いわゆるＧＷも終わり、世の中が急に再び動き始めた感じの１週間でしたね。新入生や新社会人や、新地域人（退職後地域デビューの人）の方々、新生活はいかがですか？ ５月病っぽかったりしてませんか？ こちらは地域デビューするつもりはまだなかったのに、妖怪によってさせられた、町内会書記役の報告であります。職場では古株で、自治会活動も２年目で、ということですので、緊張感はないものの、お疲れの５月病になりそうではありますけどぉ…。
【リポート２２．第２回春のイベント準備役員会】
先日、本年度２回目の「あけぼのＡ丁目第２回役員会」を開催したので、早速報告いたしますよん。第２回役員会のテーマは、春のイベント「町内歩こう会」一色であります。これにむけて書記役であるぼくが用意した資料は以下です。
１．第１回役員会の、議事録
２．歩こう会の、地図
３．歩こう会の、段取り資料（飲物係用、弁当係用、参加賞係用、交通整理係用）
４．昨年の歩こう会の、金額入り購入品一覧
５．昨年の飲み物の、注文書
１．は、４役のみで共有する目的の、備忘メモ程度に箇条書にしました。班長を含めた役員全員にフィードバックするのは、会員からの要望をとりまとめた会の時だけにした方がよかろうと考えています。従前もやってなかったし、いちいち「そこは違う」とか、「あれも書いとけ」とか言われても面倒なので…。
２．と３．は昨年のファイルを、日付や１部情報を変えた程度の変更です。そして４．５．は、手を加える必要はありませんでした。従って、資料の内容変更と印刷に要した時間は１時間程度でしょうか。家のプリンターで１部ずつ印刷してこれを原紙とし、公民館のプリンターで人数分印刷して用意することに。その後、一応４役には事前配布し、内容を確認しといてもらおうと考えました。
原紙を持って、各５０部近く印刷するために公民館に到着。公民館の玄関と、事務室の鍵をそれぞれ開けて、プリンターに向かいます。プリンターと書いたのは、公民館に用意されている物は、コピー機ではなく、リソグラフなんですね。で当然モノクロですし、フル装備のコピー機と違って、原紙を送り込む機能もなければ、印刷した物をソートする（仕分ける）機能もなく、ましてや自動で両面印刷するなんてこともできないわけです。
１番不便なのは、ソートできないということです。５種類の印刷物を５０部セットするのは、１人でやると相当（ソートとヒッカケたダジャレではありませんっ）手間です。そこで今回は、弁当係、飲み物係、参加賞係、交通整理係の、係りごとに島をつくって座ってもらい、島に必要部数を置いて、各自資料を取ってもらうという戦法でいくことにいたしました。
リソグラフによる印刷を終え、会長、副会長、会計、書記の４役分の資料を、次回役員会に向けた段取りのメモ付きで届け終えるのに、約２時間というところ。先の１時間と合わせると、今回第２回役員会の準備に要した時間の合計は、おおよそ３時間でした。資料も少なく流用がほとんどなので、やはり第１回よりかなり短い時間で終えることができました、ホッ。
第２回役員会当日は、各班長が回覧してまとめてくれた「歩こう会参加者名簿」を提出いただくお約束です。そして話し合いとしては、３．の係りごとで相談いただいて、責任者と、役割分担を決めていただくわけです。例えば飲物係内では、責任者、発注担当者、店から引き取って参加者に供出する場所まで運ぶ担当者、供出する担当者と、それぞれの時間目安、といった具合に。
ぼくは当日、全体の参加人数を早く集計して出して、購入量の相談に活かす情報としていただくため、ノートＰＣに全体集計用のＥｘｃｅｌファイルを持ちこんで、集計することにいたしました。１つの班長が参加者名簿を忘れて取りに帰りましたが、その他の班長はちゃんと持ってきてくれました。優秀、優秀…。
２０程度の班に及ぶ参加名簿に記載してもらっている人数を、表に打ち込んでいくのですが、各班の名簿が２枚にわたっていたり、記載している合計数の書き方がまちまちで、思っていたより手間がかかってしまいました。それなのでこの作業に没頭していた時間が結構あり、各係りごとの相談でどんな議論が持ち上がったのか、そのネタを拾えずじまい。例えば、誰も責任者になりたがらず、話がぜんぜん前に進まないとか（去年のぼくのように）、あるいは、現実的ではないすっ飛んだアイディアが出るとか、面リポのネタはこの辺が宝庫のはずだったんですがね。残念…。
ちなみに、連絡なしの欠席者が４・５人いて、飲物係りは各担当の割り振りに人数が足らず、副会長がそれを補うこととなりました。また弁当係りも、もとの人数が少ないのに１人欠席で、仕分けを班長等にお願いすることになりました。また出席した人の中でも、「当日は妻が出ますから」とか言って、相談内容がまるで他人事のような方も１名いました。去年のぼくの心持を考えると、あまり責めるわけにもいきませんが、せめて事前に欠席の連絡があれば、係りの人数配置を変えることもできたのですが。
各係りで決めたこと（責任者や役割内容に応じた担当者、タイミング）を全員に紹介してもらい、お金の拠出や、領収書の宛名などの説明をして、会合は終了。終了後、会長と副会長、書記で、今後に向けた確認をすることとしました。確認の中で、写真を撮っていくことについては、副会長宅で修理中のデジカメ（メインで使っていない）の修理がうまくいけば、それを使ってイベント担当等に、順番に撮影担当をやってもらう。撮った写真は副会長が探しておいてくれた、無料ストレージサービス（いわゆるネットアルバム）で蓄積していく。そんな結論となりました。
会長がその後根回しをしてみたが、あてにしていた写真好きはみな、フィルム派でだめだった。また会長宅のデジカメは、ソフトもみつからず古いタイプなので使いにくい。ぼくが提案した、携帯カメラで撮ってもらい、ネットアルバムにＵＰしてもらう方法は、パケ放題に契約してない人には金銭負担が生じる。そんなことでどれもダメだったということですね。
公民館を出てぼくは、早速家で集計表に各係り毎の担当者名を記載し、４役分を印刷して他の３役宅のポストに入れておきました。これに要した時間が０．５時間程度。会合そのものや会合終了後の確認打ち合わせに要した時間は２．５時間程度でしたから、準備を含めて合計すると、第２回の役員会のためにぼくが稼動した時間は、都合６時間程度ということになります。
－－－－－－
今後の予定としては５月末に、「町内清掃」と「歩こう会」の実施があります。おそらく次回、片田舎町内会リポートは、これらの報告となる予定。しかし書記役は今回みたいに会合やイベント中も忙しく、面リポネタを拾えない可能性もあり。その場合は、町内会におけるＮｅｔ活用の可能性なんてテーマを、考えてみることにいたしましょうか？
【リポート２２．第２回春のイベント準備役員会】
先日、本年度２回目の「あけぼのＡ丁目第２回役員会」を開催したので、早速報告いたしますよん。第２回役員会のテーマは、春のイベント「町内歩こう会」一色であります。これにむけて書記役であるぼくが用意した資料は以下です。
１．第１回役員会の、議事録
２．歩こう会の、地図
３．歩こう会の、段取り資料（飲物係用、弁当係用、参加賞係用、交通整理係用）
４．昨年の歩こう会の、金額入り購入品一覧
５．昨年の飲み物の、注文書
１．は、４役のみで共有する目的の、備忘メモ程度に箇条書にしました。班長を含めた役員全員にフィードバックするのは、会員からの要望をとりまとめた会の時だけにした方がよかろうと考えています。従前もやってなかったし、いちいち「そこは違う」とか、「あれも書いとけ」とか言われても面倒なので…。
２．と３．は昨年のファイルを、日付や１部情報を変えた程度の変更です。そして４．５．は、手を加える必要はありませんでした。従って、資料の内容変更と印刷に要した時間は１時間程度でしょうか。家のプリンターで１部ずつ印刷してこれを原紙とし、公民館のプリンターで人数分印刷して用意することに。その後、一応４役には事前配布し、内容を確認しといてもらおうと考えました。
原紙を持って、各５０部近く印刷するために公民館に到着。公民館の玄関と、事務室の鍵をそれぞれ開けて、プリンターに向かいます。プリンターと書いたのは、公民館に用意されている物は、コピー機ではなく、リソグラフなんですね。で当然モノクロですし、フル装備のコピー機と違って、原紙を送り込む機能もなければ、印刷した物をソートする（仕分ける）機能もなく、ましてや自動で両面印刷するなんてこともできないわけです。
１番不便なのは、ソートできないということです。５種類の印刷物を５０部セットするのは、１人でやると相当（ソートとヒッカケたダジャレではありませんっ）手間です。そこで今回は、弁当係、飲み物係、参加賞係、交通整理係の、係りごとに島をつくって座ってもらい、島に必要部数を置いて、各自資料を取ってもらうという戦法でいくことにいたしました。
リソグラフによる印刷を終え、会長、副会長、会計、書記の４役分の資料を、次回役員会に向けた段取りのメモ付きで届け終えるのに、約２時間というところ。先の１時間と合わせると、今回第２回役員会の準備に要した時間の合計は、おおよそ３時間でした。資料も少なく流用がほとんどなので、やはり第１回よりかなり短い時間で終えることができました、ホッ。
第２回役員会当日は、各班長が回覧してまとめてくれた「歩こう会参加者名簿」を提出いただくお約束です。そして話し合いとしては、３．の係りごとで相談いただいて、責任者と、役割分担を決めていただくわけです。例えば飲物係内では、責任者、発注担当者、店から引き取って参加者に供出する場所まで運ぶ担当者、供出する担当者と、それぞれの時間目安、といった具合に。
ぼくは当日、全体の参加人数を早く集計して出して、購入量の相談に活かす情報としていただくため、ノートＰＣに全体集計用のＥｘｃｅｌファイルを持ちこんで、集計することにいたしました。１つの班長が参加者名簿を忘れて取りに帰りましたが、その他の班長はちゃんと持ってきてくれました。優秀、優秀…。
２０程度の班に及ぶ参加名簿に記載してもらっている人数を、表に打ち込んでいくのですが、各班の名簿が２枚にわたっていたり、記載している合計数の書き方がまちまちで、思っていたより手間がかかってしまいました。それなのでこの作業に没頭していた時間が結構あり、各係りごとの相談でどんな議論が持ち上がったのか、そのネタを拾えずじまい。例えば、誰も責任者になりたがらず、話がぜんぜん前に進まないとか（去年のぼくのように）、あるいは、現実的ではないすっ飛んだアイディアが出るとか、面リポのネタはこの辺が宝庫のはずだったんですがね。残念…。
ちなみに、連絡なしの欠席者が４・５人いて、飲物係りは各担当の割り振りに人数が足らず、副会長がそれを補うこととなりました。また弁当係りも、もとの人数が少ないのに１人欠席で、仕分けを班長等にお願いすることになりました。また出席した人の中でも、「当日は妻が出ますから」とか言って、相談内容がまるで他人事のような方も１名いました。去年のぼくの心持を考えると、あまり責めるわけにもいきませんが、せめて事前に欠席の連絡があれば、係りの人数配置を変えることもできたのですが。
各係りで決めたこと（責任者や役割内容に応じた担当者、タイミング）を全員に紹介してもらい、お金の拠出や、領収書の宛名などの説明をして、会合は終了。終了後、会長と副会長、書記で、今後に向けた確認をすることとしました。確認の中で、写真を撮っていくことについては、副会長宅で修理中のデジカメ（メインで使っていない）の修理がうまくいけば、それを使ってイベント担当等に、順番に撮影担当をやってもらう。撮った写真は副会長が探しておいてくれた、無料ストレージサービス（いわゆるネットアルバム）で蓄積していく。そんな結論となりました。
会長がその後根回しをしてみたが、あてにしていた写真好きはみな、フィルム派でだめだった。また会長宅のデジカメは、ソフトもみつからず古いタイプなので使いにくい。ぼくが提案した、携帯カメラで撮ってもらい、ネットアルバムにＵＰしてもらう方法は、パケ放題に契約してない人には金銭負担が生じる。そんなことでどれもダメだったということですね。
公民館を出てぼくは、早速家で集計表に各係り毎の担当者名を記載し、４役分を印刷して他の３役宅のポストに入れておきました。これに要した時間が０．５時間程度。会合そのものや会合終了後の確認打ち合わせに要した時間は２．５時間程度でしたから、準備を含めて合計すると、第２回の役員会のためにぼくが稼動した時間は、都合６時間程度ということになります。
－－－－－－
今後の予定としては５月末に、「町内清掃」と「歩こう会」の実施があります。おそらく次回、片田舎町内会リポートは、これらの報告となる予定。しかし書記役は今回みたいに会合やイベント中も忙しく、面リポネタを拾えない可能性もあり。その場合は、町内会におけるＮｅｔ活用の可能性なんてテーマを、考えてみることにいたしましょうか？
