気持ち＞テクニック

成果をあげるためには、能力が必要です。
しかし、どんなに能力があっても、それを相手に伝えることができなければ、成果に結びつきません。

つまり、成果＝能力×コミュニケーション力　ということになります。

どんなに、業務内容を理解していようと、説明内容が頭の中で整理されていようと、それをユーザに説明できなければ意味はありません。
説明するだけではなく、ユーザに理解してもらう必要があります。

ユーザに説明するにしても、ほとんどの場合はドキュメントにして説明しますので、「国語力」（日本語能力）が重要となります。

さらには、相手に自分の意図を伝えよう（伝えたい）という気持ちが重要な要素になります。

「こういう表現にしたら、相手はどう解釈するだろう？」
「こういう風に記述したほうが分かりやすいんじゃないか？」
「前回、こういう指摘をされたから、今度は別の角度から説明してみよう！」
「文章だけで表現するには限界があるから、図や表を使用して分かりやすく表現してみよう！」
「この表現だと、誤解されるかもしれないので、簡潔で明確な表現になるように心がけよう」　　等々

考えながら資料を作成していく必要があるわけです。

そういう気持ちを持って資料を作成するのとしないのとでは、出来上がってくる資料の質が全く異なったものとなります。

資料を作成するためのテクニックもいろいろあるようですが、テクニックの前に気持ちが重要です。

相手に理解してもらおうという気持ち＞資料作成のテクニック

気持ちが伴っていれば、多少見栄えが悪くとも、相手に意図は伝わるものですし、やっていれば自ずと分かりやすい資料を作成できるようになるはずです。

逆にテクニックをいかに駆使して資料を作成しようと、気持ちが伴わない資料というものは、一見かっこよく見えますが、説明していくとユーザ側をしらけさせる結果になります。

ユーザ側もいろんな担当者から説明を受けるわけですから、ある意味聞くプロになっているわけです。
資料を一見しただけで、「この資料はどこかで使った資料を再利用しているな」とかすぐに見破ってしまいます。

本当にユーザに説明したい、理解してもらいたいという気持ちがあるのであれば、見てくれはどうあれ、その気持ちが資料にあふれ出てくるものです。

見栄えのいい資料を作成するということも重要かもしれませんが、まずは、そういう気持ちを一人一人が持って資料を作成していくべきです。