2024年138冊目 『賢い人のとにかく伝わる説明１００式』は、相手の状況を観察して説明を工夫する

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評価　（3点/5点満点）

自分の考えが正しく相手に伝わり、相手が納得して動いてくれるようになるための説明のコツを100個紹介しています。

 

説明はキャッチボール。

相手の準備が整っているかどうか、どこに立っているのか、どんなボールなら受け取れそうか。

その相手の観察に本書は役立つでしょう。

 

【my pick-up】

◎「正しさ」よりも「わかりやすさ」にこだわる

相手にとって大事なのは「正しさ」よりも「わかりやすさ」です。そして、説明する側にとって大事なのは「何が伝わればいいのか」というゴールの設定です。説明上手な人たちを見ていると「何が伝わればいいのか」を徹底的に追求し、それ以外の情報は思い切りよく排除しています。専門的な角度から見たら「少し違うな」と思うことがあっても、相手にとって不要な情報ならば、バッサリと捨てて、伝わって欲しいことを目立たせています。

◎「結論が先」の罠

「ゴール」から先に話すというのは、どこからスタートしたのか、その「スタート地点」を互いに共有しているのが前提です。最初の面談で話をした人と、次の面談で話をする人が変わったりすることがあります。そんなときほど、初めに相手と「スタート地点」を確認し合うことが大切です。「前回のA部長との打合せでは、見積金額を提示するようにとのことでしたので、本日は見積書を持ってまいりました。金額は○○円です」このように、「今日は見積金額の話がスタート地点です」ということを相手と確認し合ったうえで説明を始めれば、話を聞いている相手も迷子にならずに済みます。相手がどこまで話を知っているのか「スタート地点」を確認してから説明を始めましょう。

◎「太字」「アンダーライン」「文字の大きさ」で目立たせる

文字の多い文書でも、相手に「読んでもらう」のではなく「見てもらう」というつもりでパッと見てわかる資料にします。「ここだけはどうしても目を通してほしい」というところは、太字にしたり、アンダーラインを引いたり、文字の大きさを大きくしたりして目立たせます。あまり多くを目立たせると、かえって見づらくなってしまいますので、「ここだけは」というところを厳選して、キーワードの部分だけを目立たせるといいです。目立たせたいところを赤文字にするなど、色で識別する方法もありますが、モノクロ印刷したら逆に色が薄くなって、目立たなくなってしまったということがあります。目立たせるなら「太字」「アンダーライン」「文字の大きさを変える」のが簡単で確実です。

◎グラフにも1メッセージを添える

エクセルなどで作ったグラフをそのまま載せるだけでは芸が足りません。グラフだけを示した状態では「私が伝えたいメッセージはグラフから読み取ってください」と相手に言っているのと同じです。大事なのは、グラフのどこに着目してほしいのか、そのグラフからどんな結論を伝えたいのかを相手に示すことです。具体的には、着目してほしい部分を丸で囲ったり、矢印などの印を加えて強調したり、そのグラフで伝えたい結論をコメントで書き加えたりします。

◎画面上に映った相手の目ではなく、カメラを見て話す

オンラインでは、相手とアイコンタクトを取るときには、カメラを見なければなりません。カメラを見ずに画面上の相手の目を見てしまうと、終始伏し目になって話している状態になり、相手に対して自信がなさそうな印象を与えてしまうのです。まずはアイコンタクトを優先して、カメラを見て話し、カメラを見て相手の話を聞くことに意識を集中しましょう。そして時折画面全体を見渡すようにして相手の様子を確認するようにします。画面表示の設定を変えたりして、参加者が映っている画面の位置をカメラに近づけるという手もあります。Zoomの場合、スピーカービューにすると、参加者が映っている画面は、話し手の画面の上に横並びになります。

2024年137冊目 『努力の数値化』は、努力も方向性を間違えると結果につながらない

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評価　（3点/5点満点）

行動する前にまず「努力の方向」を導き出し、最少の努力で最短の時間で、求める結果を得るための1冊です。

 

社会に出たりするようになる頃から、努力が結果につながらないと思えることが増えてきます。

「努力には正しい方向性がある」ことを社会人は理解しないといけないですね。

 

医師国家試験に合格するも医師にならずに、動画編集（育成含む）の分野に進んだ著者による「努力の質の高め方」です。

 

【my pick-up】

◎ゴールがわからなければ素直に人に聞けばいい

「会社に評価されない」と悩む人はたくさんいます。評価されないのは、評価されるような行動をしていないからです。評価されるような行動とは何か。わからないのであれば、評価者である上司に直接聞いてしまえばいいと私は考えます。おそらく上司は、すんなりと教えてくれるはずです。部下に「方向性がずれている努力」を重ねられるより、「評価に結びつく行動」をとってもらったほうが、上司にとってもお得だからです。指導する手間は省けますし、部署としても結果を出しやすくなり、上司自身の評価も上がりやすくなります。

◎差がつく原因は「センス」ではなく「努力」

「センスがいい」「地頭がいい」と思えるくらいに仕事が速い人たちは、そもそも自分より多くの時間、努力しているのです。職場にいる時間は同じでも、努力している時間は違う。この事実をまず、認識する必要があります。

ストップウォッチを活用しながら「無駄な時間」を徐々に削っていきます。コーヒーをいれたり、トイレに行ったりするときも常に急ぎめ。周りが話しかけられないような雰囲気を出して、仕事に集中するのです。最初のうちは、すごく窮屈に感じるかもしれません。しかしそれは、今まで自分がいかにダラダラと仕事をしてきたのかの表れでもあります。そして現に、結果を出している人は、その窮屈さで生きています。

2024年136冊目 『ダイアグラム思考』は、あらゆるモノゴトを図によって考え、図によって伝える

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評価　（3点/5点満点）

「あらゆるモノゴトを図によって考え、図によって伝える」

 

多視点から構造化して可視化するダイアグラム思考が本書のテーマです。

 

その思考を理解したうえで、第5章の7つのビジュアルカテゴリを選択すると仕事でも有用でしょう。

 

【my pick-up】

◎メッセージを図で発信する

従来型のリーダーであれば、リーダー自身が意思やメッセージを持っていなくても、さらに上の役職者からの指示があれば行動することができていました。しかし、次世代型のリーダーは「人を惹きつけるリーダー」でなくてはなりません。そのためには、常に「自分はこうしたい」「あなたにこうしてほしい」というメッセージが必要になります。そして、メッセージを発信していれば「共感」が生まれます。ビジュアル言語を持たない、非ダイアグラム思考のリーダーはメッセージを発信することが苦手です。ダイアグラム思考を身につけたリーダーは、自分のメッセージを起点としたコミュニケーションができるでしょう。ダイアグラム思考を活用する次世代型リーダーは、非ダイアグラム思考のリーダーに比べて、発信力だけでなく求心力やリーダーシップで圧倒的な差をつけられるようになります。そして、最終的にはチーム全員がダイアグラム思考を使えるようになることで、「次世代型チーム」が生まれるはずです。

◎メッセージを1つに絞る

ダイアグラム思考を使っても初心者の方が図解できない理由は、テクニックや習熟度が原因ではなく、そのほとんどが「メッセージを1つのワンラインに絞り込めてない」からです。

◎推移＝プロセス図

視座を高め、視野を広げ、視点を多くしなければ、時系列という概念を思考に持ち込むことはできません。目の前の課題解決に没頭してしまうと、近視眼的な視座でしかモノゴトを捉えられなくなってしまいますが、プロセス図を描くことで強制的に時間軸の発想を得られます。