方法）は以下を参照下さい。
Adobe Reader 8 のダウンロード手順（ダウンロードするまで）
http://support.adobe.co.jp/faq/faq/qadoc.sv?2463+001
Adobe - Adobe Readerのダウンロード
http://www.adobe.com/jp/products/acrobat/readstep2.html?promoid=BPBQN
■ PDFデータは何故利用されるのか（PDFの特徴）
(1) どのパソコンでも見れる。 データを作成したソフトウェアがなくても、ほとんどのパソコンに搭載されている「Adobe Reader」で見ることができます。
(2) データサイズを小さくできる。 PDFデータにすると、元のデータサイズの約1/5～1/10に小さくすることができます。
(3) データを保護することができる。 データ読み込み時のパスワードを設定したり、印刷・コピーを禁止したりすることができます。
(4) PDFデータは、どのソフトウェアからでも作成できる。 PDF作成ソフトウェアがパソコンに搭載されていれば、どのようなソフトウェアからでもPDFデータが作成できます。
(5) 複数のソフトウェアで作成したデータを一つのPDFデータにできる。 Excel、Word、パワーポイント等のソフトウェアで作成したデータをPDFデータすれば、それらを結合させ一つのPDFデータにして、連続してデータを見ることができます。
■PDFを作成するには？
PDF作成には専用ソフトが必要です。なお、人気のある無料ソフトがありますが、問題が発生する場合があり、お勧めできません。以下がお勧めです。
(1) 「いきなりPDF」シリーズ （安価で便利）
(2) Adobe - Adobe Acrobat （本家本元だが高額）
(2)は体験版が以下でダウンロードできます。
Adobe - Adobe Acrobat 8 Professional 30日間体験版
http://www.adobe.com/jp/products/acrobatpro/tryout.html
■ PDFデータの活用方法例
最近は画像データ等がデータの中にあり、ワープロ・表計算のデータの容量が大きくなっています。もし、ソフトウェアで作成したデータサイズが大きく、メールでは送信できないときなどは、PDFデータにすることでデータサイズを小さくすることで送信することができます。以下に、PDFデータの活用方法例を示します。
(1) Excel、Word、パワーポイント等で作成したデータのサイズが大きくメールで送れない時、PDFデータにして送付する。
(2) データの送信先の人がデータを作成したソフトウェアを持っていない場合にPDFデータにして送る。
(3) 会議等の資料で、複数ソフトウェアで作成したデータを一つにデータにして見たいときに、PDFデータにして結合する。
(4) データに細かいセキュリティをかけたいとき、PDFデータにして、読み込み時にパスワード入力をさせたり、印刷できなくする。
《補足》
会社で作成した操作説明書のデータサイズが数十MBにもなり、とてもメールで関係者に送付することができませんでした。そのため、PDF形式のデータにしたら、数MBのデータサイズになり、無事に関係者にメールで送信することができました。
また、会議資料をExcel、Wordで作成していましたが、これもPDFデータにし、結合させることで、一つの文書データにして、関係者に送付しました。
このように、PDFデータは、役にたつデータ形式です。ぜひ、皆さんも活用してみて下さい。
何故、このPDF形式が良く使われるのでしょうか？
実は、このPDF形式のデータは、無料で配布されている、「Adobe Reader」（あどび・りーだー）で見たり印刷することができ、また、全てのパソコンで利用出来るなど、非常に便利なデータ形式です。
また、PDF形式のデータは、データサイズを小さくすることができるので、通常のパソコンでも、ワープロ・表計算などのデータを、PDFデータに変換することで、データサイズを小さくし、メールでの添付ファイルなどに役立てることができます。
■ PDFとは
PDFとは"Portable Document Format"の略で、「持ち運び自由な文書形式」という意味です。
このPDF形式のファイルを表示・印刷するには、アドビシステムズ社が無料で配布している「Adobe Reader」というソフトウェアが必要です、殆どのパソコンには、購入したときに付属しています。
ただし、パソコンに最初から付属している「Adobe Reader」が古いバージョン（古く作成されたもの）のことがあり、ホームページのPDFデータが読めない場合があります、この場合は最新版にすることが必要です。
このPDF形式を使うことで、「Adobe Reader」があれば、コンピュータの機種や環境、ソフトウェアが違っていても、データを表示・印刷することができるので、インターネット上での文書の配信等に広く使われています。
なお、PDF作成ソフトウェアがパソコンにあれば、Word・Excel等どんなソフトウェアのデータでもPDF形式にできます。また、PDF形式にすると、データ圧縮ができるため、元のデータサイズよりもが小さくて済むという大きな特長もあります。
《補足》
なお、PDFは、プリンタなどの出力機の違いに関わらず、同じ出力を可能にするソフトウェアである「PostScript」をベースに開発され、 1993年にAcrobat 1.0が発表されています。PDFの詳しい歴史は下記を参照ください。
Adobe PDFってなに？ - PDF誕生とこの10年
http://www.adobe.com/jp/products/acrobat/adobepdf02.html
■ PDFデータを見るために必須のソフトウェア：「Adobe Reader」
PDFデータを見るためのソフトウェア「Adobe Reader」は、アドビシステムズ社から無償で提供され、誰でも自由に使うことができます。
最新版のPDF作成機能を使って作成されたPDFデータの場合は、最新版の「Adobe Reader」が必要となりますので、常に最新版にバージョンアップすることが望ましいです。
「Adobe Reader」のパソコン搭載方法（ダウンロード方法）は以下を参照下さい。
Adobe Reader 8 のダウンロード手順（ダウンロードするまで）
http://support.adobe.co.jp/faq/faq/qadoc.sv?2463+001
Adobe - Adobe Readerのダウンロード
http://www.adobe.com/jp/products/acrobat/readstep2.html?promoid=BPBQN
■ PDFデータは何故利用されるのか（PDFの特徴）
(1) どのパソコンでも見れる。 データを作成したソフトウェアがなくても、ほとんどのパソコンに搭載されている「Adobe Reader」で見ることができます。
(2) データサイズを小さくできる。 PDFデータにすると、元のデータサイズの約1/5～1/10に小さくすることができます。
(3) データを保護することができる。 データ読み込み時のパスワードを設定したり、印刷・コピーを禁止したりすることができます。
(4) PDFデータは、どのソフトウェアからでも作成できる。 PDF作成ソフトウェアがパソコンに搭載されていれば、どのようなソフトウェアからでもPDFデータが作成できます。
(5) 複数のソフトウェアで作成したデータを一つのPDFデータにできる。 Excel、Word、パワーポイント等のソフトウェアで作成したデータをPDFデータすれば、それらを結合させ一つのPDFデータにして、連続してデータを見ることができます。
■PDFを作成するには？
PDF作成には専用ソフトが必要です。なお、人気のある無料ソフトがありますが、問題が発生する場合があり、お勧めできません。以下がお勧めです。
(1) 「いきなりPDF」シリーズ （安価で便利）
(2) Adobe - Adobe Acrobat （本家本元だが高額）
(2)は体験版が以下でダウンロードできます。
Adobe - Adobe Acrobat 8 Professional 30日間体験版
http://www.adobe.com/jp/products/acrobatpro/tryout.html
■ PDFデータの活用方法例
最近は画像データ等がデータの中にあり、ワープロ・表計算のデータの容量が大きくなっています。もし、ソフトウェアで作成したデータサイズが大きく、メールでは送信できないときなどは、PDFデータにすることでデータサイズを小さくすることで送信することができます。以下に、PDFデータの活用方法例を示します。
(1) Excel、Word、パワーポイント等で作成したデータのサイズが大きくメールで送れない時、PDFデータにして送付する。
(2) データの送信先の人がデータを作成したソフトウェアを持っていない場合にPDFデータにして送る。
(3) 会議等の資料で、複数ソフトウェアで作成したデータを一つにデータにして見たいときに、PDFデータにして結合する。
(4) データに細かいセキュリティをかけたいとき、PDFデータにして、読み込み時にパスワード入力をさせたり、印刷できなくする。
《補足》
会社で作成した操作説明書のデータサイズが数十MBにもなり、とてもメールで関係者に送付することができませんでした。そのため、PDF形式のデータにしたら、数MBのデータサイズになり、無事に関係者にメールで送信することができました。
また、会議資料をExcel、Wordで作成していましたが、これもPDFデータにし、結合させることで、一つの文書データにして、関係者に送付しました。
このように、PDFデータは、役にたつデータ形式です。ぜひ、皆さんも活用してみて下さい。
