ここ最近のe内容証明の不調や、文書が6頁以上になってしまう場合に備えてアナログも覚えておこう…。
［その1：内容文書を起案しよう］
・ワープロソフトで、「26字、20行」「禁則処理なし(句読点が文頭に来る)」に設定する。
※一太郎の場合：書式→文書スタイル→スタイル→「設定：文字数と行数を指定する(Word互換)、字数：26.0字、行数：20行」。
※一太郎の場合：書式→文書スタイル→体裁→「禁則処理」のチェックを外す。
・内容文書の構成は「表題→本文→作成年月日→自分(差出人)の住所氏名→相手(受取人)の住所氏名」としよう。表題の文字サイズは大きくしてOK。
・「(1)」は1字扱いなので、気にしなくて良い。
・「スペース」はカウントされない。
・「丸数字」は2字扱いとなってしまうので、直前か直後に「スペース」を入れて調整する。
［その2：内容文書を完成しよう］
・内容文書が2頁以上になる場合は、左端をホチキス留め(2箇所)し、左端のつづり目に契印をする(自分の印章を使う)。
・自分の氏名の後ろにも押印をする。
・内容文書は3通用意する。ただし、文面が同じ内容文書を2名以上に同時に発送する場合は(つまり文末に記載された相手が2名以上)、用意する数は「2通＋相手の人数」で足りる。
・無地の封筒に「表に相手の住所氏名」「裏に自分の住所氏名」を記載する。
［その3：差出郵便局へ行こう］
・作成した内容文書と封筒を郵便局へ持ち込む。差出郵便局は限られているので事前に調べておく。念のため、印章も持っていこう。
・郵便局では、内容文書の確認のため待たされる。1時間はみておきたい。
・確認が終わると、自分で封筒に内容文書を入れて封印する。
・「速達と配達証明」もオプションでつけて費用を支払う。内容文書の枚数が多いと高額。
・最後に内容文書の謄本1通がもらえる。
・e内容証明と同様、相手に配達されるとハガキ(証明書)が届く。
