【お節介焼き情報】 文章・話法「まず結論から」ができない理由を知り、訓練する
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それらの中から、直ぐにお役に立つような、選りすぐりの情報を中心にご紹介して参ります。
◆ 「まず結論から」ができない理由を知り、訓練する
報連相を成功させるには、「まず結論から話せ」といわれています。ここでは、二人のコンサルタントの講演における事例をまずご紹介します。
それぞれの開口一番の発声です。
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Ａコンサルタント
私は、経営コンサルタントを半世紀にわたってやってきました。本日は、その体験談をもとにお話します。
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Ｂコンサルタント
ある企業との契約がなかなか取れませんで、昨日、訪問したのですが、顧問契約をできましたので、その経緯を含めて、顧問契約をどのように進めたら良いのかについて、本日はお話をします。
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両者のどちらがベターかという観点で、Ｂコンサルタントをみてみましょう。
▶冗長であることが第一印象です。
▶「顧問契約」といいましても、弁護士もいれば、税理士もいます。ただし、経営コンサルタントである、ということが相手に伝わっていることが前提であれば省略することもできます。
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それに対してＡコンサルタントは、経験が長いことをさらりと話し、「体験談」という言葉で、本日の目的を俯瞰的に知らしめています。聴講者は、「長いコンサルタント経験からの体験として何を話してくれるのだろうか」と期待感を持たせ、グッと講師の方に引き寄せてくれているように感じます。
講師として成功している人は、最初の３分を大切にしているといわれています。最初の発声で関心を強く引きつけて、それから、いわゆる「結論」に相当すること、上例では、本日の核心概要を話すことにより、聴講者も、本日の目的を理解し、それを前提に安心して聴講できます。
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上記の例から、なぜ結論から話した方が良いのかをご理解いただけたかと思います。ただし、すべてのことにおいて、結論から話すことが正解とはいえませんが、ビジネスでは、相手が結論から求めていることが多いといえます。
ビジネスパーソンの中には、結論から話さないで、聞く側からしますと「なにをいいたいの」とイライラさせてしまう人が結構います。その原因を先にお話しますと、「慣れていない」「訓練していない」からと考えられます。
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小学生の頃、学校行事のひとつとして映画を見にクラス単位で行ったことがあります。その感想文が宿題として出ました。
「教室を出て、校庭に整列しました。そして正門から、二列に並んで出ました。そして、駅前通りを超えて、映画館通りに出ました。そして・・・」
このような文章を書いて、先生から「そしてはあまり使わなくてもわかります」というようなことをいわれたことがあります。
人間というのは、時系列で話すことに慣れています。私の上記の作文のように、時系列的に書いて行く方が書きやすいのです。子供でしたから、作文の書き方がわかりませんでした。しかし、先生からコメントを頂いて、作文というのは、どの様に書くのかということが次第に解ってきました。
成長するにつれ、「起承転結」ということも学びました。しかし、ある意味、起承転結も時系列な表記順と考えられます。そのように教育され、訓練されてきましたので、ビジネスパーソンになったからといっていきなり「結論から書け」といわれても、戸惑うばかりの人が多いのではないでしょうか。
ようは、「結論を先に書く」ということに慣れていない、訓練を受けていませんから、頭で解っていてもなかなか、それを文章に書くときに取り入れられないのです。
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冒頭に「最初の3分が勝負」ということを書きました。文章を書き始めるときには、最初の3分のキーワードを書くことを励行してみては如何でしょうか。キーワードに飾りをつけ、文章にすることが、「結論を最初に書け」ということに近くなってきます。それを繰り返すうちに、結論を先に書くことに慣れてくると思います。
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