[マネジメント] 仕事を進めるコツ

昨年度の積み残し仕事であった報告書原稿の作成がやっと終わりました。この報告書は官公庁の某局から昨年度受託した某案件についての詳細をまとめたもので、最終的には実にＡ４１５０ページ（＋概要版で別に４０ページ）の大作になりました。

さてこの報告書、当初予定では５月までに印刷を含めて納品完了しているはずでした。しかし、結果としては半月以上遅れたことになります。では、なぜここまで作業遅れが起ってしまったのでしょう？

今回の報告書作りでは、そもそも、報告書作成の取り掛かりが遅れてしまっていました。これは、ひとえに「どんな報告書に仕上げるのか」をきちんと詰めていなかったことにあります。このため、資料の収集が遅れてしまい、取っ掛かりからつまずく形となりました。

また、それでも原稿草案自体は５月のＧＷ明けにはなんとかできていました。しかし、その後の某局のチェック時にきちんと「どこをどのように修正するのか？」をきちんと詰めていなかったため、たびたび手戻りが発生する結果となってしまいました。さらに、最初の仕様（求めるもの）があいまいだったので、修正の都度「こうでもない、ああでもない」となってしまい、延々と修正が終わらない事態を招いてしまいました。

このような仕事をうまく進めるコツは、「決めるべきときに、決めるべきことをきちんと決める」ことに尽きます。はじめに「どこへ向かうのか？」をしっかり固めることによって、あとは粛々と進めていくことができますし、方向がずれた時の修正も容易になります。

もし「すり合わせで苦労する」と感じる仕事をするときには、ぜひ「あらかじめ、きちんと決める」で楽に仕事を進めていってもらえればと願っています。