会議の準備

　企業の一大イベントである株主総会から、会議という名で行われる外部を含めた委員会、役員会、幹事会、幹部会、横断的な連絡会議、部局長会議、部課長会議、職員会議、職務担当者会議、組合会議等各種の会議が催される。思い付いただけでも１０は下らない会議の多さには、我が国の独断を嫌う風潮があるのか、又は、独断できない決定権の弱さかよく分からないが、兎に角、会議が多いことは確かである。これに費やす労力や、時間が膨大であり、効率性が悪いといわれる所以でもある。

 

　会議は一切禁止する企業も出始めているが、民主主義の極端な現象といわざるを得ない。優秀な人材が揃っていればそこまで必要ない会議があると思われるが、会議漬けを脱却できない理由があるのであろうか。職責があり、組織の方向ははっきりしているのであるから、一度決定すれば、少々の例外は目を瞑ればよいし、総てに完全主義を取ることの悪弊といわざるを得ない、一種の不安感がそのような事態を招いていると思われる。その風潮の根底には、責任の取り方にあるのかも知れない。

 

　会議の準備は新入社員に振られることが多い。体力的な面が若干あるにしても、会議の設営には、知らないと苦労する業務でもある。これだけ会議が多いと、数をこなすことで、判ってくることも多い。兎も角やってみる他はない。頭で判っていても、会議の目的によって、設営の仕方は異なるからである。一般的な会議を想定して段取りを考えてみる。

 

１．事前準備

　会議のテーマ・目的、出席者、日時、場所、４W1Hを考えればよい。内部の者か、外部が入るのかによって異なる。それぞれが決まれば、案内状の作成・発送がある。相手があることなので、少なくとの１ヶ月前には参加者の都合を確認しておく。会場の確保が出来れば、次ぎに案内文の作成、発送である。出欠の状況把握も必要である。

２．当日の準備

　会議室への誘導、会議資料の準備、会場の設営、名札の作成、会議の進行役、書記の人選、部屋の大きさ、席順、プレゼンテーション機器の準備、マイク、録音の有無、ポインターの準備、パソコン、スクリーンの準備講演者資料のバックアップのためのメモリスティック、休憩時の喫茶注文等。部外者への謝金、旅費の支給。次回会議開催の日程調整等。

３．会議終了後

　会場を元の状態へ復帰させる。議事録の作成、謝金の処理、宿題の処理等、欠席者への会議決定事項等の通知等。

 

　会議準備の概略であるが、会議が段取り通りに行うための少なくとも必要事項である。