封入封緘作業の効率化と簡易な棚を作る

　ミスを極力無くすため、自分たちの封入作業のやり方は以下のように行っている。
参考になるかどうかは知りませんけど。

1000の封筒に3種類の資料を入れる場合。
１．前準備（数の勘定）

　(1)25をひと括りにして40束をきちんと数える。

　(2)厚めの資料は輪ゴムで25の数をとめる。
　　　1枚ものは25枚ずつ縦横交互に積んでいく。40段になることを再確認する。
　　　
　　　長3の返信用封筒などは1ケース1000枚で100枚単位に区切られている。
　　　その100枚を25ずつ天地を交互にしておく。

　(3)不足分の予備として各資料10ずつ予備棚に準備する。

２．封入作業
　25ずつセットしたものを3種類取る。
　封筒の一番奥に入る返信用封筒を棚の上段に裏返して右側が上になるようにセット。
　2番めにはいるもの、1番目に入る案内文があるものをそれぞれ右側が上になるように裏返してセット。

　１資料ずつ順番に取って封筒に入れる。
　25の数がきちんと0になれば過不足なく封筒に入ったことになる。
　もし足りなければ、1枚のところに2枚入れている可能性がある。
　もし余れば、入れ忘れがあるか、数えたときに間違っていたかどちらか。

　過不足が生じた場合は必ず予備棚から取ったり、予備棚に返す。

３．封緘作業
　25のセットもの3種類が過不足なく入ったことが確認できてから封滅する。

　このやり方をすると、手戻りは25の数の分だけになる。
　最後の最後に1枚余ったとかで大騒ぎすることもない。
　
４．封入用簡易棚作成
　封入作業も４種類とか５種類の資料を入れていくのは大変。
作業台に４人も座れば、封入する書類を並べることはできない。

で、簡易的な棚を作り省スペースで効率良くをモットーに作ってみた。

材料は「ミニすのこ」と家にあった切れっ端のベニヤ合板。

すのこの端に合うようにのこぎりで切って釘止め。
簡単です。

あっという間に４つ作れた。
実は１ヶ月前にこの方法で作っていて事務所にいくらか持ち込んでいる。

ベニヤ合板の切り口で怪我をしないようにガムテープをぐるり。
さらに上に積んだ棚がずれないように画鋲を３分の１ほど出してストッパー代わり。

今回は５種類まで対応させるため４段組。
前回作ったものと合わせると16組になり、4人で5種類の資料の封入作業ができるようになる。

3種類のときは2段積んだりと、作業に合わせて組む枚数を変えればいいだけ。
ただA４用紙だと横幅ギリギリになるところが欠点。

この棚に先程説明した25をセットした束を種類ごとに入れる。

片付けるときは2枚重ね合わせて場所とらずになる。

まあ、やっつけ仕事の棚ですが、意外と便利です。