万人にとって１日は24時間であり、１年は365.24日である。１日のうち、食う・寝る・遊ぶ・仕事する・勉強するといったことをしなければならない。多くのことを締切りまでにこなすためには、１時間の密度を濃くするか、長時間やるか、他の人にお願いするか、このどれかないし全てに対して対策を行わなければなりません。
「１時間当たりの密度を濃くする」とは、多くの仕事を、紙に箇条書きで書きます。仕事の項目は、大まかなレベルから細分化して１週間で完了する程度の仕事に落とします。次に締切りと重要度（123でもABCでも良いが、すぐにやる、気分転換にやる）、他の人に任させたら、チェックする時期などをそれぞれに記入します。最後に１番２番・・と順番を左に書きます。これで作業項目表(WBS)ができました。１日数回、朝昼夕方夜に見直しを行い、重要度や締切りを修正したり、順番を変更します。
たったこれだけのことをやるかやらないかで、仕事の能率が大きく変わります。
「長時間やる」というのは、朝から晩まで働き、週末の休みも働くというように、仕事をやる時間を増やせば、こなせる仕事も増やせるというアプローチです。情報処理産業などでは寝る時間以外はほとんど仕事といった週１００時間労働しないとダメといった仕事もあります。長時間労働をすると、体も心もボロボロになるため、限度があります。あるレベルになると、仕事が全然進まないという局面に陥ってしまいます。
長時間仕事をするにしても、できるだけ少ない時間にしたいものです。平日の始業前に仕事をすると、夜に仕事をする場合に比べて、以下のメリットがあります。
(1) 職場に人が少ないので、電話による中断がなく、作業に集中できる。
(2) 朝日が清々しいので、気力が充電される気分になる。
(3) 仲間から「今日は早いですね」とほめられる。
(4) 朝の通勤電車が空いている。座っていければ、本を読んだり寝たりできる。
(5) 始業時間という締切り効果が期待できる。
夜遅くまでTVをみたり、ぐだぐだしている位なら、さくっと寝て、早起きして、熱めのシャワーで強制的に眼を覚まし、心も体もリフレッシュした状態にして、仕事をすると、夜遅くに嫌々仕事をするよりも、短時間で良い出来の仕事ができます。私の経験ですが、夜に３時間かけてやった仕事よりも、朝１５分でパパッっと仕事をしたときの方が、出来が良いということが多々あります。この場合、効率は１２倍ですね。寝ている間にどうしようかと考えていることもありますが、熱い頭で勢いにまかせてやるよりも、冷静になって淡々と仕事をする方が良い場合があります。
「他の人にお願いする」というのは、他の人の時間をカネや信用で買って、自分の仕事をやってもらうということです。１人でできることは限られています。全部自分でやるよりも、得意分野を自分が担当し、苦手な分野を他の人（その人はその分野が得意である）にお願いした方が、短い期間で良い品質の仕事ができます。チームを作り、多くの人に関与していただき、潜在能力を開花させることにより、すばらしい仕事ができます。（むろん、互いに足を引っ張り合って、どうしようもならなくなることもあります）
食事を外食ですましたり、家の仕事を家政婦さんにお願いしたり、自分の仕事の一部（自分でなくてもできる仕事）を部下や同僚にやってもらって、最後のチェックを自分で行うようにすれば、自分でないとできない仕事に集中できます。など個人単位で対応できるものから、会議で決定するなどチームで対応しないといけないものレベルは様々です。タイムマネジメントの章で扱った、作業項目表(WBS)、懸案管理表、問題管理表、作業報告書は、こういう場面で便利なツールです。
もちろん、人にお願いした時、相手が快く引き受けてくれるよう、人間関係を良好な状態を保っておくことが大切だというのは言うまでもありません。
橘みゆき 拝
