オフィスオートメーションとは、1990年代に流行った言葉なので、懐かしい響きがあるかもしれません。私は妻と二人でブドウを栽培し、収穫したブドウの8割以上を直販しています。そのためには、ある程度のオフィスオートメーションが必要であり、パソコンとプリンタは必須です。使用しているソフト（アプリ）は次のようなものです。
OpenOffice-Calc（表計算ソフト）、TeraPad（テキストエディタ）、Aprint（宛名印刷ソフト）
これらは、いずれもフリー（無料）のソフトウェアです。MySQLなどのデータベースを使って専用のアプリを作るという手もありますが、専用アプリというのは、開発に手間がかかる割には、汎用性に欠けるため細かいことができなくなってしまう可能性があるので、「労多くして益少なし！」ということで実現していません。
予約注文のデータは、Calcを使って表として入力しています。発送は、ゆうパックを使っているので、「ゆうプリR」というアプリで送り状をラベルとして印刷します。その際に、CalcのデータをCSVでファイルに出力して、それをTeraPadで加工（編集）してデータの一部を切り出して、それをゆうプリRのフィルタ機能を使って読み込んでいます。
のし紙や封筒・ラベル等の印刷にはAprintを使います。毎年7月下旬に予約販売のダイレクトメールを発送していますが、前年の受注データを元に、TeraPadで加工（編集）して、Aprintで読み込みラベルを印刷して封筒に貼り付けています。
請求書は、Calcで予めフォームを作っていて、それを利用して個別にデータをコピペしたり手入力して作成しています。
今年は、請求書に誤りが無いように、確認をし易くするために、ファイル（バインダー）に注文書に続けてファイルホルダーに請求書を入れて受注番号順にバインドするようにしました。
データベースにはINDEXという概念がありますが、Calcにデータを入力する時に、受注番号というシリアル番号を付与しています。受注番号は送り状にも印刷されるようにしているので、受注番号をキーにしてファイルにバインドした請求書を容易に探し出すことができます。
出荷済みかどうかは、Calcで検索するには手間がかかるので、今は未だ紙に印刷したリストにマーカーで印を付けて管理しています。アナログ的な方法ですが、今現在はこれがベストだと思っていますが、必要に応じて改良して行くつもりです。
