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2018年28冊目『仕事を高速化する「時間割」の作り方』

2017-11-10 23:17:41 | おすすめビジネス書

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評価 (4点/5点満点)

時間管理は学校では教えてくれないけれど社会に出ると必須。できているようで、できていないのが時間管理です。

本書で、仕事のスピードを上げるポイントは4つあると言います。

1.一つのことに集中する

2.情報を一元管理する

3.繰り返しの業務の効率を突き詰める

4.一つ一つの作業スピードを上げる

「厳密に予定通り進めて定時に帰る」「予定を埋めたら後は自分との闘いであるかのように粛々とこなす」「30分単位の小さなブロックの仕事をひたすらこなし、18時ちょうどにゴールを迎える」・・・最初の一歩は、すべきことを予定通りにする。ただそれだけです。

時間をおろそかにすれば時間に泣くことになります。時間と真剣に向き合うことが時間管理の根底にあります。

時間管理のテクニックは仕事からプライベートまで、あらゆる場面で応用できます。「効率的に働き、とっとと帰る」。会社に高い貢献をしつつ、家族や友人とのリフレッシュ、体調管理も充実させましょう。

【my pick-up】

◎電話があなたのペースを乱す

電話をかければいつでもつながる、電話で話ができる、それが当然という印象を与えないようにしています。一度でもスマホへの連絡を許すと、次から内容を問わずかかってきてしまう、だから、連絡はメールか会社の電話へお願いしています。通常、メールの返信は12時間以内にしています。

◎参考資料を残さない

私はセミナーを聴講したら、その場でTODOリストを作ってやることを決め、セミナー資料は当日のうちに処分します。資料が手元にあることで、まるで資料に書いてあることが全て身についたかのように錯覚してしまうこともあります。でも、行動しなければ身につきません。行動できたら資料は要りません。

◎期限を1秒でも越えたら催促

相手に期限を守ってもらうのに有効な方法、それは「厳しい催促」です。1秒でも過ぎたら催促する。厳しすぎるのでは、という意見もあると思いますが、期限を認識してもらうには、これが一番です。期限を越えてすぐに催促をすると「この人は時間に細かい人だ」という印象を与えることができます。催促をしなければ「この人は時間に細かくない」という印象がつきます。中には、1時間くらい待ってあげようと思う人もいますが「バッファがあったのか」と思われる可能性があるので、間を空けずに催促したほうがいいです。

◎手順がわかれば投下時間もわかる

それぞれ細かい作業が見えれば、投下時間もわかります。かかる時間を予測するスキルというのは、非常に重要です。社内で部下を指導する立場の方なら、依頼をするときに「これってどのくらい時間がかかると思う?」と聞いてみてください。返ってくる時間があまりにも見当違いなら「それってどんな手順でやるのかな?」とさらに聞いてみてください。人は、手順さえわかれば、その時間が見積もれます。時間が見積もれないのは、仕事全体のイメージがつかめていないからです。

◎全てを記録する

通常、カレンダーには行動予定だけを残すことが多いですが、実施したログも残すべき。時間がかかると思っていたものが30分で終わったらカレンダーも30分に変更する。過去のカレンダーは仕事のログなので、どんなタスクが何分で終わったのかを確認できます。次に同じような業務が発生するときは、過去のログを見て時間を予測することもできます。

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