スケジューリングの重要性を知って

皆さまこんにちは。
ブログの更新頻度が落ちてしまってます。
今回のブログの内容はスケジューリングに重要性です。

スケジュール手帳に一体今まで何を書いていたのでしょうか？
会議の日程？ミーティングの日程、提出物の期限？彼女の誕生日？はたまた飲み会や休日の予定？

と、それぞれあると思います。
実は、これだけではスケジューリングできていません。
例えば、ミーティングの日程について書いたとしましょう。
そのミーティングは受け身でただ座っていればよいのでしょうか？
違いますよね！？
ミーティングの準備が必要となってきます。
また、彼氏彼女とのデート予定も決まります。
ただ、約束の場所と時間までに行けばよいのでしょうか？
違いますよね？
彼氏彼女を満足させ、喜ばせる仕掛けやプレゼントを計画していかなければ、受け身のデートとなってしまい、「毎回、同じデート内容で飽きてきてつまんない…」となります。

つまり、スケジューリングとは、手帳に毎月の予定を書き込み、日々の予定に向かって、

いつから、
何をどれだけやらなければいけないか？
また、それにどれくらい時間が必要なのか？
を立案することから開始されます。
つまり、月ごとの予定が分かれば、日毎の予定、スケジュールも立てられます。

こんなのは、ビジネスマンなら当然のことなのかもしれませんが、…。汗

私の場合、突然部下が40人もできて、その人達を管理しなくてはならなくなりました。
管理というのは、どういうことか？というと、

❶いかにその人達が気持ちよく働けるようにするか？
❷いかに会社側の考えに従順にしつけるか？

の2点が肝になります。
❶は、それなりにできます。
私が、従業員から出てくる、会社や働き方に対する愚痴を、ウンウンと聴いていればいいだけですから。
むしろ、それは会社と従業員との間、中立的立場に我関せずという顔をして立っていれば良いのですから。

❷に関しては、ここからが管理職の仕事だと思います。
日々、従業員からは、何らかの文句、意見が挙がって来ます。従業員同士喧嘩して、辞めてしまうこともあれば、人が足りんからもっと人をよこせ、給料あげろ！とまで言ってくるかもしれません。
実は現場で働く従業員は、

「組織で働く」

という考え方を持っていません。
自分の都合でしか、動きません。
放って置けば、組織、現場は崩壊します。
何故だかわかりますよね？

現場の従業員は、自分達を食わせてくれている会社組織を守ろうとまでは考えていないからです。
放って置けば、自分勝手なことを言い出し、他の人が作った組織を自分色に染めよう、変えようとしてきます。

これは、作業改善、職場改善とは違います。
見返りもなく、効率性を上げるためとか、売り上げを上げるために一介の従業員が自分の時間を作って努力するでしょうか？

答えはノー。

では放って置くと何をし始めるか？

「経費は会社に払わさせて、その現場を自分達がいかに気持ちよく、楽できて最大の給料がもらえる環境に変えてしまえ！」

となるなのです。
そう、残念ながら、人間は性悪説です。

秩序や法がなければ、私利私欲のために生き、罪を犯し、皆が好き勝手バラバラな行動を取り始めるのです。

そこを上手くコントロールして会社組織の方針に従わせることが❷の躾となるのです。

従業員を纏めるにはどうすれば良いのか？？
単に従業員一人一人の愚痴を聴いて、ガス抜きすれば良いのか？


こたえは違います。

従業員一人一人に、フィードバックを実施することが管理職の仕事なのです。

第一に、困り事がないかの聞き取り。
第二に、働いてくれていることに感謝する。
第三に、今、あなたが出来ていることを伝える。
第四に、今、あなたが出来ていないことについて、改善してもらいたいことを伝える。

という手順で面接、聞き取りします。
面接の本丸は

第四の「出来ていないこと、改善して欲しいこと」

を伝えることです。
組織として、如何に効率を上げるかで考えると、従業員のスキルレベルアップ以外ありません。

ですから、マネージャーは本来なら一人一人に対して毎月改善要望をしていくのです。

そして、かなり重要なのは、現場のリーダーを数人作り、そのリーダーに対して、

「会社組織の考え方、方針を毎回毎回叩き込むこと」

が重要になります。

強い組織とは、トップから現場のパートさんまでが同じ意思統一できている状態、一丸となっている組織だと言えます。

「これはおかしい、このやり方はおかしい」と愚痴で終わる会社は駄目。

「このやり方、この考えはおかしいと思うから改善してくれ」と意見が挙がる組織が正しいのです。


労働基準法では1日8時間の勤務です。
その8時間で、従業員全員と話しが出来ますか？

管理職、マネージャーは、会社上部からやって欲しい命令もあり、現場の従業員全員のコントロールもしなくてはいけません。

会社のトップがどう考えているのかを末端、現場の従業員に如何に上手く伝えられるか？が管理職の力量、器でしょう。

現場の意見だけ聴き始めると組織が成り立ちません。
全く聞くなとは言いません。
組織として会社として出来ることと出来ないことがあると説明すべきなのです。
嫌なら辞めろとは口が裂けても言えませんよね！！
辞めさせたら、管理職が現場の仕事にも入らなくてはいけなくなるから。

しかし、仕事はできても、会社の言うことや方針に従わない人は、辞めさせなければ組織が崩壊してしまうかもしれません。

脱線しましたが、管理職は
⑴会社からの仕事
⑵現場監督
の２つを１つの身体で行います。

本来、身体が２つあるか、1日の労働時間が16時間あればできるでしょう。

残念ながらそこまで時間はありませんし、身体も１つしかないのです。

そこで、スケジューリングをして

「時間を管理する」

のです。
綿密にスケジューリングし、誰といつどこで何を話すのか？まで計画を立て、計画に従って行動することにより、無駄を省き、2人分の仕事、16時間分の仕事まで可能になるのです。

その中で一番無駄なのは、

お喋り

だと思います。
5分以上の雑談は本当に業務効率を落とします。
息抜きに必要な時間はあるかもしれませんが、息抜きばかりしていると仕事が進まず、残業するハメになるだけなのですから。

さて色々書きたいことだけ書いてきましたが、2人分働くにはスケジューリングして時間管理することしか他はありません。

人間の能力なんてたいして変わりないですからね！